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08 Mar

Posted at 13:24h in Sin categorizar

Combinar, reunir, preparar, presentar

el proceso correcto de control y clasificación de los datos pertinentes en Finanzas

¿Cómo puede asegurarse de que su informe de gestión contenga la información correcta y comunique con claridad la historia que le cuentan sus datos? ¿Y cómo hacer que un informe sea impactante y directo, pero no tan simple o mal orientado que la gente busque ideas?

Una parte vital es asegurarse de que dispone de las herramientas visuales adecuadas para presentar los datos a la dirección. Sin embargo, todo el potencial de su informe está en el proceso anterior. En primer lugar, debe examinar el proceso de control y clasificación de los datos pertinentes. Se trata de determinar qué datos son necesarios para contar la historia más impactante y hacer que sus informes de gestión destaquen.

En resumen, antes de buscar herramientas que faciliten el flujo de datos, asegúrese de que dispone de un proceso transparente para gestionar estas cuatro partes fundamentales del proceso de datos: combinar, recopilar, preparar y presentar.

Nº 1: COMBINAR

  • Acceder y automatizar el flujo de datos
  • Utilizar todos los datos internos
  • Conectar los sistemas de datos de todos los departamentos

Cómo se combinan los datos para reforzar la credibilidad

El primer paso: combinar y preparar el flujo de datos. Y cuando decimos combinar, queremos decir: Explotar todos los datos de la organización y cuestionar la forma en que se combinan los datos ahora mismo. La narración de datos cruciales procede de datos internos, lo que la hace única y original. Combinando datos de otros departamentos, como el de RR.HH., puede encontrar relaciones y tendencias en cifras que había pasado por alto. Y puede que encuentres la conexión entre lo que salió bien y lo que salió mal. Los que entiendan la diferencia entre datos estratégicos y operativos obtendrán buenos resultados. Y lo que es más importante, usted sabe que procede de una fuente creíble, lo que lo hace más impactante.

En Finanzas, el informe no es mejor que los datos disponibles. Y generamos una enorme cantidad en todas las partes del negocio. Si mezclamos eso con la cantidad de soluciones digitales disponibles hoy en día, podrá acceder a todos los datos que necesite y, como resultado, crear informes más influyentes. Así que la próxima vez que recopile datos, por ejemplo, de su sistema ERP, tendrá que fijarse en dos cosas:

  • ¿Su flujo de datos funciona y está automatizado?
  • ¿Tiene acceso a todos los datos que necesita?

También es más fácil obtener más datos y comparar, por ejemplo, las cifras del departamento de ventas si se automatizan los procesos. Podemos hablar eternamente de la importancia de automatizar al máximo el flujo de datos. Pero eso ocuparía demasiado espacio. En su lugar, obtenga aquí una visión general de por qué la integración de datos es esencial.

Nº 2: RECOGER

  • No se estanque en los KPI financieros
  • Recopilar datos para respaldar las decisiones estratégicas
  • Sea específico a la hora de recopilar datos, pero obténgalos desde todos los ángulos para respaldar los criterios de éxito.

Cómo recopilar datos y obtener una ventaja competitiva

Las cifras que recoja en su informe financiero contarán la mejor historia que pueda contar la empresa. Pero la clave está en recordar: todo depende de los ojos que ven. Lo que tiene sentido para ti puede no tenerlo tan rápidamente para todos los miembros de la alta dirección si no guarda relación con lo que ellos están viendo, es decir, la estrategia. Por tanto, el segundo paso consiste en recopilar datos relevantes para las personas que lo lean. Considéralo:

  • ¿Es relevante para la dirección y los KPI de la empresa?
  • ¿Resuelve los retos actuales o aporta más conocimientos, por ejemplo, para acceder a un nuevo mercado?
  • ¿Son los mismos datos que han visto antes?

Los informes de gestión deben estar estrechamente relacionados con la estrategia. Y, lo que es más importante, ayudar al consejo a tomar decisiones a largo plazo. Y aún así, sólo el 24% de los departamentos financieros vinculan sus indicadores clave de rendimiento a los de la estrategia de la empresa, según PwC. ¿Por qué? Porque no ha sido hasta hace poco que hemos visto el impacto que pueden tener las empresas cuando los departamentos financieros se implican en la toma de decisiones de alto nivel. Pero es aquí donde usted puede marcar la diferencia y dar a su empresa una ventaja competitiva. Así que pregúntese:

  • ¿Refleja mi informe la estrategia, incluidos objetivos como nuevos mercados?
  • ¿Cuáles son los criterios de éxito, cuotas de mercado, crecimiento de los ingresos, nuevos clientes, etc.?
  • ¿Estoy retroalimentando los KPI existentes y necesitan cambios?

Sus indicadores clave de rendimiento deben alejarse de los específicos de Finanzas y centrarse en lo que puede hacer para apoyar la estrategia. Como ventaja adicional, esto también ayudará a garantizar que su planificación de previsiones se centre en estos objetivos específicos, por ejemplo, ¿cuántos ingresos tenemos que obtener antes del 31/12/2022?

Si dispone del flujo de datos de todos los departamentos mencionados en la sección anterior, su conocimiento de los números puede convertir sus datos en una historia fácilmente digerible. Asegúrese de que las cifras recopiladas hablen a las personas para que las entiendan y les proporcionen el mayor contexto posible.

Crear una narrativa de datos convincente en su informe no significa contar la historia que quiera. Significa que recopila datos relevantes relacionados con las personas que lo leerán.

Nº 3: PREPÁRATE

  • Investigar las relaciones entre los datos
  • Utilizar soluciones digitales para combinar datos
  • Sea claro en sus datos, no utilice datos que no estén relacionados con los indicadores clave de rendimiento.

CÓMO SE PREPARAN LOS DATOS

El tercer paso para elaborar un informe financiero visual, completo y convincente es cómo se preparan los datos. Un informe financiero convincente garantiza que el consejo disponga de la información adecuada y necesaria para orientar los objetivos estratégicos, etc., tanto a nivel estratégico como operativo. Todos estamos de acuerdo en que toda la información es esencial en los informes. Pero, ¿cómo asegurarse de que la información que se da es pertinente y correcta?

Comprender qué tipo de relaciones de datos hay que buscar ayuda a encontrar esas historias más rápidamente. He aquí por qué sostenemos que la automatización y las soluciones digitales son esenciales cuando se combinan datos. Aquí Konsolidator es un ejemplo de cómo una sencilla herramienta en la nube prepara los números para la consolidación financiera.

Porque las buenas historias de datos a menudo surgen de algo más que de los números: surgen de las relaciones en los datos. Cuando se combinan los datos de toda la empresa con los objetivos estratégicos, se empieza a ver cómo se relacionan las cifras entre sí.

Nº 4: PRESENTE

  • Sepa cómo quiere visualizarlos, antes de transformar los datos
  • No sobrecargues con gráficos, revisa la estrategia.
  • Plantillas de investigación, por ejemplo, Power BI

Cómo presentar los datos de la forma más digerible posible

Antes de pensar siquiera en transformar sus datos en un informe visual, debe saber cómo quiere visualizarlos.

Si sabe cómo y qué presentar, todos sus futuros procesos e informes serán más fáciles. No es porque no reconozcamos el tiempo que lleva configurarlo o desarrollar una nueva plantilla cuando decimos fácil. Pero porque la alternativa de compartir información poco clara o irrelevante que el lector pueda malinterpretar será mucho más complicada. Incluidos datos que parecen manipulados. Y al final, a los profesionales de las finanzas les llevará más tiempo que implantar herramientas, normas y procesos de visualización.

No es necesario sobrecargar a la gente con gráficos para hacerlo comprensible. Vuelve a plantearte la estrategia cuando pienses en cómo presentar los datos. Hay que visualizar los factores de éxito que garantizan que la próxima estrategia tendrá éxito o fijarse en los elementos que no están creciendo. Observe sus relaciones de datos para estos KPI.

Saber qué presentar y cómo hacerlo le ayudará a utilizar su herramienta de visualización de datos. Si quiere saber más sobre cómo un software como Power BI puede mejorar el atractivo, la comprensión y la influencia de sus datos, lea aquí. Para el formato, también puede encontrar magníficas plantillas, que pueden ayudarle a presentar los datos de la forma más optimizada y precisa.

08 Mar

Posted at 13:23h in Sin categorizar

Un caso de cómo trabajar de forma más inteligente con RPA: Qué evitar y cómo hacerlo.

¿Cómo automatizar fácilmente algunas de las tareas más repetitivas y tediosas del flujo de trabajo diario de su departamento financiero?

Es una pregunta que la mayoría de los directores financieros deberían plantearse hoy en día, ya que el papel de toda la función financiera y de los profesionales de las finanzas está cambiando con el aumento de la digitalización de las empresas en todo el mundo. Poco a poco, los Directores Financieros están dejando de ser meros calculadores de números que trabajan entre bastidores. En su lugar, los profesionales de las finanzas no recopilarán datos detrás de la mesa, sino en la organización. La automatización robótica de procesos (RPA) es interesante desde este punto de vista.

Pero, ¿qué debe tener en cuenta a la hora de implantar RPA, qué retos específicos puede ayudarle a superar y cómo utilizar RPA de la forma más inteligente posible en la función financiera?

El Grupo Nórdico de Transporte (NTG) da su opinión al respecto. En esta entrada de blog, aprenderá cómo NTG utiliza RPA a diario para mejorar sus reporting financieros. Siga leyendo para obtener más información sobre las enseñanzas y experiencias de NTG en la implantación de RPA en la función financiera.

Deje que RPA le ayude a centrarse en las tareas que aportan valor.

Las empresas y los empleados nunca han estado tan ocupados como ahora y, del mismo modo, los volúmenes de datos se disparan. Para satisfacer la creciente demanda de asesoramiento financiero que puede ayudar a los directivos a tomar las mejores decisiones posibles, los profesionales de las finanzas tienen que salir a la calle y hablar con las personas de la organización para recopilar datos y producir la tan necesaria información financiera en profundidad.

Influir en la toma de decisiones va a ser pronto el principal trabajo de los profesionales de las finanzas. La RPA puede ser una solución inteligente para dedicar tiempo a la información financiera, al análisis financiero en profundidad y a la gestión del asesoramiento.

Se ha demostrado que la implantación de RPA crea un workflow más eficiente, minimiza los errores y ahorra tiempo, que puede ser usado en tareas más cognitivas y exigentes. Nordic Transport Group (NTG) ha implantado RPA en su departamento financiero y ha adquirido una valiosa experiencia precisamente en este ámbito. Esta es su opinión sobre RPA y el papel del profesional de las finanzas:

«Tenemos tiempo para entablar diálogos profesionalmente interesantes y asumir tareas que consideramos divertidas y profesionalmente desafiantes. Nuestros empleados pueden utilizar sus habilidades y formación profesional y no aburrirse realizando tareas administrativas, estas simplemente se automatizan con RPA.»

Morten Wied, Director Financiero del Grupo NTG.

El objetivo de la RPA es minimizar el trabajo manual que los empleados realizan a diario, que es para lo que NTG ha utilizado la RPA: automatizarlo y sustituirlo por robots.

Qué hacer y qué no hacer en RPA

NTG empezó desde cero al implantar RPA en el departamento financiero. Por ello, saben qué hacer y qué no hacer. También saben cómo empezar. El equipo empezó recogiendo los frutos más fáciles de recolectar y, a partir de ahí, fue rápido con la implantación de RPA en el resto de los procesos de elaboración de reporting debido a la agilidad de la misma.

Una gran parte de la implementación de RPA en su función financiera consiste en contar con las personas adecuadas y crear una cultura con la mentalidad adecuada para RPA. Eso no se hace de la noche a la mañana, sino que lleva tiempo y forma parte de un proceso que, a largo plazo, beneficiará no sólo a su función financiera, sino a toda su empresa en términos de reducción de errores y del tiempo dedicado a tareas manuales, repetitivas y tediosas.

El equipo financiero de NTG se encontró con dificultades cuando intentó imponer soluciones RPA sobre tareas no aptas para ello.

¿Cómo evitarlo? 

Es un error fácil de evitar. NTG cuenta con un empleado dedicado a la optimización de RPA. Encargar a un empleado la tarea de crear un canal, gestionar y facilitar estos proyectos de RPA ha resultado beneficioso para NTG. Gracias a este factor han obtenido grandes resultados.

Para ayudarle, he aquí algunos puntos para los que la RPA es especialmente adecuada:

  • Tareas que se basan en un conjunto de normas y contienen datos almacenados digitalmente.
  • Los procesos con gran volumen de datos y un elevado porcentaje de errores manuales, en los que intervienen muchos sistemas/personas/pasos, están hechos a medida para los robots.

A modo de ejemplo, la RPA cumple tareas como:

  • Comprobación y contabilización de facturas de proveedores, carga de archivos de depósitos bancarios en su sistema ERP y gestión de notas de crédito.
  • Carga de balances de sumas y saldos de varias empresas de su grupo corporativo en una herramienta de consolidación o elaboración de reporting.

Cómo utilizar la RPA para trabajar de forma más inteligente en la función financiera

La implantación de RPA en el departamento financiero de NTG ha permitido al equipo financiero ahorrar tiempo en cálculos y cuentas fundamentales. Antes, el equipo tardaba tres semanas en fabricar estas figuras únicas. Ahora, gracias al RPA, se tarda 1,5 días laborables. RPA ha creado valor en el departamento financiero de NTG, ahorrando tiempo en tareas administrativas manuales y aplicando este tiempo a otras tareas de valor añadido.

Donde RPA ayuda realmente a NTG es en la conexión entre software y sistemas. Por ejemplo, si el equipo financiero necesita conciliar un balance de sumas y saldos de una forma determinada, NTG consigue que el robot haga el trabajo en lugar de teclearlo todo manualmente. Para dar una idea de qué tipo de tareas específicas puede dejar que haga un robot en lugar de un empleado, he aquí un ejemplo: NTG tiene un robot que prepara y actualiza cada mes los reports de los controllers en su sistema de reporting Konsolidator Konnect. En NTG, la robótica les ahorra un tiempo valioso durante sus periodos de mayor actividad.

«Es como pasar de utilizar un destornillador manual a utilizar un destornillador eléctrico, lo que hace que las tareas sean más fáciles, rápidas e indoloras de manejar. Simplifica la tarea de nuestros partner comerciales de finanzas para que puedan crear valor proporcionando perspectivas basadas en el informe en lugar de extraerlo manualmente del sistema.»

Morten Wied.

RPA ha eliminado la carga máxima del cierre mensual en el departamento financiero de NTG. Al asumir la presión, NTG puede mantener su equipo en un número que tenga sentido cuando el departamento esté menos ocupado.

Participe en nuestro webinar «Automatización robótica de procesos en la función financiera«.

No cabe duda de que NTG ha dado un paso adelante en el departamento financiero y ha desarrollado un flujo de trabajo más eficiente, racionalizado y estandarizado gracias al RPA. La agilidad que aporta ha permitido a NTG trabajar de forma más inteligente y mejorar varios procesos. Esto permite al equipo centrarse en tareas de valor añadido, como proporcionar información financiera crucial a la dirección.

¿Quiere saber más sobre RPA y cómo puede ayudarle a trabajar de forma más inteligente para prepararse para el futuro papel de los profesionales de las finanzas?

08 Mar

Posted at 13:23h in Sin categorizar

Pasos sencillos para un cierre de mes sin problemas: Cumpla sus plazos y evite las presiones de tiempo

Si cada mes siente la presión de los plazos al realizar el cierre de fin de mes, probablemente se deba a que no cuenta con el procedimiento adecuado. Cuando se estresa por el cierre de fin de mes, no tiene tiempo de profundizar en los datos ni de ofrecer información financiera detallada a la dirección o al consejo de administración.

Si esta rutina mensual le resulta familiar, ¡esta es su guía!

Aquí hemos reunido consejos expertos de directores financieros y controllers financieros sobre cómo optimizar su proceso de trabajo de cierre de mes. Unos sencillos pasos pueden hacer que el cierre de fin de mes deje de ser engorroso y se convierta en un proceso de elaboración de reporting fácil y rápido en el que gane tiempo para destacar los resultados interesantes para la dirección.

Lo primero es lo primero: veamos la raíz de su problema y por qué el cierre de fin de mes suele ser estresante.

La presión del cierre del mes en pocas palabras

El cierre de fin de mes es un acontecimiento recurrente para los profesionales de las finanzas, así que ¿por qué siempre parece que el departamento financiero está presionado por el tiempo con esta tarea?

La respuesta a esta pregunta está en la forma de trabajar de los profesionales de las finanzas hoy en día. Debemos empezar a pensar de forma diferente sobre nuestros workflows. La forma en que construye su workflow es parte de la solución para evitar un proceso estresante al hacer el cierre de fin de mes.

La principal razón por la que usted y su equipo pueden estar apurados de tiempo al realizar el cierre de fin de mes puede ser que estén esperando a que termine el mes para empezar. En lugar de preparar las cosas para el cierre de fin de mes a lo largo del mes, lo hace todo a final de mes.

Por supuesto, sólo se pueden hacer algunas cosas a final de mes. Como controller o director financiero, sólo podrá empezar a trabajar cuando el contable haya hecho su parte y todos los balances estén listos. Sin embargo, si tiene la mayoría de las cosas listas antes de tirar de los saldos, puede evitar la presión del tiempo.

Hay muchas cosas que puede hacer de antemano para acelerar el proceso de elaboración de reporting. Por ejemplo:

  • Preparar los reports de gestión
  • Escriba a las filiales si va a haber cambios significativos
  • Asegúrese de que sus herramientas de análisis están actualizadas

Estar preparado de antemano requiere un procedimiento para realizar el cierre de fin de mes. Quizá ya tenga un procedimiento en marcha, pero pregúntese: «¿Está funcionando de la mejor manera posible?».

Si su respuesta no es un «SÍ» claro y rotundo, ha llegado el momento de crear un procedimiento mejor.

Para ayudarle a crear un proceso óptimo de elaboración de reporting mensuales, exponemos 3 pasos fundamentales para crear un proceso de cierre de mes nuevo y mejorado.

Si tiene en cuenta los pasos que se indican a continuación en sus futuros reporting mensuales, el cierre de fin de mes será una tarea fácil de realizar en la que la premura de tiempo no será un gran problema.

3 pasos para cerrar el mes sin prisas

1. Elabore un plan de preparación sólido:

Lo más importante para evitar la presión del tiempo al hacer el reporting mensual en grupo es asegurarse de tener un plan para todo el procedimiento, de modo que todos los miembros del equipo sepan cuáles son sus tareas y plazos. Todo el mundo tiene que estar de acuerdo con este plan, por lo que es vital que elabore un calendario que muestre exactamente cuándo deben empezar las tareas, el tiempo estimado para completarlas y los plazos para cada una de ellas. Los plazos son una herramienta crucial para evitar el estrés y la presión del tiempo, ya que es la base y el marco de una buena preparación. Haga todo lo posible por adelantado para que sólo tenga que cerrar el reporting mensual con el último resultado en lugar de empezar de cero en el cierre de fin de mes a final de mes.

2. Automatizar las tareas manuales:

Considere la posibilidad de automatizar algunos procesos manuales de su workflow. Si dispone de software y sistemas que puedan aliviar su carga de trabajo, tendrá la garantía de que los reporting mensuales serán más rápidos, sencillos y precisos. Por ejemplo, supongamos que dispone de un sistema de facturas para aprobar gastos o de un programa informático para hacer la consolidación financiera automáticamente; todo ello mejorará la calidad de su trabajo, aliviará su carga de trabajo y le permitirá disponer de más tiempo. Con tiempo adicional, puede sumergirse en sus datos y encontrar resultados clave que le gustaría explicar a la dirección, ayudándoles así a comprender mejor el negocio y a mejorar la toma de decisiones de todo el grupo.

3. 3. Contratar a los empleados adecuados:

Por último, es importante que coloque a los jugadores adecuados en los lugares adecuados. Disponer de un plan sólido para preparar el cierre de fin de mes y del software financiero más moderno no sirve de nada si no se cuenta con los empleados adecuados.

Asegúrese de contar con un equipo que cubra las distintas competencias necesarias para el procedimiento de elaboración de reporting. No todo el mundo tiene que ser un experto en tecnología o manejar bien la consolidación financiera o los intereses minoritarios. Sin embargo, cada uno debe ser experto en un aspecto del reporting para contribuir al resultado final. Por último, pero no por ello menos importante, es crucial que todos los miembros del equipo estén de acuerdo con el procedimiento de fin de mes, para que no haya retrasos por culpa de alguien que tenga una agenda diferente. Todos los miembros del equipo deben estar de acuerdo con todo el proceso de cierre del mes. No dé por sentado que el equipo entiende el procedimiento de la misma manera, sino asegúrese de comunicarlo explícitamente para que todo el mundo esté de acuerdo.

Ahora, todo lo que le queda por hacer es aplicar estos cambios en su workflow y proceder para el cierre de fin de mes. Cambiar métodos, rutinas y comportamientos no siempre es fácil. Sin embargo, puede serlo si se utilizan conocimientos básicos sobre el comportamiento humano y los desencadenantes que nos hacen actuar fuera de nuestra rutina normal. En términos profesionales, se denomina «nudging».

Cómo puede ayudarle el nudging a implantar su procedimiento optimizado de fin de mes

El nudging es bien conocido en el negocio de las ventas y el marketing, pero puede utilizarse en cualquier situación en la que desee ver un cambio de comportamiento por parte de sus compañeros y empleados. Por ejemplo, cuando desee implantar un nuevo proceso de trabajo o procedimiento de información.

El concepto de nudging abarca el método cognitivo y psicológico de crear con éxito y rapidez un cambio en un determinado comportamiento. Nudging significa orientación y garantiza que la decisión correcta sea fácil de tomar. La técnica se basa en el instinto humano. Por eso, cuando guíe a sus colegas para que tomen la decisión correcta -como decidir seguir un nuevo procedimiento de elaboración de reporting mensuales-, debe plantearse cómo hacer que la decisión correcta sea fácil de elegir.

Cuando quiera implantar nuevos métodos y rutinas en el departamento financiero, conozca las rutinas diarias de su función financiera actual y aprenda de ellas. Analice cómo puede asegurarse de que cualquier procedimiento nuevo se integre bien con los ya existentes y considere cómo puede optimizar las rutinas que ya tiene en marcha en su departamento financiero.

Obtenga más información sobre cómo optimizar sus reporting mensuales aquí.

Autores:
Lianne Gatti, Directora de UKI, Konsolidator

08 Mar

Posted at 13:23h in Sin categorizar

El reto de utilizar varios sistemas ERP para su consolidación

Uno de los mayores retos a los que se enfrentan los profesionales de las finanzas de grupo en la consolidación es el uso de diferentes sistemas ERP en las distintas entidades del grupo consolidado. Así que, si es uno de los que está atrapados en esta situación, antes de hacer nada lea este blog y aprenda a lidiar con el problema y a solucionarlo.

¿Por qué ha llegado a esta situación?

En primer lugar, analicemos por qué tantos profesionales de las finanzas colectivas acaban enfrentándose a este reto y por qué la mayoría no lo previeron desde el principio y se aseguraron de evitarlo. Bueno, aquí hay una conjetura:

Cuando configure sus cuentas en sus diferentes entidades, tiene un par de opciones obvias, para empezar:

1) Se copia/pega el plan contable de una entidad a otra. Fácil, y se asegura el mismo plan contable en las distintas entidades.

2) Pide a su departamento de contabilidad local que configure su plan contable. Aquí, a menudo se garantiza el cumplimiento de los requisitos locales, gracias a la participación de expertos en la materia. Algunos países exigen un plan contable específico y, por supuesto, usted no querrá incumplirlo desde el primer día.

En cualquier caso, las cosas suelen cambiar con el tiempo.

Aunque haya optado por la opción 1, en la que copia/pega el plan contable de una entidad a otra, verá que se añaden, modifican o suprimen cuentas y, dentro de unos años, lo más probable es que el plan contable tenga un aspecto bastante diferente al inicial.

El problema del plan contable local

Los planes contables locales son convenientes para cumplir los requisitos locales. Si pide a un controller, auditor o asesor local que le ayude a configurar el plan contable, obtendrá exactamente esa experiencia local en la materia, lo que facilita la configuración de los estados financieros obligatorios, la declaración de la renta imponible local y otros tipos de reporting locales.

Sin embargo, a efectos de consolidación, puede estar buscando algo completamente distinto: en este caso, son los principios contables y la estructura de la empresa matriz los que guían los requisitos. Los ingresos o costos en las cuentas consolidadas pueden significar algo completamente diferente a los ingresos o costos en las finanzas locales estatutarias.

Veamos dos ejemplos para ilustrar este punto:

  • Una fábrica que elabora estados financieros locales con una cuenta de pérdidas y ganancias en la que figuran las ventas, el costo de las mercancías vendidas, los gastos de venta, generales y administrativos, la depreciación, etc., se considera una mera entidad de producción en los estados financieros consolidados, ya que todos los costos van al costo de las mercancías vendidas y todas las ventas se eliminan de todos modos (como ventas entre empresas). En realidad, este es un ejemplo de la diferencia entre organizar la cuenta de pérdidas y ganancias en función de los gastos.
  • ¿Las pérdidas o ganancias de las inversiones se incluyen en Partidas financieras o en Otro resultado global? En este caso, a menudo se observan diferencias de clasificación entre los estados financieros de las entidades y los estados financieros consolidados.

También se pueden encontrar múltiples ejemplos en el proceso de eliminación: se compensan los saldos entre empresas, se reclasifica el fondo de comercio, se anulan las operaciones entre empresas, etc.

La solución fácil

Algunos sistemas ERP permiten duplicar los números de cuenta;

  • un conjunto de números de cuenta para la contabilidad legal local
  • un conjunto para el proceso de consolidación y los estados financieros consolidados.   

Sin embargo, puede que usted no sea tan afortunado, sobre todo si no ha optado por ese sistema ERP algo caro.

Entonces, ¿cómo facilitar su consolidación, si está atascado con un conjunto diferente de cuentas sin mirar a otro (caro) sistema ERP?

1) Reconozca que simplemente tiene conjuntos diferentes y utilice una herramienta de consolidación que corrija la contabilidad EN el proceso de consolidación (y no ANTES).

2) Aceptar que es un cuento de nunca acabar mantener los planes contables alineados y equilibrar los requisitos locales con los de la consolidación.

3) Construya su consolidación sobre su ERP con un software de consolidación.

De este modo, puede tener tantos conjuntos de cuentas diferentes como entidades declarantes, y aun así obtener la consolidación correcta. Sólo tiene que asignar el conjunto local de cuentas al lugar que les corresponde en la consolidación y, a continuación, cargar los datos ERP directamente en el software de consolidación: su asignación se asegurará de que todo acabe en el lugar correcto en la consolidación.

Por supuesto, puede añadir, cambiar o eliminar una cuenta de vez en cuando, pero entonces simplemente asigne la cuenta añadida también – es un paso puntual que necesita tomar; después de eso todo vuelve a estar en su lugar. Cuando utilice Konsolidator como solución de consolidación sobre su sistema ERP, le avisará inmediatamente si una cuenta no está asignada en ningún sitio o si ha sido eliminada.

Incluso si su grupo no es tan grande, las ventajas de un sistema superan los costos, incluso en comparación con una simple hoja de cálculo de consolidación de configuración que vemos más a menudo que los pequeños grupos comienzan con (hasta que se vuelve demasiado complejo). Especialmente para las PYME que sólo hacen la consolidación una vez al año, eso hace que sea aún más difícil recordar esos diferentes conjuntos de números y, por lo tanto, aún más relevante con una herramienta estandarizada para apoyar la consolidación. Una herramienta de consolidación le ayudará a superar esas dificultades que, por cierto, son aún mayores cuando hay que trabajar con distintos sistemas ERP y distintos planes contables en todas las entidades. ¿Por qué no empezar hoy mismo con una estructura formalizada y obtener una vista previa rápida de cómo puede quedar en Konsolidator?

08 Mar

Posted at 13:23h in Sin categorizar

Si algo nos enseñó la pandemia del COVID fue, como los profesionales de las finanzas, debemos ser capaces de adaptarnos a circunstancias imprevistas, lo que significa que el director financiero debe adoptar una mentalidad ágil. La agilidad y la adaptabilidad también deben entrar en juego a la hora de informar y presentar recomendaciones basadas en información financiera. En una época en la que todo se mueve deprisa y cambia con rapidez, el estado financiero de su empresa también puede cambiar repentinamente de un día para otro.

Por ello, la información financiera nunca ha sido tan importante para su empresa como ahora. Siendo ágil, podrá entregar los reports y recomendaciones necesarios a tiempo para que sus directivos actúen en función de los datos.

Pero, ¿cómo puede ofrecer información financiera rápida y fiable en una época en la que todo puede cambiar mañana?

La respuesta es sencilla: optimizando nuestra forma de trabajar en finanzas.

Si quiere seguir siendo relevante como Director Financiero, esto es lo que tiene que hacer:

Adoptar una mentalidad ágil

Ya no basta con que el departamento financiero proporcione datos que describan lo que le ha ocurrido a su empresa desde el punto de vista financiero. Ahora hay que aportar datos que describan lo que podría y debería ocurrir.

Durante los cierres de este último año, hemos observado una creciente necesidad de cambiar los reporting, hacer previsiones con más frecuencia y obtener nueva información. Siempre había que actuar deprisa y aportar ideas rápidamente, porque si esperaba, la situación podía ser completamente distinta al día siguiente. Aquí es donde la mentalidad ágil se vuelve esencial. Si no tiene la capacidad de adaptarse a los cambios que el último año ha traído al mundo de las finanzas, se quedará rezagado.

La digitalización y los procesos automatizados se están convirtiendo en la nueva normalidad, porque la dirección necesita que usted ofrezca información y recomendaciones en tiempo real en lugar de ser un mero calculador de números. Por ejemplo, las herramientas digitales reducen el tiempo dedicado a la consolidación financiera y la elaboración de reporting. Esta es la razón por la que las herramientas digitales desempeñarán un papel importante en el trabajo de los profesionales de las finanzas para realizar su trabajo a tiempo.

Adquirir nuevas competencias para seguir siendo relevante

A medida que cambian los requisitos de información, también lo hace su papel como profesional de las finanzas, lo que en última instancia significa que debe centrarse en desarrollar nuevas habilidades para seguir siendo relevante. Debe cultivar continuamente sus capacidades analíticas, de liderazgo, interpersonales y empresariales para ser más ágil y aumentar su rendimiento en un entorno que le exige adaptarse rápidamente a circunstancias nuevas e imprevistas.

  1. Capacidad de análisis: Este es el terreno de juego de los profesionales de las finanzas. La capacidad de análisis es probablemente donde se considera más fuerte. Ha practicado estas habilidades desde sus años de estudiante y ha construido una sólida caja de herramientas profesionales. Pero siempre se puede ampliar la caja de herramientas, para estar bien informado de las últimas tendencias y herramientas.
  2. Habilidades empresariales: Si aprende a entender el negocio en el que trabaja, podrá hablar el mismo idioma que los accionistas de su empresa, lo que significa que comunicará eficazmente lo que los datos financieros significan para el negocio.
  3. Capacidad de liderazgo: Para que se produzca un cambio en la función financiera, el Director Financiero debe asumir el liderazgo de la aplicación de los cambios, por ejemplo, reforzando las competencias profesionales de los empleados para impulsar al equipo.
  4. Don de gentes: Trabajar y comunicarse con la gente se está convirtiendo en una parte esencial de ser Director Financiero. El gran cambio radica en la forma en que usted y su equipo deben trabajar y comunicarse en el futuro. Debe pasar de comunicar lo que ha sucedido a comunicar lo que puede y debe suceder, y como Director Financiero, debe ser el facilitador de este cambio. Más información sobre el desarrollo de habilidades aquí.

Si quieres saber más sobre cómo debería trabajar para optimizar sus habilidades como profesional de las finanzas para tener éxito tomando decisiones proactivas, únase a nuestro webinar «La agenda del CFO para 2021: Cambios en las habilidades, competencias clave e impulsores de valor» el 20 de mayo. Inscríbase aquí.

08 Mar

Posted at 13:21h in Sin categorizar

¿Le parece abrumadora la IA en las finanzas?

Basándose en sus muchos años buscando las mejores herramientas para automatizar las tareas redundantes en la elaboración de informes como director financiero de grupo y ahora fundador de una herramienta de elaboración de informes, Claus Finderup Grove comparte sus 8 ejemplos prácticos para el uso de la IA en la elaboración de informes de grupo.

«Todo el mundo habla de IA, pero puede ser difícil navegar en la jungla de la IA. Sin embargo, es esencial recordar que incluso los pasos más pequeños pueden conducir a transformaciones significativas. Cuanto mejor utilice su departamento financiero la IA y la automatización, más pruebas podrá realizar, y la alfabetización vendrá sola.

La alfabetización en IA significa tanto conocer sus ventajas como sus limitaciones».

Un buen punto de partida es la cartografía de las cuentas locales

En Konsolidator tenemos grandes ambiciones con respecto a la IA y creemos que será una herramienta vital, por ejemplo, en la elaboración de presupuestos y previsiones. Aun así, también creemos en probar y aprender su potencial.

Hace un par de meses, empezamos a probar las posibilidades de utilizar la IA para que los informes de grupo sean aún más sencillos y lleven menos tiempo. Dado que todo nuestro software está diseñado para automatizar el proceso completo de elaboración de informes de grupo, uno de los componentes que seguía siendo manual era la asignación de cuentas locales. En menos de una semana, teníamos nuestra primera versión de una función de mapeo, una función que, incluso con la automatización, seguía siendo muy manual. Y el resultado fue fantástico.

En el vertiginoso mundo de las finanzas, mantenerse por delante de la competencia, retener a los mejores talentos y garantizar la precisión de los datos es primordial. Pero siempre se plantea la cuestión de cómo los profesionales de las finanzas pueden alcanzar estos objetivos en medio de una reglamentación y unas normas en constante evolución.

La respuesta está en no limitarse a hablar de las ventajas de la automatización, sino en explorar realmente el poder de la inteligencia artificial (IA) y la automatización utilizándolas para crear procesos de trabajo más inteligentes y mejores, y poniendo a prueba las posibilidades.

«No pienses en la IA como una moda, sino como una poderosa herramienta que mejorará nuestro trabajo de forma significativa. El único requisito es aprender a utilizarla correctamente».

La elaboración de mapas, por ejemplo, no es la parte más emocionante de los informes de grupo y se considera una tarea puntual, pero que requiere mucho tiempo. Con el lanzamiento de ChatGPT y otras herramientas de OpenAI, la barrera se ha roto y todo el mundo puede aprender a utilizar la IA.

En los informes de grupo, hemos detectado 8 áreas específicas en las que la IA nos permite actualizar procesos obsoletos para convertirlos en formas de trabajo más innovadoras y eficientes, entre ellas:

  • Informes
  • Estrategia
  • Integraciones
  • Disponibilidad y agrupación de datos
  • Productividad
  • Previsión de tesorería

#Beneficio nº 1: De los informes pasados a las predicciones futuras

Históricamente, los equipos financieros han destacado en la elaboración de informes sobre datos financieros pasados, como el reconocimiento de ingresos, las auditorías de costes y la supervisión del cumplimiento. Aunque los directores financieros son ahora expertos en prever las cuentas de resultados, predecir el balance sigue planteando retos, sobre todo en lo que respecta al capital circulante neto.

Podemos ver cómo la IA impulsa a los directores financieros hacia el futuro proporcionándoles capacidades predictivas basadas en datos. Como la IA puede ver patrones en el pasado que el ojo humano no puede e incluir factores externos, lo cual es imposible para nosotros, los equipos financieros pueden prever métricas financieras y predecir reacciones de la competencia, respuestas de los clientes y riesgos emergentes. Imagine la capacidad de prever los riesgos más importantes para el año próximo.

«La IA equipa a los directores financieros con herramientas basadas en datos, posicionándolos en la vanguardia de la toma de decisiones estratégicas de una manera que antes era inalcanzable .»

#Beneficio nº 2: Optimización de los informes de grupo con la automatización

Hoy en día, la mayoría de los departamentos financieros utilizan un sistema ERP, y cada vez son más los que migran a la nube. Pero imagine que tuviera que anotar cada transacción en un libro mayor y hacer manualmente todo lo que hace un sistema contable: supongo que no es un escenario que quiera experimentar.

Entonces, ¿por qué estamos tan empeñados en mantener otras tareas en Excel, tareas que tal vez ni siquiera aporten valor en términos de beneficios, pero que deben hacerse debido a la normativa?

En finanzas, los informes son tan buenos como los datos en los que se basan. Con la proliferación de las soluciones digitales y la automatización, acceder a los datos y utilizarlos nunca ha sido tan fácil. Para crear informes más influyentes, tenga en cuenta dos factores fundamentales:

  • Flujo de datos automatizado: ¿Su flujo de datos funciona de forma fluida y automática?
  • Acceso completo a los datos: ¿Tiene acceso a todos los datos que necesita?

La automatización de procesos, como la integración de datos desde su sistema ERP, proporciona más datos y facilita las comparaciones, algo esencial para tomar decisiones con conocimiento de causa.

#Beneficio nº 3: Alineación estratégica: Informes de gestión y estrategia de la empresa

Los informes de gestión deben ajustarse estrechamente a la estrategia de la empresa. Aunque pueda parecer de sentido común, sólo el 24% de los departamentos financieros vinculan actualmente sus indicadores clave de rendimiento (KPI) con la estrategia corporativa, según PwC. Con la IA y la automatización, puede alinear automáticamente los informes con los KPI de forma más rápida.

Pero para cambiar esto hay que plantearse primero estas preguntas:

  • ¿Apoya su informe la estrategia de la empresa, incluidos objetivos como la entrada en nuevos mercados?
  • ¿Supervisa los criterios de éxito, como la cuota de mercado y la captación de nuevos clientes?
  • ¿Analiza los resultados de los indicadores clave de rendimiento existentes o se limita a informar sobre ellos?

Cambiar los KPI para apoyar la estrategia mejora la toma de decisiones y garantiza que la planificación de previsiones se centre en objetivos específicos.

#4 beneficio: IA y relaciones de datos: Un catalizador para la eficiencia

La automatización y las soluciones digitales son fundamentales para mejorar el tratamiento de datos. Por ejemplo, nuestro propio software, Konsolidator, que simplifica la consolidación financiera desde la carga de datos hasta el informe final del grupo. Con este software, los directores financieros de los grupos pueden garantizar la coherencia de los datos en todas las filiales y regiones y elaborar informes de gestión rápidos y sin errores. Utilizar Excel para consolidaciones complejas cuando se dispone de una herramienta basada en IA y automatización tiene menos sentido que antes. Y lo mismo ocurre con muchas otras tareas manuales.

#5 ventajas: superar los retos de varios sistemas ERP

Para muchas organizaciones, utilizar varios sistemas ERP es una realidad debido a fusiones, adquisiciones, exigencias normativas o simplemente porque «siempre ha sido así…». Sin embargo, problemas como la exactitud de los datos, la puntualidad de los resultados y la optimización de los recursos suponen un riesgo importante para la calidad de los resultados. La falta de integración del sistema agrava estos problemas.

Vemos una tendencia cada vez mayor a que, cuando los grupos se convierten a ERP en la nube, se elija el mismo sistema ERP para la mayoría de las filiales, si no para todas. Todas las ventajas de los complementos basados en la nube (apps) se materializan al disponer del mismo sistema ERP en todas las filiales. El software basado en la nube ofrece rápidas posibilidades de integración, estandariza los procesos más allá de las fronteras y garantiza que todos sigan la misma metodología. Así que aquí tenemos otra oportunidad de aprovechar la automatización y la IA, ya que todas las filiales pueden adoptar la misma metodología de IA y obtener resultados aún mejores.

#Beneficio nº 6: AI-Powered Finance: El futuro ya está aquí

La IA está remodelando las finanzas, automatizando tareas repetitivas y liberando a los profesionales para que se centren en el análisis.

La nube, la IA y otras posibilidades de digitalización siguen teniendo fama de convertirse en proyectos de implantación masiva. Pero con las herramientas de OpenAI a nuestra disposición, como ChatGPT, las oportunidades están al alcance de todos.

La clave está en fomentar una cultura de conocimiento de la IA en el equipo financiero y la organización. Si mejora las competencias de su equipo, podrá aprovechar todo el potencial de la IA. Déjales que jueguen con la IA, quizá con alguien del departamento de TI, o crea un grupo de trabajo. Empieza con algo inofensivo y adquiere experiencia.

Dejar que dependa de cada empleado no sólo aumenta la productividad, sino que mitiga los riesgos.

Encuentre las herramientas de automatización que agilizan los procesos, reducen los errores y aceleran las operaciones. No sólo ahorra tiempo, sino que también garantiza la exactitud de los datos en su departamento financiero.

Beneficio #7: Dominio del presupuesto y la tesorería: La clave del éxito financiero

Presupuestar, prever y gestionar la tesorería son aspectos fundamentales de las finanzas. Recortar gastos no es una opción. Por lo tanto, aquí hay que invertir en comprender el negocio, la dinámica del mercado y la importancia de realizar predicciones precisas.

Considere la posibilidad de incorporar la IA en la previsión del flujo de caja. Imagínese un conjunto completo de balances de grupo, incluido el capital circulante neto, preparado sobre la base de la IA. Un modelo de IA que incluya patrones del pasado junto con factores exógenos que no podemos imaginar aportará un valor increíble a la toma de decisiones.

#8 Beneficio: La revolución de la IA: Tantear el terreno y aprender de los datos

A medida que la IA evoluciona, es esencial probar a fondo y aprender de los cálculos antiguos para aprovechar su valor. Hemos avanzado mucho en la previsión de las cuentas de resultados y los flujos de tesorería, pero el capital circulante neto sigue siendo un reto.

En conclusión, la IA y la automatización están revolucionando los departamentos financieros. Al adoptar estas tecnologías, los directores financieros y los profesionales de las finanzas pueden redefinir los informes, impulsar una mejor toma de decisiones y posicionar a sus organizaciones para el éxito en un mundo cada vez más impulsado por los datos.

No espere: el futuro de las finanzas ya está aquí y es hora de aprovechar las oportunidades que ofrece.

Roma no se construyó en un día. Pero recuerde que incluso los pequeños cambios pueden tener un impacto significativo. Empieza por encontrar tareas en tu propio trabajo que sean repetitivas, requieran mucho tiempo y se parezcan a algunas de las mencionadas anteriormente, como nuestro Mapeo de cuentas locales.

Autores:
Claus Finderup Grove, Director General de Konsolidator

08 Mar

Posted at 13:21h in Sin categorizar

¿Cuál es el problema más común de las múltiples metodologías de tipos de cambio en su grupo? Una respuesta muy clara es
desviaciones en su hoja de cálculo
. Y el riesgo con Excel es que puede que no lo evites del todo. Aun así, puede crear un procedimiento coherente para gestionar las conversiones de divisas en todo su grupo y eliminar los errores comunes. Como todos sabemos:

Las desviaciones en los resultados no son algo que a usted, a nuestra dirección o al consejo de administración les interese ver.

Pero, ¿cómo evitar las desviaciones cuando se habla de tipos de cambio siempre fluctuantes?

¿Qué metodologías utiliza su grupo?

Por definición, los tipos de cambio fluctúan, razón por la cual la mayoría de los departamentos financieros tienen un método que utilizan. Pero si le preguntamos qué método de conversión de divisas utilizan todas sus filiales, ¿es capaz de decirlo con un 100% de certeza?

Como profesionales de las finanzas, no vamos a la misma escuela, ni tenemos las mismas exigencias de gestión, ni aprendemos de la misma manera. En consecuencia, un punto que suele quedar muy claro cuando hablamos de excel: todos tenemos una forma de gestionar la hoja de cálculo. Lo mismo ocurre con la típica falta de control sobre las metodologías de tipo de cambio utilizadas en todo su grupo. Además, la mayoría de los grupos tienen filiales en varios países, pero no una forma estandarizada de gestionar las conversiones de divisas en todo el grupo. En su lugar, algunos utilizan:

  • Una media mensual
  • La tarifa del último día del mes
  • La tarifa del día en que envíe las cifras al informe

En un mundo en el que dependemos de cifras exactas, no podemos utilizar informes llenos de errores. Y esto es lo que crea la urgencia: La falta de estandarización, especialmente cuando se gestionan varias hojas de cálculo de Excel, provocará desviaciones e imprecisiones en los informes del grupo.

Enfoque en 2 pasos para varias monedas sin desviaciones en Excel

Crear un proceso coherente y estandarizado para convertir los tipos de cambio no es complicado si se sabe cómo. Por ello, hemos creado una guía sobre el tema en cuestión. Si te cuesta gestionar las conversiones de divisas en Excel para todo tu grupo. A continuación, aprenderá formas eficaces de resolver las desviaciones en sus informes de Excel y, en última instancia, conseguir informes de grupo precisos con tipos de cambio. La guía describe cómo racionalizar los métodos de trabajo en todo el grupo para que los informes del grupo sean más eficaces y precisos.

DESCARGUE NUESTRA GUÍA AQUÍ: Cree una norma coherente para gestionar los tipos de cambio en dos pasos

O utilice la automatización para hacerlo aún más sencillo convertir los tipos de cambio.

La forma más sencilla de traducir los tipos de cambio es automatizar las tareas repetitivas. Las empresas que cuentan con un sistema automatizado y estandarizado en TODAS sus filiales pueden gestionar los tipos de cambio de forma más eficiente, como el grupo danés Carl Hansen & Son, que puede consultar aquí.

08 Mar

Posted at 13:21h in Sin categorizar

Los datos fluyen por toda la empresa y representan una enorme oportunidad para ella. Sin embargo, perderá esta oportunidad si no la estructura en información y la analiza para desarrollar perspectivas. Las decisiones se basarán menos en los datos y es casi seguro que se creará menos valor. No hablamos sólo de datos financieros, sino también de datos no financieros. ¿Por qué? Porque los datos no financieros son el principal indicador de los datos financieros. Por tanto, más útil para la toma de decisiones.

Con demasiada frecuencia, la propiedad de los datos se reparte entre muchos departamentos y se almacena en múltiples sistemas. Rara vez se interconecta. En cambio, se analiza en silos, proporcionando a cada departamento sólo partes del rompecabezas. No cabe duda de que esto conduce a una toma de decisiones subóptima y debe cambiar.

¿La solución? Haga de Finanzas el maestro de todos los datos de su empresa y encargue a Finanzas el análisis de toda la cadena de valor. ¿Suena radical? No lo es, y liberará tiempo para que otras funciones hagan lo que mejor saben hacer. Exploremos más a fondo qué haría falta para conseguirlo y abordemos algunos retos.

El poder de los datos conectados

Para entender cómo sería no tenemos más que mirar a nuestra cadena de valor. Incluso desde una perspectiva genérica podemos trazar un mapa de los datos que se generan en cada parte de la cadena de valor. Entonces lo único que tenemos que entender es dónde se almacenan actualmente los datos, cómo se generan y cómo se pueden conectar.

Hay muchas opciones diferentes de almacenamiento, generación y conexión. A continuación se mencionan algunas de ellas.

Almacenamiento

  • Discos duros locales
  • Servidores locales
  • Nube

Generación

  • Introducción manual a posteriori
  • Generación en origen en un flujo automatizado

Conectado

  • Volcado de datos en Excel
  • Lago de datos
  • Directamente entre sistemas a través de API

La combinación más óptima sería la de datos generados en origen, almacenados en la nube y sistemas conectados a través de API. Sin embargo, pocas empresas pueden permitirse este lujo, aunque la mayoría de las empresas de nueva creación nacen así.

El reto para la mayoría de las empresas es que luchan con sistemas heredados (ERP) que no se conectan fácilmente a sistemas complementarios. Esto hace que cualquier cambio o integración de sistemas resulte costoso y engorroso. Para superarlo, lo más probable es que necesiten desmantelar los sistemas heredados y utilizar un sistema ERP moderno o el mejor de los enfoques. En cualquier caso, los sistemas deben poder interactuar entre sí para crear un flujo de datos sin fisuras, conectados y listos para usar.

Armas de creación masiva de valor

Con la configuración adecuada desde la generación hasta la conectividad, se ha desbloqueado un enorme potencial de creación de valor. Contar con un único propietario garantiza tener un único conjunto de cifras, ya sean financieras o no financieras. Dicho esto, puede hacer que los datos estén disponibles como autoservicio para todos los miembros de la organización.

Sin embargo, uno de los principales usuarios son los socios financieros. Deben ver los datos de la cadena de valor y desarrollar perspectivas que ayuden a las partes interesadas de la empresa a tomar mejores decisiones. Además, deben ayudar a sus interlocutores a profundizar en las cifras específicas de su función. Si los datos están desconectados y fragmentados, el socio empresarial pasa la mayor parte del tiempo recopilándolos, estructurándolos y analizándolos. Entonces hay poco tiempo para utilizar los datos para mejorar la toma de decisiones. Por tanto, hacer de Finanzas el Maestro de Datos tiene mucho sentido. La pregunta es: ¿quién es el dueño de los datos en su empresa y conduce a una toma de decisiones óptima?

La pregunta es: ¿quién es el dueño de los datos en su empresa y conduce a una toma de decisiones óptima?

Lea nuestra guía sobre la colaboración empresarial en el ámbito de las finanzas, escrita en colaboración con Anders Liu-Lindberg, cofundador del Business Partnering Institute.

¿CÓMO PASAN LAS FINANZAS DE SER UN CENTRO DE COSTES A UN MOTOR DE BENEFICIOS?

08 Mar

Posted at 13:21h in Sin categorizar

Si utiliza Excel para su consolidación, estos aspectos destacados son para usted. En un webinar reciente, Jette Thelin destacó las posibilidades y limitaciones de Excel para la consolidación de grupos. A pesar del amor de los profesionales de las finanzas por Excel, la herramienta puede llegar a ser frustrante cuando la complejidad de la estructura del grupo alcanza sus límites.

PwC Noruega en su Informe de Consolidación, destacaron aún más la importancia de automatizar la consolidación y agilizar la elaboración de reporting para los grupos. 

Lo que obtendrá de la lectura:

  • Un poco sobre el amor de las finanzas por Excel: por qué todos los contables adoran Excel.
  • Una visión de las muchas otras posibilidades que ofrece la consolidación financiera.
  • Qué soluciones ofrece Konsolidator.

A todos los financieros les encanta Excel: es fácil entender por qué

Como profesional de las finanzas, la forma de abordar esta tarea de automatizar y agilizar el proceso de consolidación es individual. Pero una forma que no es la automatización es permanecer en Excel. Y antes de que venga con todas sus excelentes razones para quedarse con Excel, sepa que a TODOS NOS encanta Excel en finanzas – y que no cuestionamos su nivel de habilidad. Lo que cuestionamos son las oportunidades que se pierden por permanecer en un software que exige, francamente, demasiado tiempo. Un consumo de tiempo que no hará sino aumentar a medida que su empresa crezca en tamaño y complejidad, y su tiempo es valioso.

En el webinar, Jette, antigua Directora Financiera y Directora de Finanzas, compartió su amor y, bueno, su «menos amor» por Excel. Sobre todo cuando la empresa pasa a depender de una hoja de cálculo demasiado compleja. Jette ha trabajado en el ámbito de las finanzas y la gestión, y ha experimentado muchos de los retos a los que se enfrentan hoy en día los departamentos financieros. Además, se ha centrado en encontrar las herramientas adecuadas para resolverlos.

«He trabajado mucho con Lean, buscando las herramientas adecuadas para digitalizar las funciones financieras. Y, sí, eso ha sido genial y muy emocionante, pero también sé que siempre hay muchos proyectos dentro de un departamento financiero.»

Quedarse o no quedarse… en Excel

Es fácil entender por qué los profesionales de las finanzas adoran Excel; Excel es excelente para ordenar los datos por sí solo gracias a su flexibilidad, y es reconfortante trabajar en algo a lo que estás acostumbrado y conoces:

  • Puede hacer sus cálculos.
  • Puede hacer que sus diagramas quepan en una presentación de Excel.
  • Las fórmulas ya están incorporadas en Excel, pero también puede crear las suyas propias.
  • Ya forma parte de su licencia de Microsoft.

Sin embargo, cuando su flexibilidad y tus habilidades alcanzan sus límites, resulta frustrante trabajar en ella. Por lo tanto, estos dos deben ser sus indicadores clave de cuándo parar. No sigas haciéndolo más grande: corres el riesgo de complicarlo tanto que requiera demasiado de tu tiempo. Para cuando:

  • Lleva tiempo hacer los cálculos.
  • Se bloquea, tal vez porque la hoja de Excel es demasiado grande.
  • Empiezas a encontrar enlaces rotos, errores o fórmulas erróneas.
  • No se puede trabajar con más versiones de datos.
  • Y lo que es aún más importante, todo tu equipo financiero depende de la persona que creó la hoja.

Pero si todavía crees que el amor supera a la negatividad y quieres un corte claro para cuando debes pasar de tu amada hoja de cálculo.

Ejemplo: Cuando la complejidad de la estructura del grupo es demasiado grande para excel

A continuación se muestra un ejemplo de una estructura de grupo demasiado compleja para la querida hoja de cálculo. Con subgrupos, y eliminaciones múltiples, este ejemplo no es para Excel; es demasiado avanzado, con demasiadas capas.

Panorama de las distintas posibilidades de consolidación

Si estás pensando en automatizar tu proceso de consolidación, existen múltiples posibilidades fuera de Excel, aunque Excel sigue siendo una forma de hacerlo. En la imagen, puedes ver cinco, incluido Excel; veámoslos y sus puntos fuertes y débiles:

Excel – la solución más manual

Ya hemos hablado de cuándo hay que alejarse de Excel. Esto no significa que no pueda utilizarse para la consolidación, especialmente cuando se trata de un grupo muy pequeño, pero tiene limitaciones. Definimos un grupo pequeño con menos de cinco entidades y una estructura sencilla.

Excel está muy hecho a medida, ya que has creado toda la hoja de cálculo desde cero y probablemente eres el único que se atreve a editarla. Para un grupo pequeño sin una estructura compleja y con conocimientos internos de Excel, puedes construirlo.

A nivel contable, no está hecho para la contabilidad propiamente dicha, sobre todo porque no se pueden hacer contabilizaciones, no se pueden hacer finanzas normales, pero, por supuesto, se pueden mostrar datos y calcularlos. Sin embargo, cuando su complejidad aumenta, el nivel de destreza que requiere se vuelve excepcionalmente alto, sobre todo si desea crear un documento de trabajo más flexible y sin errores.

ERP: agregación de cifras

Luego está el sistema ERP (contabilidad). Si todo su grupo utiliza el mismo sistema y no tiene ninguna complejidad, el ERP es una posibilidad. Puede ser on-prem (a medida) o en la nube (estandarizada). En comparación con Excel, eliminará el tiempo dedicado a mantener una hoja de cálculo. Sin embargo, agrega las cifras en lugar de llevar una contabilidad adecuada. La contabilidad adecuada es donde se obtiene ayuda para realizar cálculos automatizados específicos de la consolidación, como eliminaciones, traspasos, tipos de cambio y asientos de ajuste. Y tendrás que vigilar si puede crear un cash flow y un presupuesto.

Pero lo bueno de las soluciones ERP es que muchas tienen versiones en la nube, que son muy fáciles de integrar con otras soluciones de consolidación.

Bi soluciones – agrupar y analizar números

Las soluciones Bi también pueden ser buenas si se consolidan grupos pequeños. Sin embargo, las soluciones Bi son estupendas para analizar cifras y más útiles dentro de las ventas y sus datos. Es una solución realmente fascinante cuando quieres conocer todos los costes relacionados, por ejemplo, con las ventas, porque actualiza tus cifras a diario, de modo que las obtienes rápidamente.

Sigue estando más cerca de la agregación que de la consolidación propiamente dicha. Y construyes tu Bi contra Excel. Así que, de nuevo, se requieren conocimientos avanzados de Excel para finalizar la consolidación.

Los tres que acabamos de mencionar están bien a su manera, pero si optas por ellos, es esencial que analices tu grupo y veas qué necesita, y no los elijas sólo porque los conoces.

CPM – el grande

Todos conocemos los grandes sistemas CPM heredados, que llevan años en el mercado. Una excelente solución de consolidación para grupos enormes que ayuda a racionalizar los datos de consolidación con un alto nivel de complejidad. Si su grupo suele ser demasiado grande para las soluciones habituales, se adquieren los sistemas CPM, normalmente construidos on-prem y personalizados según sus necesidades. Hoy en día, también se pueden encontrar algunas versiones en la nube. Sin embargo, tanto on-prem como en la nube requieren expertos para gestionar sus funcionalidades debido a la complejidad y las posibilidades de CPM. Por ejemplo, las funcionalidades añadidas incluyen soluciones de presupuesto/planificación.

Una herramienta excelente que puede realizar una consolidación adecuada, pero que está muy orientada a los consultores. Como estas soluciones heredadas se dirigen a grupos grandes y complejos, pueden ser un poco complejas de utilizar, pero de nuevo depende de la complejidad de la consolidación de su grupo.

Konsolidator: el normalizador

Nuestra solución, Konsolidator, es otra forma de hacer consolidación. Si tu empresa es demasiado grande y avanzada para Excel, pero demasiado pequeña para comprar el software heredado, Konsolidator puede ser la solución.

Konsolidator es un software estandarizado y flexible para pequeñas y medianas empresas. Significa que es 100% en la nube. Puede crear empresas y usuarios sin necesidad de recurrir a consultores externos. Lo que obtienes es lo que necesitas para hacer una consolidación adecuada: tan fácil de usar como Excel, obtienes datos racionalizados para tu grupo y no dependes de una sola persona.

Este software está diseñado para la consolidación y nada más. Integrarlo con el software de contabilidad ya existente de los usuarios es sencillo, con lo que se crea un flujo de datos completo.

Conclusión

En conclusión, si eres un profesional de las finanzas que busca automatizar y agilizar tu proceso de consolidación, hay muchas opciones disponibles fuera de Excel. Aunque Excel sea una herramienta muy apreciada por muchos contables, sus limitaciones pueden resultar frustrantes y consumir mucho tiempo a medida que la empresa crece en tamaño y complejidad. Si consideras otras opciones, puedes mejorar la precisión, reducir los errores y liberar un tiempo valioso para tareas más estratégicas. Opciones como sistemas ERP en la nube, soluciones BI o software de consolidación especializado como Konsolidator.

Las cinco soluciones de consolidación presentadas en el webinar fueron Excel, ERP, BI, CPM y Konsolidator. Excel es la solución más manual que requiere conocimientos avanzados de flexibilidad y documentos de trabajo sin errores. ERP es adecuado para grupos que utilizan todos el mismo software de contabilidad sin ninguna complejidad y estandariza el proceso de consolidación. BI es ideal para analizar y agrupar cifras, pero está más cerca de la agregación que de la consolidación propiamente dicha. Las soluciones CPM tienen un precio mucho más elevado, pero ofrecen funciones de consolidación más completas que los ERP. Konsolidator es una solución fácil de usar y rentable que ofrece la funcionalidad de un CPM.

Puede obtener más información sobre nuestro software aquí o agendar una llamada de descubrimiento de 10 minutos.