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20 Mar

Posted at 11:38h in Sin categorizar

Los profesionales de las finanzas tienen que salir de su zona de confort para ocupar el centro del escenario frente al CEO y actuar como asesores en lugar de como calculadores de números.

En los últimos 30 años, el rol del CFO se ha vuelto gradualmente fundamental en las juntas directivas ejecutivas. Ahora, la automatización y la digitalización lo están equipando (y a sus colegas CFO) con nuevas herramientas. Cuando el procesamiento de números y la entrega de reports se automatizan por completo, ya no necesita pasar hasta el 90% de su tiempo asegurándose que los números sean correctos.

Esto abre puertas al camino para un nuevo rol; uno para el cual muchos profesionales financieros no están preparados. También significa que el CEO y los demás miembros del equipo directivo pueden y deben esperar otras cualidades del CFO promedio.

El CFO y el Controlador necesitan ser asesores en lugar de meros entregadores de cifras, y como profesionales financieros nosotros mismos, queremos fomentar esta tendencia.

El nuevo horario semanal

Según el calendario semanal tradicional, usted trabaja en el report financiero el lunes, el martes y el miércoles. El jueves da los últimos retoques al report y lo envía por la tarde por correo electrónico.

Uf.

El viernes, comprueba si alguien ha hecho o notado algo.

¿No…?

DE ACUERDO.

Vuelva a empezar el proceso el lunes.

En el futuro, la semana será así (y ya lo es en algunos departamentos financieros):

El lunes: El report está listo a las 8 de la mañana porque todo está totalmente automatizado. Se hojea y se acude a las reuniones con las partes interesadas, se hacen preguntas y se acuerda el estado de la empresa.

El martes: Lluvia de ideas sobre cómo mejorar el negocio, basándose en nuestros insights.

El miércoles: Identifica las mejores ideas y decide qué hacer.

Jueves: Pone en marcha las iniciativas que impulsan el negocio.

Viernes: Calcula cuánto dinero han ganado las nuevas iniciativas para la empresa esta semana.

En el punto de mira

¿Cómo podemos, como CFOs, ocupar el centro del escenario y presentar el report en lugar de lanzarlo desde las alas y dejar que los responsables del área de negocio decidan qué hacer, basándose en las cifras? Comienza con la digitalización.

La digitalización de la función financiera permite entregar rápidamente las cifras a todo el grupo; en minutos y horas en lugar de días y semanas. Además que las cifras presentan una imagen en tiempo real, se libera tiempo para el análisis y para asesorar al resto de la dirección.

Si presentamos un report con cifras de hace tres semanas, cinco minutos después los responsables de la empresa estarán sentados discutiendo lo que deben hacer… sin nosotros.

Para que el trabajo financiero tenga sentido, tenemos que ofrecer cifras frescas y debemos evaluar el rendimiento de la empresa.

Tenemos que cuestionar esta mentalidad: «No ganas nada con estos clientes en concreto, así que ¿por qué los conservas?». Entonces, corresponde a los responsables de la empresa decidir si toman medidas o si hay otros factores que hacen que merezca la pena conservar a esos clientes.

Debemos pedir a todos los departamentos que nos cuenten más cosas sobre la empresa y su estrategia. De este modo, podremos presentarles recomendaciones el mes siguiente.

¿Por qué no es simplemente tarea de los responsables de la empresa leer ellos mismos las cifras y hacer algo? Porque su trabajo no consiste en entender las cifras, sino en generar negocio con los clientes. Ellos no tienen tiempo de profundizar en las cifras, pero nosotros sí. Tenemos que señalar cuándo algo parece que va mal y hay potencial de mejora. Entonces, los empresarios pueden hacer su trabajo.

De este modo, el departamento financiero se convertirá en un centro de beneficios que añade valor, dejando de ser un mero centro de costes con la misión de mejorar la eficiencia.

Por qué es necesario el reentrenamiento

El progreso requiere esfuerzo. Muchos controladores se sienten más cómodos afinando y eliminando errores de las hojas de cálculo de Excel que poniéndose delante de la alta dirección para presentar un report. El camino a seguir es empezar con pasos de bebé. Pero si un pequeño paso significa simplemente seguir jugueteando con Excel, no se avanzará mucho.

La función financiera debe ser más consciente de sus puntos fuertes.

Hemos sido esclavos de sistemas y procesos. Hemos descuidado el papel de gestión, pero tenemos que asumirlo.

Tenemos que ser líderes y no magos de las hojas de cálculo.

El departamento financiero es el único de la organización que realmente entiende de números. Por lo tanto, no tiene sentido que la empresa deje de hacer uso de este conocimiento una vez entregado el informe. Debemos asumir el papel de asesores de la empresa y aplicar continuamente nuestros conocimientos únicos.

Ya no hay excusa para aplazar el avance, porque tenemos acceso a todo tipo de sistemas de automatización. Esto significa que muchos profesionales de las finanzas tendrán que pensar de forma innovadora. Sigue habiendo necesidad de ojos y manos para cuadrar las cifras, pero muchos CFOs y controladores hábiles necesitan reentrenarse para pensar más en términos de futuro, para salir al escenario y asesorar.

Obtenga más información sobre una de las herramientas que agilizarán el tratamiento de los números y le permitirán entregar reports para todo el grupo en cuestión de horas, en lugar de días o incluso semanas.

Autores:
Claus Finderup Grove, Director General de Konsolidator
Anders Liu-Lindberg, co-fundador del Business Partnering Institute.

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08 Mar

Posted at 13:26h in Sin categorizar

La robótica en las finanzas puede ayudar a automatizar tareas continuamente repetitivas. La automatización robótica de procesos o RPA es una solución rápida y sencilla cuando se desea automatizar y optimizar el workflow en la función financiera. Por lo tanto, si usted es director financiero y está considerando subirse a bordo de la tendencia RPA, esta entrada del blog es para usted.

Siga leyendo para hacerse una idea clara de cómo la robótica en las finanzas puede ayudarle a usted y a su equipo. Además, disiparemos mitos sobre la implantación de robots en la función financiera.

Centrarse en las tareas cognitivas exigentes: hacer que un robot haga las repetitivas y tediosas.

Las empresas y los empleados nunca han estado tan ocupados como hoy, y del mismo modo los volúmenes de datos se disparan. Para mantenerse al día, es crucial disponer de nuevos métodos de trabajo. La implantación de RPA es una de ellas. RPA es un programa que emula a un usuario en la pantalla de un ordenador. Se puede enseñar al robot a hacer los mismos clics, teclear y leer que una persona. De ese modo, un robot puede realizar en un ordenador los mismos procesos que una persona. La única diferencia es que el robot hace el trabajo mucho más rápido y sin riesgo de errores, ya que el proceso está totalmente automatizado.

El objetivo de la RPA es minimizar el trabajo manual en el ordenador que realizan los empleados en su día a día. Un robot puede trabajar 24 horas al día, 7 días a la semana, y automatizará algunas de las tareas manuales más tediosas y repetitivas. De este modo, usted y su equipo dispondrán de más tiempo para centrarse en los aspectos más creativos y cognitivos de los reporting financieros. Por ejemplo, dispondrá de más tiempo para crear propuestas basadas en datos para la dirección, analizar y visualizar datos financieros.

La RPA puede utilizarse en diversos sectores y en todos los departamentos de un grupo empresarial. Pero lo que hace que la RPA sea especialmente adecuada para las finanzas es que los workflows en finanzas tienen un montón de características favorables a la RPA.

El workflow dentro de las finanzas se caracteriza por:

        1. Hay que procesar una enorme cantidad de datos.
        2. Los datos se almacenan digitalmente.
        3. Las tareas repetitivas se realizan manualmente.

Las tareas adecuadas para RPA se basarán en un conjunto de reglas y contendrán datos digitales almacenados. Además, los procesos con gran volumen de datos y un elevado porcentaje de errores manuales, en los que intervienen muchos sistemas/personas/pasos, están hechos a la medida de los robots. Por ejemplo, la RPA es muy adecuada para tareas como la comprobación y contabilización de facturas de proveedores, la carga de archivos de depósitos bancarios en su sistema ERP y la gestión de notas de crédito. También puede crear un robot para cargar balances de sumas y saldos de varias empresas de su grupo corporativo en una herramienta de consolidación o elaboración de reporting.

Implantar RPA no es un gran proyecto informático

Implantar la robótica en las finanzas puede parecer un proyecto informático enorme y que requiere mucho tiempo. Pero en realidad puede ponerlo en marcha fácilmente porque RPA puede instalarse rápidamente. Como RPA utiliza clics, puede integrarse perfectamente con las aplicaciones y sistemas existentes. Esto le proporciona una herramienta ágil para automatizar procesos en su trabajo diario. La robótica lo ayuda a hacer más eficiente el workflow racionalizando y normalizando los procesos y tareas seleccionados. La RPA consiste en automatizar procesos y tareas que son repetitivos y requieren mucho tiempo.  Un ejemplo podría ser la aplicación de RPA en el proceso de comprobación de todos sus códigos de IVA. Disponer de 500 códigos de IVA es una tarea manual que lleva casi todo el día a una persona. Un robot puede hacerlo en horas y también notificarle si algunos códigos de IVA no son válidos. La robótica en las finanzas está automatizando las tareas manuales, repetitivas y tediosas, para que usted pueda centrarse en las evaluaciones, la resolución de problemas y el análisis. La robótica en las finanzas puede aportar un enorme valor añadido a su empresa. En primer lugar, la tasa de error se reducirá al utilizar RPA, en segundo lugar, el workflow se vuelve más rápido y eficiente, pero lo más importante de todo: usted y su equipo financiero tendrán tiempo para realizar análisis financieros en profundidad para la dirección en los que puedan basar sus decisiones.

Consejos y trucos para aplicar RPA al workflow

Por lo tanto, si desea reducir los errores y el tiempo dedicado a tareas repetitivas, debería implementar RPA a su workflow. La implantación de RPA en la función financiera hará que su workflow sea más eficiente y ágil. Pero queda una pregunta: ¿cómo empezar?   Como primer paso, es una buena idea trazar los procesos que desea automatizar. Nadie conoce su empresa mejor que usted, así que esboce por dónde cree que debería empezar a implantar la RPA. Además, debe elaborar un plan sobre cómo desea que se desarrolle RPA en el departamento financiero o quizás en todo su grupo. Cuando tenga un plan, cree un marco para su infraestructura de RPA en el que estandarice todo lo posible. Crear sus robots de la misma forma en todos los departamentos y empresas del grupo agilizará los procesos de RPA. La normalización y la racionalización le proporcionarán una buena base para mantener el mantenimiento a un nivel bajo. Cuando todo esto esté en marcha, es importante poder seguir desarrollando la automatización dentro del workflow. Puede hacerlo fácilmente en su empresa formando a sus empleados para que identifiquen los procesos adecuados para RPA, no sólo en finanzas, sino en todos los departamentos. De ese modo, tendrá expertos dentro de cada departamento que podrán ver dónde se puede optimizar el workflow automatizando determinadas tareas o procesos. A continuación, puede crear un pipeline para proyectos RPA en su empresa. Si usted es director financiero o interventor de un pequeño grupo empresarial, es posible que piense que la RPA es sólo para los grandes grupos empresariales internacionales. Piénselo otra vez. Una pequeña o mediana empresa también puede beneficiarse de la implantación de RPA. A la hora de considerar la RPA no se fije en el tamaño de su grupo, fíjese en los procesos que tiene en sus workflow. Si son compatibles con RPA, entonces RPA también puede ser una buena inversión para usted. La RPA puede ser muy beneficiosa si desea que su departamento financiero avance hacia el futuro. La futura función financiera se centrará en las tareas más creativas y cognitivas en lugar de las manuales y repetitivas. ¿Desea obtener más información sobre la aplicación de RPA a su workflow en la función financiera?  Entonces vea nuestro webinar «Automatización robótica de procesos en la función financiera«o póngase en contacto con Konsolidator o RPA Nordic para obtener más información. Puede leer la versión en alemán de esta entrada de blog haciendo clic aquí.

08 Mar

Posted at 13:25h in Sin categorizar

Los workflow digitales automatizados pueden ser una gran ventaja si se quiere mantener el ritmo de trabajo a la velocidad a la que trabajamos en las finanzas hoy en día. En todo el mundo, los directores financieros tienden a necesitar procesos más rápidos y automatizados para proporcionar datos financieros relevantes y precisos a la dirección.

Las decisiones basadas en datos se han convertido en una parte vital de la gestión de una empresa hoy en día. Los datos reales sientan las bases de una buena toma de decisiones en todos los sectores y lo han hecho durante muchos años. Eso no es ninguna novedad. La transformación digital de la función financiera ha hecho cada vez más posible que la dirección base sus decisiones en datos reales. flujos de trabajo automatizados digitales

¿Cómo puede mejorar su toma de decisiones para basarse más en los datos?

Esta entrada del blog le explicará cómo puede ayudarle la digitalización de la función financiera:

– acelerar el suministro de datos pertinentes
– utilizar y evaluar mejor los datos recogidos
– aumentar la automatización de los procesos

Cómo pueden beneficiarse los grupos de los mercados germanófonos de la transformación digital en las finanzas

Según la encuesta Performance Management in Dynamic Markets (Gestión del rendimiento en mercados dinámicos ) de BARC en Alemania, las principales preocupaciones de los directores financieros y los controladores en los mercados germanoparlantes son las siguientes:

– Un presupuesto reducido, 48
– Mala calidad de los datos, 47
– Un paisaje de sistemas heterogéneo, 54%.

Puede superar estos retos pensando en cómo mejorar la eficiencia de su función financiera a largo plazo. La forma de hacerlo es digitalizando la función financiera.

Al digitalizar determinadas tareas de su departamento financiero, podrá tomar decisiones o hacer recomendaciones basadas en datos financieros sólidos. Además, la automatización del proceso de estructuración de datos mediante software acelera todo el flujo de trabajo y el proceso de elaboración de informes.

Pero, ¿cuál es el coste de la digitalización?

No tiene por qué costar un ojo de la cara optimizar digitalmente su función financiera. La digitalización es posible dentro de una horquilla de precios razonable y puede adoptar muchas formas. Una forma es buscar en el mercado un buen software financiero El software basado en la nube suele basarse en una suscripción mensual, que es un modelo de precios bastante flexible y asequible. Incluso las pequeñas y medianas empresas pueden encontrar herramientas financieras basadas en la nube que se ajustan a su presupuesto. flujos de trabajo automatizados digitales

La digitalización aumentará la eficacia y la calidad de los datos

A la hora de optimizar su función financiera, las principales prioridades de los directores financieros de los mercados germanoparlantes son:

– acelerar el suministro de datos pertinentes, 60%.
– mejorar la utilización y evaluación de los datos recogidos, 50%.
– aumentar la automatización de procesos, 43

Cada uno de estos objetivos pone de relieve la importancia de incorporar la digitalización a la función financiera.

Una de las ventajas de la digitalización es un workflow más ágil. Cuando sustituye los procesos manuales y repetitivos, su workflow se automatiza. La automatización del mismo le libera tiempo para que pueda centrarse en las tareas de mayor valor añadido, como el análisis de datos en lugar de la búsqueda de errores y el mantenimiento de hojas de cálculo.

La automatización de los workflow le permite presentar informes financieros más relevantes a la dirección, ya que dispone de tiempo para analizar las cifras en profundidad y extraer los datos pertinentes.

La digitalización también puede beneficiar a su función financiera al garantizar una mayor calidad de los datos. Por ejemplo, en lugar de realizar la consolidación financiera y la elaboración de informes en Excel, puede realizar la consolidación financiera y la elaboración de informes en un software de consolidación financiera. Elegir un software financiero para realizar una consolidación completa eliminará el número de errores humanos y minimizará el tiempo dedicado a verificar que todo es exacto.

Obtenga más información sobre cómo optimizar la consolidación financiera y la elaboración de informes desde Excel al software financiero aquí.

En última instancia, la transformación digital de su función financiera aumentará la eficiencia. Reducirá los errores y el tiempo invertido en los procesos de consolidación financiera y elaboración de informes, lo que se traducirá en flujos de trabajo más ágiles. Estos flujos de trabajo automatizados y más eficientes generarán, con el tiempo, un mejor resultado si se tiene en cuenta el tiempo empleado y la calidad del resultado. Su equipo financiero podrá proporcionar datos financieros válidos a las partes interesadas internas con mayor rapidez. Un proceso más rápido en la entrega de conjuntos sólidos de datos financieros permitirá a la dirección tomar las mejores decisiones para la empresa. flujos de trabajo automatizados digitales

08 Mar

Posted at 13:25h in Sin categorizar

El mundo siempre está en movimiento, y ahora mismo lo hace más rápido que nunca. Las empresas se están digitalizando a mayor escala que nunca. Un buen ejemplo de ello es la industria musical y su evolución. Pasamos de comprar discos a descargar música en nuestros reproductores MP3, y hoy transmitimos música en streaming a través de aplicaciones basadas en la nube, como Spotify, por ejemplo, en nuestros teléfonos inteligentes.

Es exactamente la misma evolución que vemos en las finanzas. Los profesionales de las finanzas pasaron de utilizar papel y lápiz a programas como Excel, y ahora los departamentos financieros de todo el mundo incorporan al workflow aplicaciones y software financieros basados en la nube. Puede ser un sistema ERP o un sistema de consolidación que lleve la ágil tecnología de la nube al departamento financiero.

Pero ¿por qué tenemos que emprender este viaje digital? Quizá quiera preguntar. La respuesta es sencilla: Para seguir siendo relevantes y estar a la altura del desarrollo, los departamentos y profesionales de las finanzas deben hacer las cosas de forma diferente, ¡deben hacerlas de forma más inteligente!

Esta entrada del blog analizará cómo usted y su departamento financiero pueden seguir siendo un activo para su empresa y su dirección, también en el futuro. La colaboración empresarial es una de las formas de garantizar que usted y el departamento financiero sigan siendo relevantes para su organización.

Siga leyendo y profundice en cómo tomar medidas y cómo desarrollarse para poder tener éxito con Finance Business Partnering.

Su papel está cambiando: siga siendo relevante con la colaboración empresarial en finanzas

Establezcamos primero por qué es interesante la Cooperación Empresarial Financiera. El papel de los profesionales de las finanzas está cambiando en consonancia con la creciente digitalización de las empresas en todo el mundo.

Poco a poco, los Directores Financieros están dejando de ser meros calculadores de números que trabajan entre bastidores. En su lugar, los profesionales de las finanzas van a recopilar datos no detrás de una pantalla, sino fuera, en la organización. Los profesionales de las finanzas tendrán que salir y hablar con la gente de la organización y comunicar datos a través de perspectivas que puedan influir en la toma de decisiones.

Desde este punto de vista
Financiar la asociación empresarial es interesante, porque el business partnering financiero consiste en profundizar en los datos y hacer recomendaciones a la dirección. Esto puede garantizar que la empresa, en su conjunto, sea capaz de mantener una ventaja competitiva.

Para ganar tiempo en análisis en profundidad y recomendaciones basadas en ellos, dar un paso más en la digitalización del workflow es de gran ayuda. Para ser competitivo, hay que adaptarse a los cambios también dentro de la tecnología. De lo contrario, se verá arrollado por las empresas que si adoptan nuevas tecnologías en su workflow. Por lo tanto, si quiere que usted y su departamento financiero sean relevantes, la digitalización es el camino a seguir, ya que libera tiempo para trabajar en análisis en profundidad, que profundizan en las diferentes áreas del negocio.

El núcleo de la asociación empresarial financiera

La parte más importante es:
¿Qué hace con los números?
 ¿Cómo los utiliza? ¿Cómo comparte sus ideas con la dirección y el resto de la organización? ¿Y cómo influir en sus decisiones?

Estas cuatro preguntas son el núcleo del business partnering financiero, y en eso consiste el business partnering. Puede ser el mejor profesional de las finanzas del mundo, pero si no consigue que sus números cuenten en absoluto para su empresa, no podrá cambiar a mejor las decisiones de la dirección. Para que esto ocurra, los profesionales de las finanzas deben emplear su tiempo de forma diferente y en otras tareas distintas a las que dedican su tiempo actualmente.

En el siguiente dibujo puede ver a qué tareas dedica su tiempo hoy y en cuáles debería centrarse más.

©Business Partnering Institute

Los profesionales de las finanzas tienen que pasar de dedicar tiempo a la contabilidad y los reporting, los datos y las transacciones, a dedicar más tiempo a las percepciones y la influencia, el análisis y la previsión.

Los datos, los reports y los análisis son importantes porque no se puede ser un partner comercial financiero sin los números y los datos que respalden sus ideas. Pero donde los profesionales de las finanzas realmente pueden marcar la diferencia es cuando comparten estos conocimientos, hacen recomendaciones e influyen en las decisiones de la dirección para que tomen mejores decisiones y ejecuten mejor.

Aquí las 3 I’s:
Insight, Influencia e Impacto ya que es aquí donde los profesionales de las finanzas deben dedicar la mayor parte de su tiempo.

La función de un partner comercial financiero es compartir información (I #1) que puede utilizarse para influir en (I #2) las decisiones de la dirección. Las decisiones deberían tener un impacto positivo en el negocio, y el equipo financiero ha tenido un impacto (I #3) en el desarrollo del negocio a través de la perspicacia y la influencia.

©Business Partnering Institute

Lo ideal es que el equipo financiero dedique la mayor parte de su tiempo a las tres íes. Pero como se puede ver en el gráfico anterior, 2/3 partes del tiempo de los partner comerciales se dedican a tareas que no añaden mucho valor a la empresa en su conjunto. Por eso los departamentos financieros tienen que digitalizarse, para poder automatizar determinadas tareas dentro del workflow. De este modo, el equipo financiero puede dedicar menos tiempo a los datos, los reporting y la contabilidad y más a las 3 «I»: Insight, Influencia, Impacto.

Adaptarse al futuro es un viaje; hay que empezar hoy mismo

Empezar a digitalizar ciertos aspectos y automatizar tareas dentro del workflow es fácil, pero pasar de un papel como profesional de las finanzas a otro es difícil. Es importante reconocerlo y aceptar que este desarrollo es un largo viaje.

La forma en que nos adaptamos al futuro y adoptamos nuevas formas de pensar, nuevas tecnologías y nuevos métodos de trabajo es individual. Para ilustrar esto y ser conscientes de cómo está adoptando nuevas formas, utilizaremos el Ciclo de vida de adopción de la innovación.

En el siguiente gráfico verá una curva dividida en cinco segmentos. El primer segmento es el de los Innovadores. Los Innovadores deben probar las últimas tendencias antes que nadie, sin importar si están totalmente probadas y son perfectas o no. Los adoptadores tempranos se suben a bordo de una nueva tendencia cuando está empezando a crecer y a ser utilizada por todo el mundo, pero aún se encuentra en una fase muy temprana.

La Mayoría temprana es uno de los dos segmentos más importantes del ciclo de vida de la adopción de innovaciones. Aquí la tendencia ha demostrado ser beneficiosa a través de algunas referencias. Aún es relativamente nuevo, pero está probado y se sabe que funciona. Luego está la Mayoría tardía que es un segmento tan grande como la mayoría temprana. La mayoría tardía adopta las nuevas tendencias cuando está absolutamente claro que funciona y es eficaz. En la parte inferior de la curva, encontramos los Retrasados. Las personas y empresas que se encuentran en este segmento son las últimas en sumarse a la tendencia. Aquí hay gente que todavía no usa teléfonos inteligentes, por ejemplo.

©Business Partnering Institute
Si se encuentra a la derecha de la curva, tiene que encontrar la manera de acercarse al centro o más allá. Porque si no, estará perdiendo grandes oportunidades mientras sus competidores se le adelantan. Por tanto, si usted o su empresa se encuentran en uno de los dos últimos segmentos de la curva, tienen que empujar más hacia la izquierda. Puede hacerlo saliendo de su zona de confort y adoptando nuevas formas de pensar y hacer las cosas. Empiece a adoptar el nuevo papel de los profesionales de las finanzas adquiriendo algunas de las nuevas habilidades necesarias para tener éxito en la asociación empresarial financiera.

Se necesitan nuevas habilidades y mentalidades para tener éxito en la asociación de empresas financieras.

Si quiere tener éxito en la asociación de empresas financieras, tiene que entender que se trata de las personas y de cambiar la mentalidad. de las personas y de cambiar la mentalidad. Es difícil, pero se puede hacer, y cuanto antes se empiece, mejor.

Este nuevo papel de los profesionales de las finanzas requiere un conjunto de habilidades fuera del perfil personal ordinario de los profesionales de las finanzas. Lo más importante es que salgas de su zona de confort. Introducir nuevas formas de pensar y trabajar significa entrar en nuevos ámbitos en los que no se puede ser todo lo preciso que se desearía. Debe ser capaz de comprometerse y atreverse a salir de su zona de confort para adoptar nuevas formas de trabajar en el ámbito financiero. Como partner comercial financiero, debe ser más proactivo, tomar más iniciativas y estar más dispuesto a asumir riesgos. Aquí es donde los profesionales de las finanzas tendrán que trabajar consigo mismos para tener éxito con la asociación empresarial financiera y seguir siendo relevantes para la empresa.

Para ello, necesita adquirir y formarse en las nuevas competencias necesarias para su futuro papel en las finanzas. Todos tenemos nuestra caja de herramientas profesionales que utilizamos y con las que trabajamos a diario. Pero eso no basta si quiere impulsar la creación de valor en su empresa. Aquí tendrá que aprender a utilizar otras habilidades junto con sus herramientas profesionales.

Un modelo de capacidades para un partner comercial financiero podría parecerse a la siguiente figura:

©Business Partnering Institute

Como puede ver en la figura, hay 4 categorías principales que crean la mentalidad del valor. Esta es la mentalidad necesaria para convertirse en un spartner de éxito.

          1. La primera categoría principal es la Capacidad de análisis – de los profesionales de las finanzas. Pero no basta con ser un buen analista. También hay que estar siempre al día de las nuevas herramientas y métodos. Bajo las habilidades analíticas están también la resolución de problemas y LEAN, que pueden ser muy útiles, pero estas habilidades son algunas que tendrá que construir encima de su caja de herramientas fundamentales.
          2. El número dos es Habilidades empresariales donde entran en juego la comprensión del modelo de negocio, la estrategia y la perspicacia comercial. Si aprende a entender el negocio en el que trabaja, podrá hablar el mismo idioma que las partes interesadas. De repente entenderán lo que dice, porque ya no se limita a comunicar números y tablas. En su lugar, comunica a todos los departamentos el significado de los datos financieros para la empresa en su conjunto.
          3. Luego está la Capacidad de liderazgo. Es importante que el departamento financiero esté dispuesto a tomar la iniciativa y, por supuesto, el que tiene que liderar el cambio e impulsar la asociación empresarial financiera es el Director Financiero. Éste tiene que estar en primera línea. Dirigir a partners comerciales es diferente de dirigir a controllers o contables, porque la asociación comercial se produce en relación con otras personas. No es algo que ocurra detrás de una pantalla; hay que salir a la organización y observar cómo hacen las cosas en acción sus partner comerciales.
          4. En combinación con las habilidades mencionadas anteriormente, tiene que construir algunas habilidades de personas. Ante todo, se trata de comunicar, no sólo cifras y tablas, sino también sus recomendaciones y porque pueden aportar valor añadido a toda la empresa. Tiene que ser capaz de ponerse delante de varias personas y demostrar que entiende un determinado problema y es capaz de presentar un plan de acción claro sobre cómo abordarlo.

Es importante recordar que nadie posee todas estas habilidades por naturaleza. Pero fíjese en sus puntos fuertes y utilícelos para reconocer dónde necesita aprender. Si es un gran analista, puede que tenga que esforzarse un poco más por salir a la empresa para conocer gente, comunicarse e influir basándose en su análisis.

No es fácil hacer estos cambios: llevará un tiempo implantar esta evolución en la función financiera. Por otro lado, es factible y puede crear una función financiera que realmente añada valor a toda la empresa.

¿Quiere saber más sobre cómo tener éxito en la asociación de empresas financieras?

Obtenga consejos concretos de Claus Finderup Grove, CEO de Konsolidator, y del Anders Liu-Lindberg, experto en partner financieros en el webinar «Cracking the Nut of Finance Business Partnering: Un enfoque práctico». Puede ver el webinar on demand aquí.

Autores:
Claus Finderup Grove, Consejero Delegado de Konsolidator & Finance Business Partner Expert Anders Liu-Lindberg, Business Partnering Instirute.

08 Mar

Posted at 13:25h in Sin categorizar

Utilice la crisis como catalizador de la innovación a largo plazo.

La mayoría de las cosas no podemos predecirlas ni controlarlas en el entorno actual. Así que tenemos que centrarnos en lo que podemos controlar. Y esa es nuestra reacción.

Y esto vale también para Finanzas.

El mundo es ahora un caos por Covid-19, con miles de millones de personas a las que se pide que se queden en casa. El público está cerrado, es decir, las escuelas, las tiendas, los restaurantes, etc. Cada día se introducen nuevas medidas para contener el virus, por lo que es fácil que cunda el pánico y el estrés en casa.

Desde hace aproximadamente un mes se pide a la gente que trabaje desde casa, pero al mismo tiempo se les pide que cuiden y eduquen a sus hijos en casa. En esa situación no se puede esperar que la gente siga siendo productiva durante mucho tiempo. En efecto, corren tiempos desesperados y, por tanto, será necesario un esfuerzo extraordinario por parte de todos para salir adelante.

Ahora mismo, es probable que le pidan que haga análisis de escenarios, que calcule cuánto tiempo puede sobrevivir su empresa al cierre, que cree una nueva cuenta de gastos para registrar el impacto del virus, etc. Y tienes que hacer todo esto desde casa, con un único contacto virtual con tus colegas a través de una VPN que probablemente no funcione a toda velocidad con todo el mundo utilizándola al mismo tiempo.

¿Cómo vas a conseguirlo?

Utilizar la crisis como catalizador de la innovación a largo plazo

La verdad es que..

nadie podría culparte por no gestionarlo. Muchas empresas están en modo de supervivencia y no cabe duda de que muchas de ellas quebrarán antes de que esto acabe. Incluso las empresas mejor gestionadas están pasando apuros en estos momentos sin actividad en la sociedad.

Pero lo que es aún peor es que, cuando la crisis sanitaria ha terminado, es de esperar que a los trabajadores que regresan les espere una importante carga de trabajo. Para muchos sería poner la empresa en marcha de nuevo y para Finanzas sería estimar los daños, replantear las expectativas para el año siguiente y empezar a pensar en iniciativas que puedan restablecer la rentabilidad.

Entonces,..

si queremos sobrevivir a esta situación en la que actualmente no somos muy productivos y de repente se espera de nosotros que seamos el doble de productivos, tenemos que pensar de nuevas maneras.

También tenemos que trabajar de nuevas formas y empezar a utilizar nuevas herramientas que antes no teníamos en cuenta o seguíamos posponiendo por falta de tiempo. Esto no sucederá de la noche a la mañana y requerirá un pensamiento innovador por parte de todos nosotros. Pero es en las situaciones de crisis cuando nos damos cuenta de cuáles son nuestros eslabones más débiles y de dónde sacamos ideas para reforzar la empresa.

Un ejemplo de ello fue una gran empresa danesa que se dio cuenta de que su VPN simplemente no podía soportar la carga de todo el mundo trabajando desde casa. Pero un día encontraron un nuevo programa informático que podía resolver el problema.

Pero debemos evitar pensar únicamente en soluciones a corto plazo. Ahora que hay poco que hacer en la mayoría de las empresas, es el momento perfecto para pensar en soluciones que las hagan más fuertes a largo plazo.

Ahora es su oportunidad.

Piénsalo.

¿No estaría bien encontrar soluciones que nos hicieran más productivos una vez que todo volviera a la normalidad?

Para los profesionales de las finanzas, he aquí algunas cosas que deben tener en cuenta;

  • En estos momentos está modelizando diferentes escenarios sobre lo que ocurrirá en las próximas semanas. ¿Por qué no aprovechar la oportunidad para construir un modelo financiero mejor que pueda ayudarle a hacer una mejor planificación en el futuro?
  • Te estás quedando sin liquidez y empiezas a ser creativo. ¿Por qué no guardas todas las ideas de tu tormenta de ideas para después de la crisis, cuando probablemente puedas mejorar tu gestión de tesorería y tu sistema de financiación?
  • Le han pedido que haga un seguimiento del impacto del virus en su empresa y se está peleando por encontrar toda la información necesaria. ¿Por qué no aprovecha el momento y mejora su capacidad de elaboración de informes para futuras solicitudes de información?

Es probable que haya cientos de otras cosas que podría estar mejorando a largo plazo, ¡y el impacto podría ser espectacular!

Hablemos de la curva de productividad.

Si se dedica a las finanzas (o a cualquier otro sector), es probable que se haya fijado en un gráfico que ha dominado el debate público en las últimas semanas. Es la curva que muestra los dos escenarios principales de la epidemia;

Escenario 1) en el que no hacemos nada y se dispara por encima de lo que nuestro sistema sanitario puede gestionar.

Escenario 2) en el que hacemos todo lo posible para retrasar la propagación, aplanando así la curva de infección y manteniéndonos por debajo de la capacidad máxima del sistema sanitario.

Pero quizá haya llegado el momento de que los financieros nos preocupemos por una curva ligeramente distinta. Analicemos nuestra curva de productividad y lo que ocurre si conseguimos ser innovadores y desarrollar nuevas soluciones inteligentes en la situación actual.

La curva de productividad tiene este aspecto;

Al principio te daba pánico el cierre público y tener que trabajar desde casa indefinidamente (con los niños correteando). Y no conseguías hacer gran cosa.

Al cabo de un tiempo empezaste a organizarte y tu nivel de productividad aumentó, aunque sin llegar nunca a los niveles anteriores a la crisis.

Cuando por fin vuelvas a la oficina, te esperará una montaña de trabajo, y tendrás que trabajar como un loco para mantener el ritmo.

Al cabo de un tiempo llegará una nueva normalidad y, si ahora no hace nada, su productividad probablemente se parecerá a la de siempre.

Pero, ¿es suficiente?

¿No deberíamos intentar sacar algo positivo de esta situación y pensar en formas innovadoras que hagan más fuertes a nuestras empresas a largo plazo?

Puede que esto no sea lo más natural para los profesionales de las finanzas, sin embargo, nuestra profesión estaba cambiando incluso antes de la crisis. En lugar de dejarte llevar por el pánico y ponerte en modo parada, prueba algo diferente.

Intenta aprovechar esta crisis para pensar de forma novedosa. Piensa de forma innovadora. Piensa a largo plazo. Ahora es el momento no sólo de fortalecer su empresa, sino también de preparar su carrera para el futuro.

¿En qué está trabajando actualmente?

¿Está en modo gestión de crisis?

¿Estás en un cierre total?

¿O ha empezado a pensar en el futuro?

Tenemos curiosidad por saber en qué andas y si podemos hacer algo para que te muevas en una dirección positiva, ¡dalo por hecho!

Autores:
Claus Finderup Grove, Director General de Konsolidator
Anders Liu-Lindberg, cofundador del Business Partnering Institute.

08 Mar

Posted at 13:25h in Sin categorizar

La elaboración del informe anual es siempre un gran acontecimiento en el departamento financiero. A menudo significa largas horas, muchas comidas para llevar y buenos momentos con los compañeros. Sin embargo, aunque los profesionales de las finanzas puedan encontrarlo interesante, quizá sea un buen momento para cuestionar su relevancia en el mundo en que vivimos hoy.

Nuestros grupos de interés quieren información rápida, fiable y precisa en la que puedan confiar para tomar mejores decisiones. Y también debe mirar hacia el futuro. Conocen las cifras históricas y ya las tienen en cuenta a la hora de tomar decisiones.

Entonces, ¿para qué sirven todas esas largas horas?

Examinemos más a fondo el uso del informe anual, sobre todo para las pequeñas y medianas empresas. También debemos considerar la perspectiva interna de la empresa, así como la perspectiva externa de los inversores/partes interesadas.

El INFORME anual y sus múltiples usos

Para las grandes empresas, el informe anual se consideraría sobre todo un requisito de cumplimiento y reglamentario, sobre todo si no se trata de una empresa que cotiza en bolsa. El informe rara vez aporta información nueva a los interesados internos y la mayoría de ellos lo consideran un acontecimiento sin importancia cuando se publica. ¿Por qué?

Ya se está hablando del rendimiento de febrero del año siguiente (suponiendo que se siga un año natural). Puede que el informe sorprenda a los inversionistas de las empresas que cotizan en bolsa, pero incluso en este caso los detalles históricos rara vez les pillan por sorpresa. Volvamos a las PYME y consideremos el uso que hacen del informe anual.

Para muchas pequeñas empresas, el informe anual puede ser el único momento del año en que hacen un cierre realmente duro. Es probable que tengan una buena idea de su cuenta de resultados y capital circulante durante el año, pero no de todos los demás detalles. Eso ya convierte al informe anual en un proceso importante para revisar el rendimiento y la valía de la empresa.

La perspectiva interna

Para Finanzas es una oportunidad de examinar las cifras con más detalle. Finanzas puede garantizar que todas las valoraciones realizadas durante el año para componer una cuenta de resultados ofrezcan una imagen correcta de los resultados de la empresa. Además, debe evaluarse el balance, incluidas las provisiones y los impuestos, con un impacto potencial en la cuenta de resultados.

También es una buena oportunidad para cerrar el año manteniendo algunas conversaciones sobre rendimiento con los jefes de departamento y la dirección. Por último, es la base sobre la que la dirección acudirá al consejo y evaluará el año. ¿Se ha cumplido el presupuesto? ¿Ha estado la dirección a la altura de sus expectativas? Qué evaluaciones significativas se han realizado sobre las provisiones y los intereses devengados, etc. Puede que sea una información obsoleta, pero, en cierto modo, sigue siendo la primera vez que muchas partes interesadas de la empresa obtienen una visión completa de los resultados del año.

La perspectiva exterior

Hay más ojos mirando a su empresa de los que cree. Autoridades públicas, competidores, proveedores, clientes, potenciales clientes, etc. Para todas las empresas que no cotizan en bolsa, la única manera de obtener buena información financiera sobre su empresa es a través de su informe anual. Debe presentarse en el registro mercantil central y, por lo general, estará a disposición pública de las partes interesadas.

Esto, a su vez, constituye la base de muchas actividades diferentes, como los informes de crédito que se pueden comprar, la comparación de cifras clave con los competidores, la valoración por parte de potenciales clientes, etc. A menos que vaya más allá de los requisitos reglamentarios y publique usted mismo su informe anual e información adicional, esta es la única forma de que estas partes interesadas puedan acceder a sus datos financieros. De ahí que le interese hacer un trabajo adecuado y crear unas finanzas de alta calidad. Contribuirán en gran medida a generar confianza en torno a las actividades de su empresa.

Por qué debe ir más allá de los requisitos mínimos

Al fin y al cabo, hay mucha información producida en su empresa que, sin embargo, será más útil para la toma de decisiones que el report anual. Por lo tanto, debe considerar detenidamente las ventajas de hacer más de lo mínimo exigido. Además, debe considerar si hay formas de optimizar el proceso. Claro que es divertido comer pizzas con los compañeros de trabajo. Aun así, ¿por qué no emplear el tiempo de forma más productiva y trabajar en un análisis que aporte valor o debatir con las partes interesadas de la empresa cómo mejorar el rendimiento de cara a marzo?

Por lo tanto, se recomienda revisar sus procesos y ver qué puede hacerse de forma más inteligente y encontrar procesos de trabajo que puedan eliminarse o automatizarse. Además, considere si hay alguna herramienta que pueda ayudarle a cerrar los libros y el report anual más rápidamente. El report anual sigue siendo un producto relevante, pero si los procesos del workflow se pueden hacer de forma más inteligente y rápida, a la vez que se obtiene un resultado más preciso, ¿no preferiría hacerlo así?

Si es así, haga clic aquí y descargue los 5 mejores consejos de Konsolidator para preparar su report anual y obtenga valiosos consejos sobre cómo ahorrar tiempo y entregar un report anual sin errores en el plazo previsto.

Autores:
Anders Lui-Lindberg, Socio, COO & CMO en CEO en Business Partnering Institute

08 Mar

Posted at 13:25h in Sin categorizar

Un mantra que se ha escuchado durante muchos años, y la crisis del Covid-19 ha demostrado más que nunca que es correcto.

Todo el período de la pandemia del coronavirus ha estado marcado por nuevas situaciones que se presentan día a día y que deben ser abordadas. Y usted, como director financiero, tiene la responsabilidad de responder sobre lo que significará para el negocio, qué debería hacer la gerencia y si hay suficiente dinero en el banco. El director financiero es responsable de proporcionar una visión general de: cómo se ve la liquidez, si la empresa puede ser parte de los programas de apoyo del gobierno, entre otros aspectos. Las numerosas y rápidas situaciones cambiantes en esta crisis del coronavirus demuestran la necesidad de una base factual y correcta sobre la cual basar las decisiones.

¿Cómo se desenvuelve un CFO en una situación de bloqueo como esta?

Encontrar la solución adecuada puede ser difícil, pero hay un factor importante a la hora de tomar las decisiones correctas para la empresa en tiempos de crisis. Por supuesto, se trata de conocer la situación financiera de la empresa.

Para muchas empresas, la gestión rigurosa de la liquidez es una disciplina crucial que hay que dominar para navegar con seguridad a través de la tormenta actual. Sin embargo, la estricta gestión de la liquidez impone nuevas exigencias a los reporting y forecasts que usted y su equipo elaboran. Esto se debe a que los mismos deben estar orientados a respaldar las decisiones críticas que hay que tomar día a día en esta época de incertidumbre.

Exige rapidez y reporting continuos, y al mismo tiempo puede ser fatal comprometer la calidad. La calidad de los datos debe mantenerse para poder confiar en los reporting, y el formato debe generar la información necesaria.

¿Pueden sus reporting actuales cumplir las nuevas normas exigidas? Si la respuesta es negativa, ha llegado el momento de actualizarlos.

Gane tiempo para presentar los reporting financieros necesarios durante una crisis

Debido a la premura de tiempo, puede ser difícil hacer mucho más con las cifras financieras que simplemente encontrarlas para la gerencia. Sin embargo, considere brevemente las oportunidades que proporcionaría si hubiera tiempo para también analizar los datos financieros.

Hoy en día, el tiempo es limitado y costoso. Por eso, la generación de reporting rápidos pero válidos es esencial cuando se necesitan datos reales y actuales para tomar las decisiones necesarias para superar la crisis. Datos rápidos, válidos y actualizados en sus reporting financieros pueden plantear demandas muy altas en la función financiera. Por lo tanto, el momento actual es adecuado para implementar un software que pueda ayudar a cumplir con los estándares de reporting requeridos.

Un programa informático puede ayudarle a superar una crisis

Por ejemplo, Konsolidator le ayuda a conseguir exactamente esto. El software de consolidación e información financiera contiene datos reales, cifras para presupuestos y un número ilimitado de previsiones. Por último, pero no menos importante, Konsolidator genera automáticamente su cash flow y los datos reales, los presupuestos y los números de previsión. A menudo se pasa por alto el cash flow, pero es la parte más esencial de los reporting estos días – y en situaciones de crisis en general. Por tanto, un cash flow automático y correcto basado en datos estructurados le proporciona la mejor base para la toma de decisiones estratégicas a rápida velocidad.

Con un software como Konsolidator se obtienen rápidamente las cifras correctas, tanto las realizadas como las forecasts y los presupuestos. Esto, junto con el modelo de cash flow, permite establecer rápidamente nuevos escenarios.

Con un software financiero se consigue un proceso de elaboración de reporting más rápido y sencillo, lo que garantiza que la dirección obtenga rápidamente los reporting necesarios para tomar decisiones sobre las operaciones y el futuro de la empresa. Le permitirá tomar decisiones basadas en datos sólidos y actualizados.

Con cifras reales y válidas como base, podrá tomar decisiones cruciales que le permitirán a usted y a su empresa salir sanos y salvos de esta crisis sanitaria.

¿Le interesa saber más sobre cómo automatizar sus reporting financieros? Póngase en contacto con nosotros o lea más en www.konsolidator.com

08 Mar

Posted at 13:25h in Sin categorizar

Los directores financieros y los profesionales de las finanzas deberían tomar lo aprendido del bloqueo actual durante COVID-19 y aplicarlo en el trabajo diario de la función financiera.

La crisis de COVID-19 y el bloqueo mundial nos han empujado a adaptarnos a nuevas formas de trabajar, también dentro de las finanzas. En nuestro último webinar: Cómo pueden aprovechar las finanzas la crisis para prepararse para el futuro, nos sentamos con Claus Finderup Grove, Consejero Delegado de Konsolidator, y Anders Liu-Lindberg, Partner y Director de Operaciones del Business Partnering Institute.

Abordamos la cuestión:
«¿Cómo puedo aprovechar lo que he aprendido de la crisis y aplicarlo a mi función financiera?«

En esta entrada del blog, resumimos la respuesta a esta pregunta y exploramos 4 tendencias en las finanzas.

Niveles de productividad en tiempos de incertidumbre

Hemos aprendido mucho sobre la productividad durante el reciente cierre, incluido lo que hace que aumente o disminuya. La mayoría de nosotros probablemente pasamos por la curva que se muestra a continuación. tendencias en las finanzas

En las primeras semanas del cierre, estábamos confusos y no sabíamos muy bien cómo acomodarnos al trabajo desde casa. Esto provocó un descenso de la productividad, pero al final desarrollamos una rutina. Después, la productividad volvió a aumentar y se mantuvo alta, incluso en las primeras semanas de vuelta a la oficina. Ahora se trata de aprovechar los conocimientos adquiridos trabajando en casa y aplicarlos en la oficina para mantener un mayor nivel de productividad.

He aquí las 4 tendencias que pueden ayudar a aumentar la productividad. Si adopta estas tendencias, podrá preparar e impulsar su función financiera hacia el futuro.

1. El trabajo a distancia, la nueva normalidad en las finanzas

¿Es el trabajo a distancia la nueva normalidad en las finanzas? Sí, pero tiene sus pros y sus contras. Lo positivo de trabajar desde casa es que tendrás más tiempo para concentrarte en el trabajo; no te molestarán tanto las conversaciones en la oficina ni las preguntas de los compañeros.

No tendrá pausas para tomar café y charlar con sus colegas. La ausencia de interrupciones y perturbaciones sociales puede aumentar la eficiencia y la productividad. No ser interrumpido también te hará sentir menos estresado porque puedes permanecer concentrado en la tarea que tienes entre manos, y conseguirás hacer mucho más cuando trabajes desde casa. También puedes estructurar tu horario como mejor te convenga. Esta flexibilidad también aumentará su nivel de eficiencia, ya que se encontrará en un workflow que mejora su productividad.

Pero estar junto a la máquina de café y hablar con los compañeros no es sólo un descanso durante el día, sino también una forma de crear relaciones sólidas. Las interacciones se vuelven más formales cuando se pierde la parte social de ser miembro de un equipo. Otra desventaja de perderse la charla de la máquina de café es que la lluvia de ideas estratégica informal va a ser difícil de llevar a cabo. La mayoría de los retos, nuevos métodos de trabajo y tendencias suelen debatirse tomando un café en un pequeño descanso. tendencias en las finanzas

La conclusión debe ser, por tanto, combinar lo mejor de ambos mundos. Encuentre el equilibrio que mejor se adapte a usted y a su empresa, de modo que pueda aprovechar las ventajas de trabajar tanto desde casa como en la oficina.

2. Acelera la transformación digital en su función financiera

¿Serán las finanzas 100% digitales? Las herramientas están disponibles para que las finanzas se digitalicen al 100%, pero necesitamos cambiar nuestra mentalidad y acelerar el proceso de transformación digital.

El primer paso en el proceso es aceptar que no se pueden dar saltos de gigante todo el tiempo, los pequeños pasos también son buenos. De hecho, los pequeños pasos son mejores que no dar ninguno, porque al final se convertirán en pasos más grandes. Analice los retos a los que usted y su equipo se enfrentan en la actualidad y piense en cómo podrían resolverse mediante la digitalización. Piense en cómo puede utilizar las herramientas informáticas para mejorar el flujo de trabajo y aumentar la productividad.

A este respecto, es importante tener en cuenta que el nuevo software debe añadir valor a la empresa, por ejemplo, facilitando, agilizando o mejorando un proceso. La transformación digital nunca debe ser una estrategia en sí misma. Siempre debe ser una cuestión de habilitación. Por tanto, pregúntese: ¿Qué es lo que estoy permitiendo al implantar este software?

Si se encuentra con obstáculos en el camino, aún puede dar pasos hacia la digitalización. Digamos, por ejemplo, que no es capaz de convencer a su principal responsable de que la vía digital es el camino a seguir. No se quede sentado sin hacer nada, porque entonces no pasará nada. Empiece poco a poco por conocer y utilizar las herramientas digitales que le resulten interesantes en sus horas libres. Entonces, la próxima vez que su jefe le pida un report específico, demuéstrele lo fácil que le ha resultado entregarlo con la ayuda de un software asombroso. Puede parecer poca cosa , pero hacer un poco es mejor que no hacer nada y quedarse atrás.

Así que, ¡en marcha!

3. Adoptar una mentalidad ágil : El papel de los profesionales de las finanzas cambiará

Una mentalidad ágil le permitirá formar parte de los cambios dentro de las finanzas en lugar de quedarse atrás. Durante la crisis, vimos la necesidad de agilidad. Vimos la necesidad de cambiar los reports, hacer previsiones con más frecuencia, obtener nueva información que antes no conocíamos, así que tuvimos que actuar rápido. Algunos incluso se vieron obligados a innovar rápidamente porque aún no existían las herramientas que pudieran permitir la agilidad en sus equipos financieros.

Durante el bloqueo de COVID-19, tuvimos que adaptarnos rápidamente a una situación nueva e incierta. Hay que dejar espacio para la incertidumbre, porque no se puede saber todo en un mundo como el nuestro que avanza tan rápido.

Los reporting financieros cambiarán. Usted y su empresa tendrán acceso a muchos más datos en el futuro, y debe averiguar para qué y cómo utilizarlos. Finanzas debe ser un asesor de confianza capaz de analizar y utilizar los datos para respaldar las decisiones. Al avanzar hacia la toma de decisiones basada en datos, ya no bastará con crear reports trimestrales, mensuales o semanales. La producción de cifras financieras será realizada en horas extras por robots, porque se necesitarán reports instantáneos. Debido a ello, el papel de los profesionales de las finanzas cambiará. Su papel evolucionará de productor de cifras financieras a analista de las mismas.

tendencias en las finanzas

4. Desarrollar capacidades para entornos en constante cambio

Un punto importante a tener en cuenta es que la digitalización, la agilidad y el cambio en la forma de trabajar en finanzas no consiste en recortar empleados. Se trata de facilitar y hacer más eficaz el trabajo de los empleados. En el futuro seguirá habiendo personas empleadas en funciones financieras, independientemente de la digitalización, la implantación de robots y otros programas informáticos. Pero el papel de estos profesionales de las finanzas y sus tareas cambiarán. Como ya se ha mencionado, la función pasará de ser la de un productor de cifras a la de un usuario [analyzer] de cifras, porque la empresa necesitará a alguien que interprete las cifras financieras y las sitúe en una perspectiva empresarial. Este aspecto es la razón por la que los humanos serán aún más importantes con la enorme cantidad de datos que estarán disponibles

Asumir un papel así también significa que hay que atreverse a salir de la zona de confort de vez en cuando y formar parte de la empresa como colaborador en la toma de decisiones. Así que sea curioso, pruebe nuevos métodos y programas, y atrévase a ir en nuevas direcciones. Siempre debe intentar desarrollar sus habilidades y formarse para capacidades radicalmente diferentes, porque lo necesitará para tener éxito en el futuro digital.

¿Le gustaría recibir más consejos sobre cómo puede aprovechar la reciente crisis COVID-19 para prepararse para el futuro en las finanzas?  Vea el webinar «CÓMO PUEDEN APROVECHAR LAS FINANZAS LA CRISIS PARA PREPARARSE PARA EL FUTURO« tendencias en las finanzas

08 Mar

Posted at 13:25h in Sin categorizar

La consolidación financiera y la elaboración de reporting se realizan desde hace mucho tiempo utilizando Excel, ya que los profesionales de las finanzas y la contabilidad tienen un largo historial de hacer de Excel su herramienta preferida. Siempre prevalecen tres razones principales: familiaridad, coste y facilidad para empezar.. Si bien hace 10 años estos argumentos podían ser válidos, en 2019 la situación es totalmente distinta. Desglosemos las razones por las que utilizar Excel para la consolidación de su grupo de empresas está desfasado y ya no es una opción viable.

Las razones por las que Excel ha dejado de ser la herramienta de consolidación preferida

1: La consolidación financiera en Excel es lenta, tediosa y propensa a errores.

Si utiliza Excel para la consolidación financiera y la elaboración de reports, lo más probable es que esté de acuerdo en que la elaboración de reports y la producción de los mismos cada mes ocupan una cantidad significativa de su tiempo, independientemente de lo familiarizado que esté con Excel. Mantener enormes hojas de cálculo con cientos de filas y columnas y numerosas subhojas no es tarea fácil. Además, la introducción manual de datos suele dar lugar a fórmulas incorrectas y enlaces rotos, lo que significa que acabará dedicando aún más tiempo a conciliar y corregir sus cifras. En muchos casos, pasará la mayor parte del tiempo haciendo números en Excel.

2: El costo de oportunidad de utilizar Excel para la consolidación financiera es elevado

Mucha gente que utiliza Excel para la consolidación financiera argumenta a su favor porque «es una herramienta gratuita». En cuanto a la compra, sí, Excel es gratuito. Sin embargo, con la consolidación financiera de Excel, sin duda dedicará horas y días valiosos a tareas que consumen mucho tiempo, como administrar hojas de cálculo, conciliar las cifras y los cálculos y ajustar las fórmulas, en lugar de dedicarlos a actividades que aportan valor, como proporcionar información ágil a su empresa. Para ser el director financiero o el ejecutivo financiero más eficaz y eficiente, el tiempo que dedique a analizar sus datos financieros y no financieros debe superar al que dedique a mantener sus hojas, calcular sus cifras y comprobar si hay errores. Si su tiempo de administración en Excel supera el tiempo que dedica al análisis financiero, es señal de que necesita una nueva solución para la consolidación financiera.

El verdadero costo de oportunidad radica en el valor que no consigue añadir a su grupo empresarial gracias a su posición y experiencia únicas. Como ejecutivo financiero, usted es la persona que sabe leer e interpretar un balance. Usted es quien mejor entiende lo que su empresa, por ejemplo, puede ganar optimizando el balance. Dispondrá de información valiosa sobre cómo maximizar los beneficios, reducir el capital circulante y aumentar la eficiencia financiera global de su grupo empresarial. La información que puede proporcionar a través del análisis financiero permite a la empresa acelerar y mejorar tomando las decisiones estratégicas y tácticas adecuadas. Sin embargo, sólo podrá ofrecer estas perspectivas si puede priorizar su tiempo correctamente y cambiar la proporción de sus tareas, de modo que dedique la mayor parte de su tiempo al análisis de reporting financieros y no a la creación de ellos.

Una vez entendido esto, surge la pregunta: ¿cómo se supone exactamente que va a añadir valor y ofrecer información valiosa a sus ejecutivos si tiene que dedicar la mayor parte de su tiempo a mantener sus hojas de cálculo de Excel?

 

Cómo dejar atrás la consolidación financiera en Excel

El primer paso para dejar atrás Excel para siempre es eliminar las tareas manuales y tediosas que conlleva la consolidación financiera. Estas tareas consumen la mayor parte de su tiempo, pero no añaden ningún valor real. Para desbloquear su creación de valor, necesita una solución que automatice parte de su trabajo manual y reduzca así el tiempo que dedica a preparar sus hojas de cálculo Excel. La solución es un software financiero automatizado. Al igual que su calculadora le ayuda a trabajar de forma más inteligente, los nuevos programas informáticos harán exactamente lo mismo.

El segundo paso es seleccionar el software financiero adecuado que pueda automatizar su consolidación financiera, sustituir a Excel y ahorrarle un tiempo valioso. A la hora de elegir el software, existen dos vías: las soluciones financieras in situ y las soluciones financieras basadas en la nube. El software financiero in situ, es decir, el que se instala localmente, proporciona más control a una empresa, pero es costoso y requiere instalación y actualizaciones in situ. El software financiero basado en la nube, es decir, el software al que puede acceder a través de su navegador web, es barato y ofrece una configuración prácticamente inmediata, así como actualizaciones instantáneas de los productos. Con las tendencias hacia la computación en nube y la adopción de servicios en la nube que siguen surgiendo en todas las industrias y sectores, una solución de software financiero basada en la nube es la elección correcta para mantenerse a la vanguardia y mantener una ventaja competitiva. Las soluciones basadas en la nube pronto serán la opción inevitable, lo que significa que, como profesional de las finanzas, es algo que debe ser una prioridad para usted ahora para evitar quedarse atrás. Este año, Deloitte informó de que el 41% de los ejecutivos financieros encuestados preveían que la tecnología en nube sería fundamental para sus organizaciones en los próximos años.

Deshágase de su flujo de trabajo improductivo

Es posible que dude en adoptar una solución basada en la nube o que incluso se muestre escéptico sobre el impacto que la automatización puede tener en su función como profesional de las finanzas. La clave, sin embargo, es comprender que la automatización le hace la vida más fácil. Automatice sus tareas repetitivas y ahorrele tiempo al tiempo que le de confianza en la exactitud de sus números. Supongamos que necesita añadir nuevas cuentas. ¿Cuánto tiempo le costará ese proceso? O piense en la complejidad de gestionar filiales extranjeras. ¿Cuánto tiempo dedica a trabajar entre varios tipos de cambio o a cómo contabilizar la propiedad y las acciones minoritarias? Con un software financiero automatizado a su disposición, ya no tiene que preocuparse de esas tareas: puede trabajar de forma más inteligente, no más dura. Ayude a convertir días o semanas de trabajo en minutos y horas para que pueda volver a centrar su tiempo en las responsabilidades de valor añadido propias de su puesto. Debe dedicar su tiempo a idear y ejecutar estrategias financieras que aumenten la rentabilidad, minimicen los costes y aumenten el flujo de caja para permitir un crecimiento que impulse a su grupo empresarial.

Con Excel se tarda, por término medio, de 2 a 3 días en hacer un reporting financiero completo. Con un software financiero automatizado basado en la nube, sólo se tarda una o dos horas, e incluso menos de una hora para algunos. Por lo tanto, si no quiere arriesgarse a quedarse atrás, debería seguir el camino de los demás directores financieros y reconsiderar Excel como su herramienta de consolidación preferida. En Konsolidator, somos especialistas en software en la nube para la consolidación financiera y la elaboración de reporting. Puede obtener más información sobre nuestra solución y descubrir cómo otros grupos empresariales como el suyo han automatizado su función financiera.

08 Mar

Posted at 13:25h in Consolidación Excel, Sin categorizar

CALCULAR EL IMPACTO REAL DE LOS DATOS DEFICIENTES EN FINANZAS ES LA CLAVE PARA EVITAR ERRORES EN FUTUROS REPORTING.

Aunque muchos de nosotros sabemos que nos arriesgamos a cometer errores dejando las grandes decisiones para el último momento, seguimos haciéndolo. Muchos de ustedes lo reconocerán de su vida personal, pero sin duda es válido para muchas decisiones contables. Ya sea por la premura de tiempo, el exceso de confianza, demasiadas tareas, manos insuficientes u otros motivos, a menudo vemos que los asientos de última hora salen mal, incluso cuando intervienen profesionales de las finanzas con experiencia. Pero, ¿por qué?

En este blog, investigamos la respuesta a esta pregunta – y la respuesta también contiene la clave para evitar errores en futuros reporting.

¿POR QUÉ SIEMPRE SALEN MAL LAS ENTRADAS DE ÚLTIMA HORA?

Los reporting de las entidades consolidadas suelen estar sujetos a múltiples controles locales. Su marco de control -en el que se suele trabajar intensamente con la ayuda de auditores y consultores cualificados- exige que todos los asientos se documenten, aprueben, comprueben y auditen. Además, los reporting locales suelen constituir la base de los indicadores clave de rendimiento, los planes de bonificación y los cuadros de mando integral locales. En sí mismo, esto requiere la debida diligencia en la presentación de reporting (lo que no quiere decir, por supuesto, que no se puedan encontrar errores y omisiones en la historia de la contabilidad, incluso hasta en la contabilidad realizada en subentidades o subsubentidades locales). Sin embargo, los ajustes contables finales, realizados a nivel de grupo, suelen correr a cargo de un grupo selecto de empleados.

Y este grupo de empleados suele ser crucial para finalizar los estados financieros del ejercicio. Es probable que en ella figure, por ejemplo, el Director Financiero de la empresa, que puede ser la única persona de la empresa que sepa si la empresa:

  • quiere reestructurar una división,
  • cerrar una fábrica,
  • detener una operación,
  • U otros

Este grupo de personas es el encargado de evaluar una posible deficiencia. Como consecuencia, es posible que los ajustes finales no estén listos hasta el último momento. Además, pueden ser llevados a mano a través de los libros por las mismas personas que preparan los ajustes. Pero si este es el caso, debe haber procesos que garanticen un enfoque rápido y preciso para evitar el riesgo de errores. La regla 1-10-100 ilustra su importancia.

APLICACANDO LA REGLA 1-10-100 A SUS HOJAS DE CÁLCULO EXCEL

Las hojas de cálculo de Excel son geniales para muchas cosas, pero no para los registros de auditoría. A menudo, manejamos mal estos ajustes de última hora en las hojas de cálculo.

A continuación podrá reconocer algunos de los tres ejemplos clásicos de errores fáciles con los que la mayoría de nosotros nos hemos topado (involuntariamente) en algún momento de nuestra carrera como profesionales de las finanzas:

1) Las fórmulas se sobrescriben con un valor. El director financiero evaluó el valor de la obligación, y es más rápido contabilizarla allí mismo en la hoja de cálculo de consolidación. Ya se preocupará otro día de esa anotación en el sistema contable.

2) Se añaden o eliminan celdas, filas o líneas, lo que más adelante en la hoja da lugar a totales y subtotales incorrectos.

3) No se ha documentado una regla para transformar una fuente de valor en un resultado. El tipo de cambio introducido entre la moneda de referencia de la entidad local y la moneda de consolidación es sólo un número en las celdas de la hoja de cálculo.

Teniendo en cuenta estos errores, veamos por qué es pertinente la regla 1-10-100.

En 1992, George Laboviiz y Yu Sang Chang desarrollaron el concepto de la regla 1-10-100. La norma sugiere que corregir los errores es más costoso que prevenirlos. De hecho, pasar de la prevención de un error a la detección multiplica por 10 el costo de un error. Y, si pasa a la corrección -o al fracaso-, ¡ese factor es 100! Relevante para todos los que hoy en día se dedican a las finanzas y pasan más tiempo corrigiendo errores que previniéndolos. Más aún gracias a las herramientas digitales de que disponemos para garantizar la calidad de los datos.. En realidad, usted lo sabe y nosotros lo sabemos: todo se reduce a la calidad de los datos a la hora de elaborar reporting.

LAS TRES FASES DE LA REGLA 1-10-100

Ilustremos la regla en detalle. La norma consta de tres fases, cada una de las cuales explica el costo de mantener la calidad de los datos.

EN LA FASE 1, LA DE «PREVENCIÓN», EL COSTO DE LOS ERRORES ES DE 1 DÓLAR.

Siguiendo esta regla, le costará 1$ verificar la exactitud de los datos en el punto de captura. Es la forma menos costosa y, con diferencia, más eficaz de garantizar la captura de datos limpios y precisos. En este punto, sus datos se originan y aún no han influido en otros datos, por ejemplo, el balance erróneo de su filial no ha afectado al resultado del grupo. Por lo tanto, es lógico que controlar los datos antes de que entren en el report sea siempre la opción preferible y menos costosa.

EN LA FASE 2, LA FASE DE «CORRECCIÓN», 1 $ HA AUMENTADO EXPONENCIALMENTE HASTA 10 $.

Ahora su 1 $ ha aumentado exponencialmente a 10 $. ¿Por qué? Los 10 dólares representan el costo creciente que suponen los datos incorrectos para su empresa cuanto más tiempo los deje. Más concretamente, si una filial ha entregado una cifra errónea, estos datos pasarán al balance, que entonces formará parte de los resultados del grupo: de repente, se corre el riesgo de ofrecer un resultado incorrecto. Y se tardará mucho más en encontrar y corregir el error.

EN LA FASE 3, LA DEL «FRACASO», LOS 10 $ SE HAN MULTIPLICADO POR DIEZ, HASTA ALCANZAR LOS 100 $.

Si no hace nada y no detecta el error, el coste aumenta a 100 dólares. Además, corre el riesgo de entregar datos llenos de errores involuntarios. Si no corrige los datos deficientes a tiempo, afectará a su resultado global. Y, sinceramente, ocurre con demasiada frecuencia en los informes financieros, tanto si lo reconoces tú como si lo hace tu colega. Pero el tiempo y el dinero que empleas en corregirlo y evitar que vuelva a ocurrir también han aumentado drásticamente de repente.

LOS MALOS DATOS LLEVAN A MALAS DECISIONES

Aunque todos estamos de acuerdo en que corregir datos deficientes es un problema financiero (y de tiempo), el mayor problema de los datos deficientes es que conducen a decisiones deficientes. Por tanto, hágale un favor a su empresa (y a usted mismo) y encuentre un método que permita procesar los datos con precisión. Un método que no le permitirá cometer fácilmente esos errores manuales que a menudo somos propensos a cometer, sobre todo cuando tenemos prisa y carecemos de un método de tratamiento de datos formalizado y estructurado.

Los estudios sugieren que casi 9 de cada 10 hojas de cálculo contienen errores. Y por errores entendemos acciones involuntarias con consecuencias negativas o no conseguir el resultado deseado. Por supuesto, todos estamos convencidos de que los errores no se aplican a nuestras propias hojas de cálculo de Excel, pero con 9 de cada 10 hojas de cálculo con errores, ¡el riesgo es alto!

Nadie es perfecto, y siempre hay un riesgo cuando en los procesos intervienen seres humanos.

Así pues, lo que hay que aprender es a identificar los procesos en los que pueden producirse errores y crear nuevos procesos en torno a ellos, lo que le ayudará a evitar esos errores la próxima vez que tenga prisa por terminar, por ejemplo, su consolidación.

En este momento, empiece por analizar detenidamente su solución Excel y evalúe si es la herramienta que debe utilizar para reporting complejos como su consolidación.

Además, sus auditores también investigarán sus hojas de Excel dentro de unas semanas o meses. Comprobarán que puede rastrear todos los importes de consolidación hasta su origen, y también se centrarán en los asientos de última hora.

PREVENIR ERRORES CON UNA ESTRUCTURA FORMALIZADA

Por supuesto, le recomendamos que utilice un programa de consolidación para evitar cometer errores involuntarios en sus asientos de última hora. Las ventajas de un sistema real frente a una solución de hoja de cálculo son muchas. Pero la ventaja especial para documentar esos asientos importantes es la estructura formalizada que le proporciona un programa informático de consolidación.

He aquí algunos ejemplos:

  • Un sistema requiere que se introduzca un asiento de forma estandarizada.
  • Un sistema le proporcionará -a usted y a sus auditores- una pista de auditoría.
  • Un sistema se asegura de que no pueda publicar una entrada con una sola pata.
  • Un sistema (a menudo) requiere que pida a compañeros con experiencia que realicen la entrada debido a la segregación de funciones entre empleados.
  • Un sistema calcula todas las entradas y no omite celdas ni columnas.

Incluso para las PYME, creemos que las ventajas del software de consolidación superan los costos. Si sólo tiene unas pocas entidades consolidadas en su grupo, lo más probable es que el proceso de consolidación no esté integrado en sus rutinas diarias: cada consolidación es una experiencia nueva, y hay que empezar de nuevo. En este caso, una solución de software de consolidación le dará ventaja.

Así que, si alguna vez se ha equivocado por una decisión de última hora, no adopte este hábito en sus modales contables. Póngase en marcha con un proceso de consolidación formalizado y deje de cometer errores en los asientos de última hora.


Obtenga una vista previa rápida de cómo puede ser su consolidación con una estructura formalizada en Konsolidator