Pasos sencillos para un cierre de mes sin problemas: Cumpla sus plazos y evite las presiones de tiempo
Si cada mes siente la presión de los plazos al realizar el cierre de fin de mes, probablemente se deba a que no cuenta con el procedimiento adecuado. Cuando se estresa por el cierre de fin de mes, no tiene tiempo de profundizar en los datos ni de ofrecer información financiera detallada a la dirección o al consejo de administración.
Si esta rutina mensual le resulta familiar, ¡esta es su guía!
Aquí hemos reunido consejos expertos de directores financieros y controllers financieros sobre cómo optimizar su proceso de trabajo de cierre de mes. Unos sencillos pasos pueden hacer que el cierre de fin de mes deje de ser engorroso y se convierta en un proceso de elaboración de reporting fácil y rápido en el que gane tiempo para destacar los resultados interesantes para la dirección.
Lo primero es lo primero: veamos la raíz de su problema y por qué el cierre de fin de mes suele ser estresante.
La presión del cierre del mes en pocas palabras
El cierre de fin de mes es un acontecimiento recurrente para los profesionales de las finanzas, así que ¿por qué siempre parece que el departamento financiero está presionado por el tiempo con esta tarea?
La respuesta a esta pregunta está en la forma de trabajar de los profesionales de las finanzas hoy en día. Debemos empezar a pensar de forma diferente sobre nuestros workflows. La forma en que construye su workflow es parte de la solución para evitar un proceso estresante al hacer el cierre de fin de mes.
La principal razón por la que usted y su equipo pueden estar apurados de tiempo al realizar el cierre de fin de mes puede ser que estén esperando a que termine el mes para empezar. En lugar de preparar las cosas para el cierre de fin de mes a lo largo del mes, lo hace todo a final de mes.
Por supuesto, sólo se pueden hacer algunas cosas a final de mes. Como controller o director financiero, sólo podrá empezar a trabajar cuando el contable haya hecho su parte y todos los balances estén listos. Sin embargo, si tiene la mayoría de las cosas listas antes de tirar de los saldos, puede evitar la presión del tiempo.
Hay muchas cosas que puede hacer de antemano para acelerar el proceso de elaboración de reporting. Por ejemplo:
- Preparar los reports de gestión
- Escriba a las filiales si va a haber cambios significativos
- Asegúrese de que sus herramientas de análisis están actualizadas
Estar preparado de antemano requiere un procedimiento para realizar el cierre de fin de mes. Quizá ya tenga un procedimiento en marcha, pero pregúntese: «¿Está funcionando de la mejor manera posible?».
Si su respuesta no es un «SÍ» claro y rotundo, ha llegado el momento de crear un procedimiento mejor.
Para ayudarle a crear un proceso óptimo de elaboración de reporting mensuales, exponemos 3 pasos fundamentales para crear un proceso de cierre de mes nuevo y mejorado.
Si tiene en cuenta los pasos que se indican a continuación en sus futuros reporting mensuales, el cierre de fin de mes será una tarea fácil de realizar en la que la premura de tiempo no será un gran problema.
3 pasos para cerrar el mes sin prisas
1. Elabore un plan de preparación sólido:
Lo más importante para evitar la presión del tiempo al hacer el reporting mensual en grupo es asegurarse de tener un plan para todo el procedimiento, de modo que todos los miembros del equipo sepan cuáles son sus tareas y plazos. Todo el mundo tiene que estar de acuerdo con este plan, por lo que es vital que elabore un calendario que muestre exactamente cuándo deben empezar las tareas, el tiempo estimado para completarlas y los plazos para cada una de ellas. Los plazos son una herramienta crucial para evitar el estrés y la presión del tiempo, ya que es la base y el marco de una buena preparación. Haga todo lo posible por adelantado para que sólo tenga que cerrar el reporting mensual con el último resultado en lugar de empezar de cero en el cierre de fin de mes a final de mes.
2. Automatizar las tareas manuales:
Considere la posibilidad de automatizar algunos procesos manuales de su workflow. Si dispone de software y sistemas que puedan aliviar su carga de trabajo, tendrá la garantía de que los reporting mensuales serán más rápidos, sencillos y precisos. Por ejemplo, supongamos que dispone de un sistema de facturas para aprobar gastos o de un programa informático para hacer la consolidación financiera automáticamente; todo ello mejorará la calidad de su trabajo, aliviará su carga de trabajo y le permitirá disponer de más tiempo. Con tiempo adicional, puede sumergirse en sus datos y encontrar resultados clave que le gustaría explicar a la dirección, ayudándoles así a comprender mejor el negocio y a mejorar la toma de decisiones de todo el grupo.
3. 3. Contratar a los empleados adecuados:
Por último, es importante que coloque a los jugadores adecuados en los lugares adecuados. Disponer de un plan sólido para preparar el cierre de fin de mes y del software financiero más moderno no sirve de nada si no se cuenta con los empleados adecuados.
Asegúrese de contar con un equipo que cubra las distintas competencias necesarias para el procedimiento de elaboración de reporting. No todo el mundo tiene que ser un experto en tecnología o manejar bien la consolidación financiera o los intereses minoritarios. Sin embargo, cada uno debe ser experto en un aspecto del reporting para contribuir al resultado final. Por último, pero no por ello menos importante, es crucial que todos los miembros del equipo estén de acuerdo con el procedimiento de fin de mes, para que no haya retrasos por culpa de alguien que tenga una agenda diferente. Todos los miembros del equipo deben estar de acuerdo con todo el proceso de cierre del mes. No dé por sentado que el equipo entiende el procedimiento de la misma manera, sino asegúrese de comunicarlo explícitamente para que todo el mundo esté de acuerdo.
Ahora, todo lo que le queda por hacer es aplicar estos cambios en su workflow y proceder para el cierre de fin de mes. Cambiar métodos, rutinas y comportamientos no siempre es fácil. Sin embargo, puede serlo si se utilizan conocimientos básicos sobre el comportamiento humano y los desencadenantes que nos hacen actuar fuera de nuestra rutina normal. En términos profesionales, se denomina «nudging».
Cómo puede ayudarle el nudging a implantar su procedimiento optimizado de fin de mes
El nudging es bien conocido en el negocio de las ventas y el marketing, pero puede utilizarse en cualquier situación en la que desee ver un cambio de comportamiento por parte de sus compañeros y empleados. Por ejemplo, cuando desee implantar un nuevo proceso de trabajo o procedimiento de información.
El concepto de nudging abarca el método cognitivo y psicológico de crear con éxito y rapidez un cambio en un determinado comportamiento. Nudging significa orientación y garantiza que la decisión correcta sea fácil de tomar. La técnica se basa en el instinto humano. Por eso, cuando guíe a sus colegas para que tomen la decisión correcta -como decidir seguir un nuevo procedimiento de elaboración de reporting mensuales-, debe plantearse cómo hacer que la decisión correcta sea fácil de elegir.
Cuando quiera implantar nuevos métodos y rutinas en el departamento financiero, conozca las rutinas diarias de su función financiera actual y aprenda de ellas. Analice cómo puede asegurarse de que cualquier procedimiento nuevo se integre bien con los ya existentes y considere cómo puede optimizar las rutinas que ya tiene en marcha en su departamento financiero.
Obtenga más información sobre cómo optimizar sus reporting mensuales aquí.
Autores:
Lianne Gatti, Directora de UKI, Konsolidator