¿Le parece abrumadora la IA en las finanzas?
Basándose en sus muchos años buscando las mejores herramientas para automatizar las tareas redundantes en la elaboración de informes como director financiero de grupo y ahora fundador de una herramienta de elaboración de informes, Claus Finderup Grove comparte sus 8 ejemplos prácticos para el uso de la IA en la elaboración de informes de grupo.
«Todo el mundo habla de IA, pero puede ser difícil navegar en la jungla de la IA. Sin embargo, es esencial recordar que incluso los pasos más pequeños pueden conducir a transformaciones significativas. Cuanto mejor utilice su departamento financiero la IA y la automatización, más pruebas podrá realizar, y la alfabetización vendrá sola.
La alfabetización en IA significa tanto conocer sus ventajas como sus limitaciones».
Un buen punto de partida es la cartografía de las cuentas locales
En Konsolidator tenemos grandes ambiciones con respecto a la IA y creemos que será una herramienta vital, por ejemplo, en la elaboración de presupuestos y forecast. Aun así, también creemos en probar y aprender su potencial.
Hace un par de meses, empezamos a probar las posibilidades de utilizar la IA para que los informes de grupo sean aún más sencillos y lleven menos tiempo. Dado que todo nuestro software está diseñado para automatizar el proceso completo de elaboración de informes de grupo, uno de los componentes que seguía siendo manual era la asignación de cuentas locales. En menos de una semana, teníamos nuestra primera versión de una función de mapeo, una función que, incluso con la automatización, seguía siendo muy manual. Y el resultado fue fantástico.
En el vertiginoso mundo de las finanzas, mantenerse por delante de la competencia, retener a los mejores talentos y garantizar la precisión de los datos es primordial. Pero siempre se plantea la cuestión de cómo los profesionales de las finanzas pueden alcanzar estos objetivos en medio de una reglamentación y unas normas en constante evolución.
La respuesta está en no limitarse a hablar de las ventajas de la automatización, sino en explorar realmente el poder de la inteligencia artificial (IA) y la automatización utilizándolas para crear procesos de trabajo más inteligentes y mejores, y poniendo a prueba las posibilidades.
«No pienses en la IA como una moda, sino como una poderosa herramienta que mejorará nuestro trabajo de forma significativa. El único requisito es aprender a utilizarla correctamente».
La elaboración de mapas, por ejemplo, no es la parte más emocionante de los informes de grupo y se considera una tarea puntual, pero que requiere mucho tiempo. Con el lanzamiento de ChatGPT y otras herramientas de IA, la barrera se ha roto y todo el mundo puede aprender a utilizar la IA.
En los informes de grupo, hemos detectado 8 áreas específicas en las que la IA nos permite actualizar procesos obsoletos para convertirlos en formas de trabajo más innovadoras y eficientes, entre ellas:
- Informes
- Estrategia
- Integraciones
- Disponibilidad y agrupación de datos
- Productividad
- Previsión de tesorería
Beneficio #1: De los informes pasados a las predicciones futuras
Históricamente, los equipos financieros han destacado en la elaboración de informes sobre datos financieros pasados, como el reconocimiento de ingresos, las auditorías de costes y la supervisión del cumplimiento. Aunque los directores financieros son ahora expertos en prever las cuentas de resultados, predecir el balance sigue planteando retos, sobre todo en lo que respecta al capital circulante neto.
Podemos ver cómo la IA impulsa a los directores financieros hacia el futuro proporcionándoles capacidades predictivas basadas en datos. Como la IA puede ver patrones en el pasado que el ojo humano no puede e incluir factores externos, lo cual es imposible para nosotros, los equipos financieros pueden prever métricas financieras y predecir reacciones de la competencia, respuestas de los clientes y riesgos emergentes. Imagine la capacidad de prever los riesgos más importantes para el año próximo.
«La IA equipa a los directores financieros con herramientas basadas en datos, posicionándolos en la vanguardia de la toma de decisiones estratégicas de una manera que antes era inalcanzable .»
Beneficio #2: Optimización de los informes de grupo con la automatización
Hoy en día, la mayoría de los departamentos financieros utilizan un sistema ERP, y cada vez son más los que migran a la nube. Pero imagine que tuviera que anotar cada transacción en un libro mayor y hacer manualmente todo lo que hace un sistema contable: supongo que no es un escenario que quiera experimentar.
Entonces, ¿por qué estamos tan empeñados en mantener otras tareas en Excel, tareas que tal vez ni siquiera aporten valor en términos de beneficios, pero que deben hacerse debido a la normativa?
En finanzas, los informes son tan buenos como los datos en los que se basan. Con la proliferación de las soluciones digitales y la automatización, acceder a los datos y utilizarlos nunca ha sido tan fácil. Para crear informes más influyentes, tenga en cuenta dos factores fundamentales:
- Flujo de datos automatizado: ¿Su flujo de datos funciona de forma fluida y automática?
- Acceso completo a los datos: ¿Tiene acceso a todos los datos que necesita?
La automatización de procesos, como la integración de datos desde su sistema ERP, proporciona más datos y facilita las comparaciones, algo esencial para tomar decisiones con conocimiento de causa.
Beneficio #3: Alineación estratégica: Informes de gestión y estrategia de la empresa
Los informes de gestión deben ajustarse estrechamente a la estrategia de la empresa. Aunque pueda parecer de sentido común, sólo el 24% de los departamentos financieros vinculan actualmente sus indicadores clave de rendimiento (KPI) con la estrategia corporativa, según PwC. Con la IA y la automatización, puede alinear automáticamente los informes con los KPI de forma más rápida.
Pero para cambiar esto hay que plantearse primero estas preguntas:
- ¿Apoya su informe la estrategia de la empresa, incluidos objetivos como la entrada en nuevos mercados?
- ¿Supervisa los criterios de éxito, como la cuota de mercado y la captación de nuevos clientes?
- ¿Analiza los resultados de los indicadores clave de rendimiento existentes o se limita a informar sobre ellos?
Cambiar los KPI para apoyar la estrategia mejora la toma de decisiones y garantiza que la planificación de previsiones se centre en objetivos específicos.
Beneficio #4: IA y relaciones de datos: Un catalizador para la eficiencia
La automatización y las soluciones digitales son fundamentales para mejorar el tratamiento de datos. Por ejemplo, nuestro propio software, Konsolidator, que simplifica la consolidación financiera desde la carga de datos hasta el informe final del grupo. Con este software, los directores financieros de los grupos pueden garantizar la coherencia de los datos en todas las filiales y regiones y elaborar informes de gestión rápidos y sin errores. Utilizar Excel para consolidaciones complejas cuando se dispone de una herramienta basada en IA y automatización tiene menos sentido que antes. Y lo mismo ocurre con muchas otras tareas manuales.
Beneficio#5: superar los retos de varios sistemas ERP
Para muchas organizaciones, utilizar varios sistemas ERP es una realidad debido a fusiones, adquisiciones, exigencias normativas o simplemente porque «siempre ha sido así…». Sin embargo, problemas como la exactitud de los datos, la puntualidad de los resultados y la optimización de los recursos suponen un riesgo importante para la calidad de los resultados. La falta de integración del sistema agrava estos problemas.
Vemos una tendencia cada vez mayor a que, cuando los grupos se convierten a ERP en la nube, se elija el mismo sistema ERP para la mayoría de las filiales, si no para todas. Todas las ventajas de los complementos basados en la nube (apps) se materializan al disponer del mismo sistema ERP en todas las filiales. El software basado en la nube ofrece rápidas posibilidades de integración, estandariza los procesos más allá de las fronteras y garantiza que todos sigan la misma metodología. Así que aquí tenemos otra oportunidad de aprovechar la automatización y la IA, ya que todas las filiales pueden adoptar la misma metodología de IA y obtener resultados aún mejores.
Beneficio #6: AI-Powered Finance: El futuro ya está aquí
La IA está remodelando las finanzas, automatizando tareas repetitivas y liberando a los profesionales para que se centren en el análisis.
La nube, la IA y otras posibilidades de digitalización siguen teniendo fama de convertirse en proyectos de implantación masiva. Pero con las herramientas de IA a nuestra disposición, como ChatGPT, las oportunidades están al alcance de todos.
La clave está en fomentar una cultura de conocimiento de la IA en el equipo financiero y la organización. Si mejora las competencias de su equipo, podrá aprovechar todo el potencial de la IA. Déjales que jueguen con la IA, quizá con alguien del departamento de TI, o crea un grupo de trabajo. Empieza con algo inofensivo y adquiere experiencia.
Dejar que dependa de cada empleado no sólo aumenta la productividad, sino que mitiga los riesgos.
Encuentre las herramientas de automatización que agilizan los procesos, reducen los errores y aceleran las operaciones. No sólo ahorra tiempo, sino que también garantiza la exactitud de los datos en su departamento financiero.
Beneficio #7: Dominio del presupuesto y la tesorería: La clave del éxito financiero
Presupuestar, prever y gestionar la tesorería son aspectos fundamentales de las finanzas. Recortar gastos no es una opción. Por lo tanto, aquí hay que invertir en comprender el negocio, la dinámica del mercado y la importancia de realizar predicciones precisas.
Considere la posibilidad de incorporar la IA en la previsión del flujo de caja. Imagínese un conjunto completo de balances de grupo, incluido el capital circulante neto, preparado sobre la base de la IA. Un modelo de IA que incluya patrones del pasado junto con factores exógenos que no podemos imaginar aportará un valor increíble a la toma de decisiones.
Beneficio #8: La revolución de la IA: Tantear el terreno y aprender de los datos
A medida que la IA evoluciona, es esencial probar a fondo y aprender de los cálculos antiguos para aprovechar su valor. Hemos avanzado mucho en la previsión de las cuentas de resultados y los flujos de tesorería, pero el capital circulante neto sigue siendo un reto.
En conclusión, la IA y la automatización están revolucionando los departamentos financieros. Al adoptar estas tecnologías, los directores financieros y los profesionales de las finanzas pueden redefinir los informes, impulsar una mejor toma de decisiones y posicionar a sus organizaciones para el éxito en un mundo cada vez más impulsado por los datos.
No espere: el futuro de las finanzas ya está aquí y es hora de aprovechar las oportunidades que ofrece.
Roma no se construyó en un día. Pero recuerde que incluso los pequeños cambios pueden tener un impacto significativo. Empieza por encontrar tareas en tu propio trabajo que sean repetitivas, requieran mucho tiempo y se parezcan a algunas de las mencionadas anteriormente, como nuestro Mapeo de cuentas locales.
Autores:
Claus Finderup Grove, Director General de Konsolidator
