El reto de utilizar varios sistemas ERP para su consolidación
Uno de los mayores retos a los que se enfrentan los profesionales de las finanzas de grupo en la consolidación es el uso de diferentes sistemas ERP en las distintas entidades del grupo consolidado. Así que, si es uno de los que está atrapados en esta situación, antes de hacer nada lea este blog y aprenda a lidiar con el problema y a solucionarlo.
¿Por qué ha llegado a esta situación?
En primer lugar, analicemos por qué tantos profesionales de las finanzas colectivas acaban enfrentándose a este reto y por qué la mayoría no lo previeron desde el principio y se aseguraron de evitarlo. Bueno, aquí hay una conjetura:
Cuando configure sus cuentas en sus diferentes entidades, tiene un par de opciones obvias, para empezar:
1) Se copia/pega el plan contable de una entidad a otra. Fácil, y se asegura el mismo plan contable en las distintas entidades.
2) Pide a su departamento de contabilidad local que configure su plan contable. Aquí, a menudo se garantiza el cumplimiento de los requisitos locales, gracias a la participación de expertos en la materia. Algunos países exigen un plan contable específico y, por supuesto, usted no querrá incumplirlo desde el primer día.
En cualquier caso, las cosas suelen cambiar con el tiempo.
Aunque haya optado por la opción 1, en la que copia/pega el plan contable de una entidad a otra, verá que se añaden, modifican o suprimen cuentas y, dentro de unos años, lo más probable es que el plan contable tenga un aspecto bastante diferente al inicial.
El problema del plan contable local
Los planes contables locales son convenientes para cumplir los requisitos locales. Si pide a un controller, auditor o asesor local que le ayude a configurar el plan contable, obtendrá exactamente esa experiencia local en la materia, lo que facilita la configuración de los estados financieros obligatorios, la declaración de la renta imponible local y otros tipos de reporting locales.
Sin embargo, a efectos de consolidación, puede estar buscando algo completamente distinto: en este caso, son los principios contables y la estructura de la empresa matriz los que guían los requisitos. Los ingresos o costos en las cuentas consolidadas pueden significar algo completamente diferente a los ingresos o costos en las finanzas locales estatutarias.
Veamos dos ejemplos para ilustrar este punto:
- Una fábrica que elabora estados financieros locales con una cuenta de pérdidas y ganancias en la que figuran las ventas, el costo de las mercancías vendidas, los gastos de venta, generales y administrativos, la depreciación, etc., se considera una mera entidad de producción en los estados financieros consolidados, ya que todos los costos van al costo de las mercancías vendidas y todas las ventas se eliminan de todos modos (como ventas entre empresas). En realidad, este es un ejemplo de la diferencia entre organizar la cuenta de pérdidas y ganancias en función de los gastos.
- ¿Las pérdidas o ganancias de las inversiones se incluyen en Partidas financieras o en Otro resultado global? En este caso, a menudo se observan diferencias de clasificación entre los estados financieros de las entidades y los estados financieros consolidados.
También se pueden encontrar múltiples ejemplos en el proceso de eliminación: se compensan los saldos entre empresas, se reclasifica el fondo de comercio, se anulan las operaciones entre empresas, etc.
La solución fácil
Algunos sistemas ERP permiten duplicar los números de cuenta;
- un conjunto de números de cuenta para la contabilidad legal local
- un conjunto para el proceso de consolidación y los estados financieros consolidados.
Sin embargo, puede que usted no sea tan afortunado, sobre todo si no ha optado por ese sistema ERP algo caro.
Entonces, ¿cómo facilitar su consolidación, si está atascado con un conjunto diferente de cuentas sin mirar a otro (caro) sistema ERP?
1) Reconozca que simplemente tiene conjuntos diferentes y utilice una herramienta de consolidación que corrija la contabilidad EN el proceso de consolidación (y no ANTES).
2) Aceptar que es un cuento de nunca acabar mantener los planes contables alineados y equilibrar los requisitos locales con los de la consolidación.
3) Construya su consolidación sobre su ERP con un software de consolidación.
De este modo, puede tener tantos conjuntos de cuentas diferentes como entidades declarantes, y aun así obtener la consolidación correcta. Sólo tiene que asignar el conjunto local de cuentas al lugar que les corresponde en la consolidación y, a continuación, cargar los datos ERP directamente en el software de consolidación: su asignación se asegurará de que todo acabe en el lugar correcto en la consolidación.
Por supuesto, puede añadir, cambiar o eliminar una cuenta de vez en cuando, pero entonces simplemente asigne la cuenta añadida también – es un paso puntual que necesita tomar; después de eso todo vuelve a estar en su lugar. Cuando utilice Konsolidator como solución de consolidación sobre su sistema ERP, le avisará inmediatamente si una cuenta no está asignada en ningún sitio o si ha sido eliminada.
Incluso si su grupo no es tan grande, las ventajas de un sistema superan los costos, incluso en comparación con una simple hoja de cálculo de consolidación de configuración que vemos más a menudo que los pequeños grupos comienzan con (hasta que se vuelve demasiado complejo). Especialmente para las PYME que sólo hacen la consolidación una vez al año, eso hace que sea aún más difícil recordar esos diferentes conjuntos de números y, por lo tanto, aún más relevante con una herramienta estandarizada para apoyar la consolidación. Una herramienta de consolidación le ayudará a superar esas dificultades que, por cierto, son aún mayores cuando hay que trabajar con distintos sistemas ERP y distintos planes contables en todas las entidades. ¿Por qué no empezar hoy mismo con una estructura formalizada y obtener una vista previa rápida de cómo puede quedar en Konsolidator?
