5 maneras de realizar la consolidación financiera y reporting de tu grupo
Si utiliza Excel para su consolidación, estos aspectos destacados son para usted. En un webinar reciente, Jette Thelin destacó las posibilidades y limitaciones de Excel para la consolidación de grupos. A pesar del amor de los profesionales de las finanzas por Excel, la herramienta puede llegar a ser frustrante cuando la complejidad de la estructura del grupo alcanza sus límites.
PwC Noruega en su Informe de Consolidación, destacaron aún más la importancia de automatizar la consolidación y agilizar la elaboración de reporting para los grupos.
Lo que obtendrá de la lectura:
- Un poco sobre el amor de las finanzas por Excel: por qué todos los contables adoran Excel.
- Una visión de las muchas otras posibilidades que ofrece la consolidación financiera.
- Qué soluciones ofrece Konsolidator.
A todos los financieros les encanta Excel: es fácil entender por qué
Como profesional de las finanzas, la forma de abordar esta tarea de automatizar y agilizar el proceso de consolidación es individual. Pero una forma que no es la automatización es permanecer en Excel. Y antes de que venga con todas sus excelentes razones para quedarse con Excel, sepa que a TODOS NOS encanta Excel en finanzas – y que no cuestionamos su nivel de habilidad. Lo que cuestionamos son las oportunidades que se pierden por permanecer en un software que exige, francamente, demasiado tiempo. Un consumo de tiempo que no hará sino aumentar a medida que su empresa crezca en tamaño y complejidad, y su tiempo es valioso.
En el webinar, Jette, antigua Directora Financiera y Directora de Finanzas, compartió su amor y, bueno, su «menos amor» por Excel. Sobre todo cuando la empresa pasa a depender de una hoja de cálculo demasiado compleja. Jette ha trabajado en el ámbito de las finanzas y la gestión, y ha experimentado muchos de los retos a los que se enfrentan hoy en día los departamentos financieros. Además, se ha centrado en encontrar las herramientas adecuadas para resolverlos.
«He trabajado mucho con Lean, buscando las herramientas adecuadas para digitalizar las funciones financieras. Y, sí, eso ha sido genial y muy emocionante, pero también sé que siempre hay muchos proyectos dentro de un departamento financiero.»
Quedarse o no quedarse… en Excel
Es fácil entender por qué los profesionales de las finanzas adoran Excel; Excel es excelente para ordenar los datos por sí solo gracias a su flexibilidad, y es reconfortante trabajar en algo a lo que estás acostumbrado y conoces:
- Puede hacer sus cálculos.
- Puede hacer que sus diagramas quepan en una presentación de Excel.
- Las fórmulas ya están incorporadas en Excel, pero también puede crear las suyas propias.
- Ya forma parte de su licencia de Microsoft.
Sin embargo, cuando su flexibilidad y tus habilidades alcanzan sus límites, resulta frustrante trabajar en ella. Por lo tanto, estos dos deben ser sus indicadores clave de cuándo parar. No sigas haciéndolo más grande: corres el riesgo de complicarlo tanto que requiera demasiado de tu tiempo. Para cuando:
- Lleva tiempo hacer los cálculos.
- Se bloquea, tal vez porque la hoja de Excel es demasiado grande.
- Empiezas a encontrar enlaces rotos, errores o fórmulas erróneas.
- No se puede trabajar con más versiones de datos.
- Y lo que es aún más importante, todo tu equipo financiero depende de la persona que creó la hoja.
Pero si todavía crees que el amor supera a la negatividad y quieres un corte claro para cuando debes pasar de tu amada hoja de cálculo.
Ejemplo: Cuando la complejidad de la estructura del grupo es demasiado grande para excel
A continuación se muestra un ejemplo de una estructura de grupo demasiado compleja para la querida hoja de cálculo. Con subgrupos, y eliminaciones múltiples, este ejemplo no es para Excel; es demasiado avanzado, con demasiadas capas.
Panorama de las distintas posibilidades de consolidación
Si estás pensando en automatizar tu proceso de consolidación, existen múltiples posibilidades fuera de Excel, aunque Excel sigue siendo una forma de hacerlo. En la imagen, puedes ver cinco, incluido Excel; veámoslos y sus puntos fuertes y débiles:
Excel – la solución más manual
Ya hemos hablado de cuándo hay que alejarse de Excel. Esto no significa que no pueda utilizarse para la consolidación, especialmente cuando se trata de un grupo muy pequeño, pero tiene limitaciones. Definimos un grupo pequeño con menos de cinco entidades y una estructura sencilla.
Excel está muy hecho a medida, ya que has creado toda la hoja de cálculo desde cero y probablemente eres el único que se atreve a editarla. Para un grupo pequeño sin una estructura compleja y con conocimientos internos de Excel, puedes construirlo.
A nivel contable, no está hecho para la contabilidad propiamente dicha, sobre todo porque no se pueden hacer contabilizaciones, no se pueden hacer finanzas normales, pero, por supuesto, se pueden mostrar datos y calcularlos. Sin embargo, cuando su complejidad aumenta, el nivel de destreza que requiere se vuelve excepcionalmente alto, sobre todo si desea crear un documento de trabajo más flexible y sin errores.
ERP: agregación de cifras
Luego está el sistema ERP (contabilidad). Si todo su grupo utiliza el mismo sistema y no tiene ninguna complejidad, el ERP es una posibilidad. Puede ser on-prem (a medida) o en la nube (estandarizada). En comparación con Excel, eliminará el tiempo dedicado a mantener una hoja de cálculo. Sin embargo, agrega las cifras en lugar de llevar una contabilidad adecuada. La contabilidad adecuada es donde se obtiene ayuda para realizar cálculos automatizados específicos de la consolidación, como eliminaciones, traspasos, tipos de cambio y asientos de ajuste. Y tendrás que vigilar si puede crear un cash flow y un presupuesto.
Pero lo bueno de las soluciones ERP es que muchas tienen versiones en la nube, que son muy fáciles de integrar con otras soluciones de consolidación.
Bi soluciones – agrupar y analizar números
Las soluciones Bi también pueden ser buenas si se consolidan grupos pequeños. Sin embargo, las soluciones Bi son estupendas para analizar cifras y más útiles dentro de las ventas y sus datos. Es una solución realmente fascinante cuando quieres conocer todos los costes relacionados, por ejemplo, con las ventas, porque actualiza tus cifras a diario, de modo que las obtienes rápidamente.
Sigue estando más cerca de la agregación que de la consolidación propiamente dicha. Y construyes tu Bi contra Excel. Así que, de nuevo, se requieren conocimientos avanzados de Excel para finalizar la consolidación.
Los tres que acabamos de mencionar están bien a su manera, pero si optas por ellos, es esencial que analices tu grupo y veas qué necesita, y no los elijas sólo porque los conoces.
CPM – el grande
Todos conocemos los grandes sistemas CPM heredados, que llevan años en el mercado. Una excelente solución de consolidación para grupos enormes que ayuda a racionalizar los datos de consolidación con un alto nivel de complejidad. Si su grupo suele ser demasiado grande para las soluciones habituales, se adquieren los sistemas CPM, normalmente construidos on-prem y personalizados según sus necesidades. Hoy en día, también se pueden encontrar algunas versiones en la nube. Sin embargo, tanto on-prem como en la nube requieren expertos para gestionar sus funcionalidades debido a la complejidad y las posibilidades de CPM. Por ejemplo, las funcionalidades añadidas incluyen soluciones de presupuesto/planificación.
Una herramienta excelente que puede realizar una consolidación adecuada, pero que está muy orientada a los consultores. Como estas soluciones heredadas se dirigen a grupos grandes y complejos, pueden ser un poco complejas de utilizar, pero de nuevo depende de la complejidad de la consolidación de su grupo.
Konsolidator: el normalizador
Nuestra solución, Konsolidator, es otra forma de hacer consolidación. Si tu empresa es demasiado grande y avanzada para Excel, pero demasiado pequeña para comprar el software heredado, Konsolidator puede ser la solución.
Konsolidator es un software estandarizado y flexible para pequeñas y medianas empresas. Significa que es 100% en la nube. Puede crear empresas y usuarios sin necesidad de recurrir a consultores externos. Lo que obtienes es lo que necesitas para hacer una consolidación adecuada: tan fácil de usar como Excel, obtienes datos racionalizados para tu grupo y no dependes de una sola persona.
Este software está diseñado para la consolidación y nada más. Integrarlo con el software de contabilidad ya existente de los usuarios es sencillo, con lo que se crea un flujo de datos completo.
Conclusión
En conclusión, si eres un profesional de las finanzas que busca automatizar y agilizar tu proceso de consolidación, hay muchas opciones disponibles fuera de Excel. Aunque Excel sea una herramienta muy apreciada por muchos contables, sus limitaciones pueden resultar frustrantes y consumir mucho tiempo a medida que la empresa crece en tamaño y complejidad. Si consideras otras opciones, puedes mejorar la precisión, reducir los errores y liberar un tiempo valioso para tareas más estratégicas. Opciones como sistemas ERP en la nube, soluciones BI o software de consolidación especializado como Konsolidator.
Las cinco soluciones de consolidación presentadas en el webinar fueron Excel, ERP, BI, CPM y Konsolidator. Excel es la solución más manual que requiere conocimientos avanzados de flexibilidad y documentos de trabajo sin errores. ERP es adecuado para grupos que utilizan todos el mismo software de contabilidad sin ninguna complejidad y estandariza el proceso de consolidación. BI es ideal para analizar y agrupar cifras, pero está más cerca de la agregación que de la consolidación propiamente dicha. Las soluciones CPM tienen un precio mucho más elevado, pero ofrecen funciones de consolidación más completas que los ERP. Konsolidator es una solución fácil de usar y rentable que ofrece la funcionalidad de un CPM.
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