¿Está implantando RPA en su función financiera? Aprenda las mejores prácticas del NTG


Un caso de cómo trabajar de forma más inteligente con RPA: Qué evitar y cómo hacerlo.

¿Cómo automatizar fácilmente algunas de las tareas más repetitivas y tediosas del flujo de trabajo diario de su departamento financiero?

Es una pregunta que la mayoría de los directores financieros deberían plantearse hoy en día, ya que el papel de toda la función financiera y de los profesionales de las finanzas está cambiando con el aumento de la digitalización de las empresas en todo el mundo. Poco a poco, los Directores Financieros están dejando de ser meros calculadores de números que trabajan entre bastidores. En su lugar, los profesionales de las finanzas no recopilarán datos detrás de la mesa, sino en la organización. La automatización robótica de procesos (RPA) es interesante desde este punto de vista.

Pero, ¿qué debe tener en cuenta a la hora de implantar RPA, qué retos específicos puede ayudarle a superar y cómo utilizar RPA de la forma más inteligente posible en la función financiera?

El Grupo Nórdico de Transporte (NTG) da su opinión al respecto. En esta entrada de blog, aprenderá cómo NTG utiliza RPA a diario para mejorar sus reporting financieros. Siga leyendo para obtener más información sobre las enseñanzas y experiencias de NTG en la implantación de RPA en la función financiera.

Deje que RPA le ayude a centrarse en las tareas que aportan valor.

Las empresas y los empleados nunca han estado tan ocupados como ahora y, del mismo modo, los volúmenes de datos se disparan. Para satisfacer la creciente demanda de asesoramiento financiero que puede ayudar a los directivos a tomar las mejores decisiones posibles, los profesionales de las finanzas tienen que salir a la calle y hablar con las personas de la organización para recopilar datos y producir la tan necesaria información financiera en profundidad.

Influir en la toma de decisiones va a ser pronto el principal trabajo de los profesionales de las finanzas. La RPA puede ser una solución inteligente para dedicar tiempo a la información financiera, al análisis financiero en profundidad y a la gestión del asesoramiento.

Se ha demostrado que la implantación de RPA crea un workflow más eficiente, minimiza los errores y ahorra tiempo, que puede ser usado en tareas más cognitivas y exigentes. Nordic Transport Group (NTG) ha implantado RPA en su departamento financiero y ha adquirido una valiosa experiencia precisamente en este ámbito. Esta es su opinión sobre RPA y el papel del profesional de las finanzas:


«Tenemos tiempo para entablar diálogos profesionalmente interesantes y asumir tareas que consideramos divertidas y profesionalmente desafiantes. Nuestros empleados pueden utilizar sus habilidades y formación profesional y no aburrirse realizando tareas administrativas, estas simplemente se automatizan con RPA.»

Morten Wied, Director Financiero del Grupo NTG.


El objetivo de la RPA es minimizar el trabajo manual que los empleados realizan a diario, que es para lo que NTG ha utilizado la RPA: automatizarlo y sustituirlo por robots.

Qué hacer y qué no hacer en RPA

NTG empezó desde cero al implantar RPA en el departamento financiero. Por ello, saben qué hacer y qué no hacer. También saben cómo empezar. El equipo empezó recogiendo los frutos más fáciles de recolectar y, a partir de ahí, fue rápido con la implantación de RPA en el resto de los procesos de elaboración de reporting debido a la agilidad de la misma.

Una gran parte de la implementación de RPA en su función financiera consiste en contar con las personas adecuadas y crear una cultura con la mentalidad adecuada para RPA. Eso no se hace de la noche a la mañana, sino que lleva tiempo y forma parte de un proceso que, a largo plazo, beneficiará no sólo a su función financiera, sino a toda su empresa en términos de reducción de errores y del tiempo dedicado a tareas manuales, repetitivas y tediosas.

El equipo financiero de NTG se encontró con dificultades cuando intentó imponer soluciones RPA sobre tareas no aptas para ello.

¿Cómo evitarlo? 

Es un error fácil de evitar. NTG cuenta con un empleado dedicado a la optimización de RPA. Encargar a un empleado la tarea de crear un canal, gestionar y facilitar estos proyectos de RPA ha resultado beneficioso para NTG. Gracias a este factor han obtenido grandes resultados.

Para ayudarle, he aquí algunos puntos para los que la RPA es especialmente adecuada:

  • Tareas que se basan en un conjunto de normas y contienen datos almacenados digitalmente.
  • Los procesos con gran volumen de datos y un elevado porcentaje de errores manuales, en los que intervienen muchos sistemas/personas/pasos, están hechos a medida para los robots.

A modo de ejemplo, la RPA cumple tareas como:

  • Comprobación y contabilización de facturas de proveedores, carga de archivos de depósitos bancarios en su sistema ERP y gestión de notas de crédito.
  • Carga de balances de sumas y saldos de varias empresas de su grupo corporativo en una herramienta de consolidación o elaboración de reporting.

Cómo utilizar la RPA para trabajar de forma más inteligente en la función financiera

La implantación de RPA en el departamento financiero de NTG ha permitido al equipo financiero ahorrar tiempo en cálculos y cuentas fundamentales. Antes, el equipo tardaba tres semanas en fabricar estas figuras únicas. Ahora, gracias al RPA, se tarda 1,5 días laborables. RPA ha creado valor en el departamento financiero de NTG, ahorrando tiempo en tareas administrativas manuales y aplicando este tiempo a otras tareas de valor añadido.

Donde RPA ayuda realmente a NTG es en la conexión entre software y sistemas. Por ejemplo, si el equipo financiero necesita conciliar un balance de sumas y saldos de una forma determinada, NTG consigue que el robot haga el trabajo en lugar de teclearlo todo manualmente. Para dar una idea de qué tipo de tareas específicas puede dejar que haga un robot en lugar de un empleado, he aquí un ejemplo: NTG tiene un robot que prepara y actualiza cada mes los reports de los controllers en su sistema de reporting Konsolidator Konnect. En NTG, la robótica les ahorra un tiempo valioso durante sus periodos de mayor actividad.


«Es como pasar de utilizar un destornillador manual a utilizar un destornillador eléctrico, lo que hace que las tareas sean más fáciles, rápidas e indoloras de manejar. Simplifica la tarea de nuestros partner comerciales de finanzas para que puedan crear valor proporcionando perspectivas basadas en el informe en lugar de extraerlo manualmente del sistema.»

Morten Wied.


RPA ha eliminado la carga máxima del cierre mensual en el departamento financiero de NTG. Al asumir la presión, NTG puede mantener su equipo en un número que tenga sentido cuando el departamento esté menos ocupado.

Participe en nuestro webinar «Automatización robótica de procesos en la función financiera«.

No cabe duda de que NTG ha dado un paso adelante en el departamento financiero y ha desarrollado un flujo de trabajo más eficiente, racionalizado y estandarizado gracias al RPA. La agilidad que aporta ha permitido a NTG trabajar de forma más inteligente y mejorar varios procesos. Esto permite al equipo centrarse en tareas de valor añadido, como proporcionar información financiera crucial a la dirección.

¿Quiere saber más sobre RPA y cómo puede ayudarle a trabajar de forma más inteligente para prepararse para el futuro papel de los profesionales de las finanzas?