Sophion får en gennemsigtig og simpel proces med Konsolidator
2 timer sparet
PÅ DEN MÅNEDLIGE KONSOLIDERING
En gennemsigtig proces
HVILKET SKABER SPORBAR DOKUMENTATION OG DATA
Credit: © Sophion Bioscience
Den korte historie om Sophion Bioscience
Sophion blev grundlagt for cirka tyve år siden af en gruppe passionerede elektrofysiologer, der alle havde det fælles formål at gøre patch klemmer objektiv og uafhængige af brugerfærdigheder for at give et hurtigere, mere nøjagtige og mere objektivt patchklemmeresultat. Virksomheden har i dag hovedkvarter i Danmark med to datterselskaber i Japan og USA, og handler med sine patchklemme produkter i det meste af verden.
At gå solo krævede ændringer også i den finansielle afdeling
Indtil 2017 var Sophion Bioscience en del af en svensk koncern. Da Sophion Bioscience valgte at købe sig fri fra den svenske koncern, havde det finansielle team nogle ønsker med hensyn til det software, de ville bruge til at indsamle og behandle finansielle data i fremtiden. De ønskede at foretage nogle ændringer, og det var klart, at det finansielle team var nødt til at finde et digitalt værktøj, der kunne automatisere nogle af deres processer og spare dem noget tid. Derudover stod de over for vanskeligheder med hensyn til at foretage ændringer i den finansielle data i deres daværende konsoliderings – og rapporteringssoftware. Det var ikke altid så lige til, og ofte var økonomifunktionn hos Sophion Bioscience usikre på, hvorvidt og hvordan ændringer ville påvirke de økonomiske data. Dette kunne ende med en unøjagtig konsolidering og blance for hele koncernen.
Efter konvertering til Konsolidator sparer Sophion Bioscience nu tid og har en mere trensperant arbejdsproces. Ifølge Finance Manager Michelle Qvotrup er dette en enorm fordel for det finansielle team hos Sophion Bioscience. Da processen er blevet mere overskuelig og mere gennemsigtig, er det relativt let for økonomifunktionen og revisorer at dykke ned i de finansielle data og finde ud af, hvordan alt er forbundet, og hvorfor visse tal ser ud, som de gør.
”Vi er i stand til at se på det og sige: okay, det her tal er forbundet med de her konti, den her del kommer fra det her datterselskab, og det her skyldes valutakurserne. Det er virkelig nemt, og det er fantastisk. ”- Michelle Qvotrup
Enkelthed er essensen af Konsolidator
At skabe gennemsigtighed for brugerne er en del af Konsolidators forsøg på at være et så simpelt digitalt værktøj som muligt. Michelle Qvotrup fremhæver gentagne gange et ord i sin beskrivelse af sin oplevelse med Konsolidator. Enkelhed.
”Jeg kan godt lide systemets enkelhed. Det er ikke gjort mere kompliceret, end detbehøver at være. Jeg kan altid vende tilbage og se, hvor tallene kommer fra. Det er bare rigtig enkelt. Og jeg synes bestemt, at det er en af de største styrker ved Konsolidator. ”- Michelle Qvotrup
Ud over, at det er enkelt at navigere rundt i, så har Konsolidator andre fordele, der gør det bedre end Sophion Biosciences tidligere konsolideringssystem. For det første er det meget brugervenligt.
For det andet betyder et let navigerbart layout, at processerne og arbejdsgangene går hurtigt med Konsolidator. Det betyder, at Sophion Biosciences finansielle team også sparer tid hver måned. Den sparede tid betyder, at det finansielle team hurtigere kan levere en præsentation af det månedlige konsoliderede regnskab til ledelsen.
For det tredje er det let for Sophion Biosciences ækonomifunktion at foretage ændringer og bogføre posteringer med det samme i det månedlige regnskab med Konsolidator. Posteringerne gør det også nemt for det finansielle team hos Sophion at se, hvor tallene stammer fra på tværs af hvert selskab i gruppen. Denne funktion eliminerer behovet for at kontrollere og stille datterselskaberne en masse yderligere spørgsmål vedrørende de finansielle data. Det fjerner også enhver skepsis over resultatet af konsolideringen.
Før Konsolidator ville Michelle Qvotrup altid have en hvis skepsis til nøjagtigheden af de økonomiske tal. den skepsis er nu væk, og den tid, hun bruger på at tjekke op på de finansielle data, reduceres. Den tid, hun og resten af det finansielleteam har sparet, kan nu bruges til dubdegående økonomiske analyser af Sophion Biosciences finansielle data.
”Når vi kun taler om konsolideringsprocessen, sparer jeg mindst et par timer i forhold til før. Derudover får jeg også en gennemsigtig proces, som giver mig forståelsen af, hvorfor lige præcis de her tal kom ud af konsolideringen. Du kan altid gå tilbage og se, hvor tallene kommer fra i Konsolidator. ”- Michelle Qvotrup.
Cloud-baserede systemer er fremtiden
Michelle Qvotrup, Finance Manager
For Michelle Qvotruper var der ingen tvivl om, at når nu det finansielle team skulle skifte til et nyt system, så skulle afdelingen konvertere til et truly cloud-baseret system som Konsolidator.
For hende var det naturligt at skifte til et cloud-baseret system på grund af de mange fordele, sådan et digitalt system giver, såsom fleksibilitet og uafhængighed. Ifølge Michelle Qvotrup er det en stor fordel, at flere ansatte kan få adgang til samme system på samme tid fra forskellige computere og destinationer. På den måde kan økonomifunktionen hos Sophion Bioscience arbejde på flere forskellige opgaver inde i Konsolidator samtidig. Den lette tilgængelighed øger effektiviteten af det finansielle team hos Sophion Bioscience.
”Når man ser tilbage, gør den cloud-baserede løsning bare produktet endnu bedre. Det er naturligt at gå med en Cloud-baseret løsning, fordi det er så let at få adgang til hvor som helst når som helst. Jeg tror, at flere og flere af vores systemer og softwares bliver cloud-baserede med tiden. Jeg tror, det er fremtiden. ”- Michelle Qvotrup.