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09 Abr

Posted at 14:43h in Informes

En el mundo empresarial actual, donde la agilidad, la eficiencia y la transparencia son esenciales, la consolidación financiera como servicio (CaaS) ha surgido como una solución revolucionaria. Esta innovación se está impulsando aún más con la participación activa de las firmas de auditoría, que están adoptando el modelo de CaaS para brindar a sus clientes una experiencia de consolidación financiera más eficaz y rentable.

La consolidación financiera implica reunir y combinar los estados financieros de diferentes entidades dentro de una organización para crear informes consolidados que reflejen la verdadera salud financiera de la empresa en su conjunto. Históricamente, este proceso ha sido complejo y laborioso, lo que lo hace susceptible a errores y retrasos. Sin embargo, con el advenimiento de la tecnología y la nube, las firmas de auditoría están transformando la manera en que se realiza la consolidación financiera al ofrecerla como un servicio.

Una de las principales ventajas de la consolidación financiera como servicio por parte de las auditoras es la capacidad para mejorar la eficiencia operativa de las empresas. Al aprovechar las herramientas y plataformas tecnológicas avanzadas, estas firmas pueden automatizar gran parte del proceso de consolidación, lo que reduce significativamente el tiempo y los recursos necesarios para completar esta tarea. Además, al estandarizar los procedimientos de consolidación a través de una plataforma centralizada, se minimizan los errores y se mejora la precisión de los informes financieros.

Otra ventaja clave de la consolidación financiera como servicio por parte de las auditoras es su capacidad para proporcionar a las empresas una mayor visibilidad y control sobre sus operaciones financieras. Al tener acceso a datos financieros precisos y actualizados en tiempo real, los gerentes y ejecutivos pueden tomar decisiones más informadas y estratégicas. Además, al permitir un análisis más profundo de los datos financieros, las empresas pueden identificar tendencias, patrones y oportunidades que de otro modo podrían pasar desapercibidas.

Además de mejorar la eficiencia y la transparencia, la consolidación financiera como servicio por parte de las auditoras también puede ayudar a las empresas a cumplir con los requisitos regulatorios y de cumplimiento. Al trabajar con firmas de auditoría que tienen un profundo conocimiento de las normativas financieras y contables, las empresas pueden asegurarse de que sus informes financieros cumplan con los estándares requeridos y estén libres de errores o irregularidades que puedan generar problemas legales o financieros.

En resumen, la consolidación financiera como servicio por parte de las auditoras está transformando la manera en que las empresas gestionan sus operaciones financieras. Al ofrecer soluciones tecnológicas avanzadas y conocimientos especializados en auditoría y cumplimiento, estas firmas están ayudando a sus clientes a mejorar la eficiencia, la transparencia y el cumplimiento en sus procesos de consolidación financiera. Aquellas empresas que adopten proactivamente la consolidación financiera como servicio por parte de las auditoras estarán mejor posicionadas para prosperar en un entorno empresarial cada vez más competitivo y regulado.

Autores:
Pedro Mardomingo, Managing Partner Konsolidator Iberia

08 Mar

Posted at 13:25h in Estrategia, Informes

Para que los profesionales de las finanzas ocupen el centro del escenario ante el director general y actúen como asesores en lugar de como calculadores de números, tienen que salir de su zona de confort.

En los últimos 30 años, el papel del Director Financiero se ha ido convirtiendo gradualmente en una pieza clave de los consejos de administración. Además, la automatización y la digitalización le están dotando a usted (y a sus compañeros profesionales de las finanzas) de nuevas herramientas. Cuando el tratamiento de los números y la entrega de los informes están totalmente automatizados, ya no es necesario dedicar hasta el 90% del tiempo a asegurarse de que los números son correctos. Y esta combinación puede reforzar la percepción del valor del equipo financiero en las decisiones estratégicas.

Surge un papel totalmente nuevo, para el que muchos profesionales de las finanzas deben prepararse. También significa que el Consejero Delegado y los demás miembros del equipo directivo pueden y deben esperar otras cualidades del Director Financiero medio. El Director Financiero y el Interventor deben ser asesores y no meros transmisores de cifras, y como profesionales de las finanzas que somos, nos gustaría fomentar esta tendencia.

El nuevo horario semanal

Según el calendario semanal tradicional, usted trabaja en el informe financiero el lunes, el martes y el miércoles. El jueves das los últimos retoques al informe y lo envías por la tarde por correo electrónico.

Uf.

El viernes, comprueba si alguien ha hecho o notado algo.

¿No…?

DE ACUERDO.

Vuelva a empezar el proceso el lunes.

En el futuro, la semana será así (y ya lo es en algunos departamentos financieros):

  • El lunes: El informe estará listo a las 8 de la mañana porque todo está totalmente automatizado. Lo hojeas y vas a las reuniones con las partes interesadas, haces preguntas y te pones de acuerdo sobre el estado de la empresa.
  • El martes: Lluvia de ideas sobre cómo mejorar la empresa a partir de los datos obtenidos.
  • El miércoles: Identificas las mejores ideas y decides qué hacer.
  • Jueves: Pones en marcha las iniciativas que impulsan el negocio.
  • Viernes: Calcula cuánto dinero han ganado las nuevas iniciativas para la empresa esta semana.

En el punto de mira

Tendemos a dejar que los responsables del área de negocio decidan qué hacer, basándose en nuestros números de la hoja de cálculo. Sin embargo, estas personas necesitan ayuda para comprender el significado que hay detrás de cada número. Entonces, ¿cómo podemos, como profesionales de las finanzas, ocupar un lugar central e implicarnos en la presentación del informe? Una respuesta clara es: empieza por la digitalización.

La digitalización de la función financiera permite entregar rápidamente las cifras a todo el grupo; en minutos y horas en lugar de días y semanas. Además de que las cifras presentan una imagen en tiempo real, se libera tiempo para el análisis y el asesoramiento al resto de la dirección.

Si presentamos un informe con cifras de hace tres semanas, cinco minutos después los responsables de la empresa estarán sentados discutiendo lo que deben hacer… sin nosotros.

Para que el trabajo financiero tenga sentido, debemos ofrecer cifras reales y evaluar el rendimiento de la empresa.

Tenemos que cuestionar la mentalidad: «No ganas nada con estos clientes en concreto, así que ¿por qué los conservas?». A continuación, corresponde a los responsables de la empresa decidir si actuar o si otros factores hacen que merezca la pena conservar a esos clientes.

Debemos pedir a todos los departamentos que nos cuenten más cosas sobre la empresa y su estrategia. De este modo, podremos presentarles recomendaciones el mes siguiente.

¿Por qué no es simplemente tarea de los responsables de la empresa leer ellos mismos las cifras y hacer algo?

Como su trabajo no consiste en entender las cifras, sino en generar negocio con los clientes, no tienen tiempo de profundizar en los números, pero nosotros sí. Tenemos que señalar cuando algo parece que va mal y hay potencial de mejora. Entonces, los empresarios pueden hacer su trabajo.

De este modo, el departamento financiero se convertirá en un centro de beneficios que añade valor, dejando de ser un mero centro de costes con la misión de mejorar la eficiencia.

Por qué es necesario el reciclaje

El progreso requiere esfuerzo. Muchos controladores se sienten más cómodos afinando y eliminando errores de las hojas de cálculo de Excel que poniéndose delante de la alta dirección para presentar un informe. El camino a seguir es empezar con pasos de bebé. Pero si un pequeño paso significa seguir jugueteando con Excel, no se avanzará mucho.

La función financiera debe ser más consciente de sus puntos fuertes. Mientras hemos sido esclavos de sistemas y procesos, hemos descuidado el papel de la gestión. Ahora tenemos que asumirlo.

Tenemos que ser líderes y no magos de las hojas de cálculo.

El departamento financiero es el único de la organización que realmente entiende de números. Por lo tanto, no tiene sentido que la empresa deje de utilizar esta información una vez entregado el informe. Tenemos que asumir el papel de asesores de la empresa y aplicar continuamente nuestros conocimientos únicos.

Ya no hay excusa para no avanzar, porque tenemos acceso a todo tipo de sistemas de automatización. Esto significa que muchos profesionales de las finanzas tendrán que pensar de forma innovadora. Sigue habiendo necesidad de ojos y manos para cuadrar las cifras, pero muchos directores financieros y controladores hábiles necesitan reciclarse para pensar más en términos de futuro, para salir al escenario y asesorar.

Obtenga más información sobre una de las herramientas para acelerar el tratamiento de los números y poder entregar informes para todo el grupo en cuestión de horas, en lugar de días o incluso semanas.

Autores:
Claus Finderup Grove, Director General de Konsolidator
Anders Liu-Lindberg, cofundador del Business Partnering Institute.

08 Mar

Posted at 13:23h in Consolidación Excel, Informes

¿Puede ser «El tiempo es oro» más literal que en Finanzas? Todo lo que hacemos afecta al crecimiento empresarial, la estrategia y la tesorería. Sorprendentemente, en el mundo digital de hoy en día, muchos departamentos financieros mantienen varios procesos manuales en Excel; esto incluye su consolidación, es decir, las cifras que se muestran al gobierno, los inversores y el público. Entonces, ¿por qué insistimos en mantener un proceso manual propenso a errores o en retrasar el proceso de implantación?

Cuando hablamos de información financiera, la consolidación desempeña un papel importante en las finanzas del Grupo. Pero como no es una tarea diaria, suele bajar en la priorización cuando hay que digitalizar el departamento. Puede haber muchas razones para ello; sin embargo, dado que su credibilidad depende de estas cifras, ¿no deberíamos darle prioridad? Algo común es que la automatización de este proceso le acercará un paso más al ahorro de tiempo y a la obtención de cifras sin errores. Si nos fijamos en los estudios de investigación globales, una de las razones más comunes por las que las empresas de contabilidad se pasan a la nube es para «reducir errores mediante la estandarización de procesos y tareas».

Limpie su proceso de consolidación con Konsolidator

En Konsolidator, hemos creado un software fácil de usar y que puede integrarse fácilmente con los sistemas ERP existentes. Dado que nuestros fundadores son antiguos directores financieros y auditores, este software se ha desarrollado con la experiencia y la visión de la contabilidad de grupo, incluido un profundo conocimiento de lo que es esencial y lo que es innecesario cuando se necesita agilizar un complicado proceso de consolidación. El objetivo de Konsolidator es eliminar los retos habituales de la consolidación para ayudar a los directores financieros y a los profesionales financieros del grupo a obtener resultados más sustanciales y a disponer de más tiempo para influir en la estrategia de la empresa con su visión única. Si está realizando una consolidación financiera en este momento, puede ser una buena idea ver si el software de consolidación es para usted.

¿Sus «necesidades» de consolidación se gestionan en Excel // descargue la lista de comprobación

Averigüe dónde está empleando demasiado tiempo en un proceso estandarizado:

  • ¿Recoge datos de las filiales?
  • ¿Mantener una hoja de cálculo sin errores?
  • ¿Cálculo de los tipos de cambio?
  • ¿Colaborar en distintos lugares?

Puede haber muchas razones para que este proceso pierda tiempo. Los que hemos mencionado son clásicos y todos pueden resolverse fácilmente con la automatización. La conveniencia de pasar de la consolidación en Excel a una herramienta de consolidación específica depende de su situación actual. Por ello, hemos creado una lista de comprobación para facilitar a todos los profesionales de las finanzas la evaluación de sus retos de consolidación de Excel. Para asegurarse de que puede ofrecer datos precisos y puntuales con Excel, repase cada punto y vea dónde se encuentra su Grupo. Más de tres ticks suelen equivaler a la consideración de una nueva herramienta de consolidación.

Descargue aquí la lista de control interactiva (Pdf)

¿Es el software en nube para su departamento?

La respuesta, en la mayoría de los casos, sería afirmativa. Incluso los que dudan de la nube han empezado a migrar hacia ella: según la investigación de Gartner, el 85% de las empresas están planeando su migración. Podemos entenderlo, sobre todo si tenemos en cuenta el creciente interés por el trabajo a distancia y la colaboración. Elegir un software en la nube para su consolidación significa obtener una herramienta automatizada con todas las funciones necesarias para realizar una consolidación completa, junto con la recompensa añadida de reducir errores mediante procesos y tareas estandarizados. Otras características de la Nube son:

  • Colaboración y trabajo a distancia más sencillos
  • Ahorro de tiempo y costes
  • Acceso en tiempo real desde cualquier dispositivo portátil
  • Mayor seguridad
  • Mitigación de riesgos
  • Aumento de la flexibilidad y la escalabilidad para contribuir al crecimiento de la empresa
  • Almacenamiento centralizado de documentos

La integración desempeña un papel importante a la hora de elegir un software en la nube.

Garantizar que nuestro software se integre fácilmente con el resto de su ecosistema digital es vital. Hay muchas oportunidades para crear un ecosistema digital que se centre en las integraciones, no en cuánto puede aportar UN sistema con el desarrollo digital actual. Digamos que necesitas un sistema ERP, un sistema de consolidación y un sistema de informes: cuanto más intentas incorporarlo todo, más grande se hace el sistema y más difícil resulta implantarlo, aprenderlo y mantenerlo. Con Cloud, el proveedor se ocupa del software, lo que facilita su uso. Puede integrarse con todo lo que tenga, garantizando que los datos fluyan sin problemas de una aplicación a otra. Y cuando no sea relevante, puede finalizar su suscripción.

Conozca Konsolidator

El software de consolidación financiera basado en la nube de Konsolidator es la herramienta para eliminar la complejidad de la consolidación, mejorar los informes, digitalizar su departamento, ahorrar tiempo y recursos y tomar mejores decisiones para su Grupo. Lleve la transformación digital a su departamento financiero con Konsolidator®.

Obtenga más información sobre cómo la consolidación en la nube puede ayudar a su equipo a obtener resultados más sustanciales. Y lo que es aún más importante, resultados SIN ERRORES. Haga clic aquí para una charla rápida sobre si su empresa necesita limpiar su consolidación.

Si utiliza un ERP o un sistema de contabilidad en la nube para su consolidación, puede obtener dos semanas de prueba gratuita con sus propios datos o los de demostración.

08 Mar

Posted at 13:22h in Informes
La elaboración de presupuestos y forecasting es una obligación en el calendario anual del equipo financiero del grupo. Pero tanto si lo hace anual como mensualmente, de arriba abajo o de abajo arriba, hay algunas «buenas prácticas» básicas que debe seguir para preparar las finanzas de su empresa para el futuro.Presupuestar es propiamente el «plan de proyecto» en finanzas para el año siguiente, y no se quiere que el proyecto «ingresos de la empresa» fracase por culpa de una mala planificación. En Konsolidator, hablamos con muchos directores financieros, por lo que, además de nuestros conocimientos financieros, recopilamos mucha información tras más de 1.000 reuniones con directores financieros de grupos y equipos financieros. Lea este artículo para conocer los cuatro consejos principales que hemos recopilado para la consciencia del riesgo del equipo de Finanzas del Grupo.

En este artículo trataremos:

  • Presupuestar y forecasting en los grupos – El riesgo actual
  • 4 consejos para elaborar presupuestos y forecasting en grupo
    • Consejo 1: Incluya el balance
    • Consejo 2: Incluya su cash flow
    • Consejo 3: Comprender las dependencias de la empresa y los departamentos
    • Consejo 4: Manténgase al día
  • Entender su empresa desde el punto de vista financiero

Presupuestos y forecasting en grupos: el riesgo actual

Los principales retos que observamos en todos los grupos no se producen en la fase de «elaboración del presupuesto», sino en la incorporación de los datos al mismo. A la hora de elaborar el presupuesto del grupo, a menudo se recurre en exceso a los datos históricos o se recaudan datos de las filiales y departamentos pidiéndoles simplemente que envíen sus presupuestos. Y al limitarse a copiar y pegar sus datos en un presupuesto mayor, el equipo financiero no tiene la oportunidad de hacer lo que mejor sabe hacer: comprender y analizar las cifras. Como en todo, siempre hay una razón para recortar gastos. Las razones más mencionadas son la falta de tiempo y la complejidad del grupo -especialmente en los grupos con filiales en varios países-, que puede deberse a la falta de recursos. Sin embargo, cuando creemos que ahorrará tiempo, puede acarrear un número relativamente grande de riesgos si las cifras son inexactas.

Una parte esencial de presupuestar y forecasting en los grupos es tener en cuenta los riesgos potenciales y darles cabida; en pocas palabras, se trata de hacer estimaciones sobre el futuro lo más precisas posible. Algunos items siempre se desviarán de los costos previstos inicialmente. Aun así, si podemos minimizar los costos inesperados en otros ámbitos, fijar objetivos alcanzables y priorizar el gasto, podemos mejorar la reputación de la empresa y la confianza de los accionistas y mantenernos financieramente saneados. Hacer esto nos lleva al consejo más crucial y que dará forma a los cuatro consejos siguientes, a saber:

«Tiene que entender todo su negocio y el estado actual de los mercados».

4 consejos para elaborar presupuestos y forecasting en grupos

En general, hay muchos consejos sobre la mejor forma de hacer presupuestos y forecasting, pero si tuviéramos que reducirlos a sólo 4 consejos concretos serían estos:

      1. Incluir el balance
      2. Incluir su cash flow
      3. Comprender las dependencias
      4. Manténgase al día

A continuación hemos intentado explicar un poco mejor cada uno de ellos y por qué son tan importantes. Pero lo que tienen en común es lo siguiente: hay que entender el negocio completo y no sólo una parte.

Incluir el balance

Dado que el balance es una instantánea de los activos, pasivos y fondos propios de la empresa, es esencial empezar por ahí y no por la cuenta de P/G, como hacen muchos. Cuando las empresas se centran demasiado en las P/G, olvidan o pasan por alto el equilibrio. Aunque la cuenta de resultados muestre sus ganancias y pérdidas, no le proporcionará la base necesaria para elaborar un presupuesto suficiente. Si lo vemos como una casa, su balance es el cimiento, y el beneficio/pérdida es el interior. Una cosa no va sin la otra, pero no se puede empezar a instalar muebles si los cimientos no existen o tienen agujeros.

Por lo tanto, antes de iniciar su presupuesto, puede ser una buena idea limpiar su balance y asegurarse de que se eliminan los activos antiguos. Además, los errores en el balance aumentan la probabilidad de errores en la cuenta de pérdidas y ganancias. Consultar el saldo ayudará a su empresa a planificar los gastos del año siguiente. Sin embargo, su balance es una instantánea y no muestra sus movimientos de tesorería durante el año. Esto nos lleva al siguiente consejo, y al que demasiados grupos temen: el cash flow.

Incluya su cash flow

Su cash flow le informa de lo que tiene disponible en su cuenta en este preciso momento y es sus ojos sobre el dinero que entra y sale de su grupo y filiales. Es uno de los indicadores más críticos del rendimiento de una empresa, ya que establece su liquidez. Aquí puede ver si un mes no ha tenido casi ingresos o si ha gastado mucho en proyectos de departamentos específicos. Además, proporciona la información que su equipo financiero necesita para determinar rápidamente, por ejemplo, por qué, dónde y cuándo están aumentando sus deudores y solucionarlo en el próximo presupuesto.

El reto es que demasiadas empresas no realizan un cash flow regular, que deberá iniciarse antes de la elaboración de presupuestos y previsiones. Así podrá revisarlo continuamente. Si necesita una incitación para empezar, sepa que una de las razones más destacadas para que las empresas quiebren se deriva de no hacer un cash flow adecuado. Además, tanto el balance como el cash flow forman parte de su reporting, en los que puede automatizar la mayor parte del proceso de recopilación de datos.

Comprender las dependencias entre la empresa y los departamentos

En cuanto tenga el balance y el cash flow, preferiblemente automatizados, podrá empezar a comprender mejor el negocio, desde el punto de vista financiero. Se está produciendo un cambio en el papel del Director Financiero, que va de la mano de procesos más automatizados. Y, contrariamente a lo que algunos creen, esto no significa que dejen de ser expertos en números, sólo que lo hacen de una forma diferente a como lo hacían antes.

La tecnología permite resolver problemas que antes teníamos que hacer manualmente, lo que nos brinda la oportunidad de ocuparnos de los asuntos más complejos que la tecnología no puede resolver. El funcionamiento conjunto de su empresa y la relación entre las actividades no es algo que pueda verse simplemente a partir de los números entregados. En lugar de pedir a las filiales que le envíen sus presupuestos, fíjese en el cash flow y haga preguntas. Si automatiza el proceso de recopilación de datos, liberará tiempo para analizar realmente y crear presupuestos racionalizados en todo el grupo, minimizando el riesgo de costes inesperados. Mejor aún si también se empiezan a incluir los indicadores clave de rendimiento en la presupuestación y se empieza a estudiar la posibilidad de establecer asociaciones empresariales financieras.

Manténgase al día

Si hay algo que no podemos subrayar lo suficiente es
hacerse con la visión económica que puede ayudarle a navegar en sus diferentes mercados, como la evolución local de la inflación. Y aquí, muchos bancos y otros centros de investigación de todo el mundo, como Mckinsey, ya han hecho la mayor parte del trabajo, lo que puede orientarlo en la creación de análisis de tendencias para, por ejemplo, micropresupuestos y empresas impulsadas por los empleados, así como predicciones y perspectivas sobre el gasto y la evolución de la inflación local.

Con la inflación subiendo, esta información puede ser fundamental para prepararse para el próximo año, sobre todo en los países en los que no se siente. Si ya puede crear espacio para esta información en el presupuesto, ¿cómo puede eso no sólo beneficiarle a usted?

En este consejo también reside la afirmación antes mencionada: «no se fíe demasiado de los datos históricos y copiados». Se arriesga a que lo aparten del estado y los temas «actuales» de los mercados. Si nos fijamos en la inflación, si nos basamos en datos históricos, no incorporaremos elementos muy específicos del efecto de la inflación en el año siguiente. Puede que tenga que ahorrar en ciertas áreas en las que antes no tenías que hacerlo.

Entender su empresa desde el punto de vista financiero

Entender todo su negocio desde el punto de vista de las finanzas no consiste en cómo lo hace o en que se aleje de su área de especialización. Por el contrario, es asegurarse de que prepara a su empresa para el mejor resultado posible y realista, en el futuro. Y esto no se hace copiando y pegando el presupuesto del año pasado, sino comprendiendo de dónde proceden las cifras, por qué hay un aumento o dónde hay que reducir el gasto. Por ejemplo, si sabe que la electricidad va a subir un 200 %, tiene que buscar ese dinero en otra parte. Si conoce su cash flow, podrá ver por dónde entra y sale el dinero a lo largo del año, y si además conoce las dependencias subyacentes, también podrá ver por qué. Y ese por qué es lo que ayuda a su equipo a la hora de planificar el año siguiente.

Así pues, antes de empezar a elaborar presupuestos y forecasting en los equipos financieros de los grupos, nuestra recomendación es empezar por lo esencial: la recopilación de datos. También puede empezar por leer más sobre cómo estandarizar sus reporting y controlar el flujo de datos.

08 Mar

Posted at 13:21h in Informes

Optimice el uso de la tecnología por parte de su equipo financiero para crear un proceso presupuestario más ágil que agilice todo el grupo.

Acabamos de empezar 2023, y si la incertidumbre bajo Corona era alta, lo ha sido aún más tras un año de guerra y alta inflación. Al menos, durante Corona, pudimos centrarnos en el desarrollo del negocio y en llegar al consumidor allí donde estaba. Sin embargo, resulta casi oscuro creer que podemos predecir cómo acabará el año este año. Sin embargo, la mayoría de los procedimientos de la empresa dictan que debes preparar un presupuesto que apruebe el consejo de administración y con el que puedas funcionar el año que viene. De ahí que aún deba afrontar el reto de planificar para 2023 y sacar el máximo partido de la situación.

División entre los departamentos de planificación organizativa y finanzas

Un reciente estudio de Mckinsey mostraba que actualmente existe una gran división entre la planificación para el próximo año. Los líderes financieros quieren centrarse en lo que podemos cambiar aquí y ahora, y los líderes organizativos siguen centrados en el futuro.

Lea más sobre las prioridades de otros directores financieros en este artículo: Hacia la tormenta: Los directores financieros pivotan para gestionar los vientos en contra

Combinar la necesidad de las finanzas de mirar al aquí y ahora con la de los directivos de una estrategia a largo plazo.

Debemos prepararnos para un proceso iterativo en el que los planes y las cifras cambiarán con frecuencia. Algunos dirían que esto no es diferente de lo habitual. Sin embargo, esta vez debería ser más natural, y podemos ajustar nuestra mentalidad al iniciar el proceso. Además, Finanzas debe ser capaz de combinar el papel habitual de limitarse a tomar el plan de la dirección y traducirlo en cifras, convirtiéndose en el motor para tomar las decisiones estratégicas correctas en la empresa. Opciones realistas con una inflación elevada.

Sin embargo, el reto al que se enfrentan la mayoría de las funciones financieras es una gran dependencia de las plantillas de Excel o de sistemas inflexibles. Especialmente en los departamentos financieros de los grupos, a menudo vemos cómo se envía el presupuesto de todos los departamentos a todas las filiales. Como resultado, la creación y actualización de los números ocupará la mayor parte del tiempo, restando así tiempo a Finanzas para evaluar el plan y las acciones a asumir de forma crítica. En el peor de los casos, ni siquiera es posible editar y actualizar con la frecuencia necesaria en tiempos de incertidumbre para crear un presupuesto realista y alcanzar los objetivos de la organización.

Poner en marcha un proceso presupuestario más ágil para agilizar la toma de decisiones estratégicas.

La tecnología ya desempeña un papel facilitador más destacado en el departamento financiero del grupo, pero no en la creación de un proceso presupuestario ágil desde la entrada hasta la salida, pasando por la consolidación.

He aquí tres maneras en que unas herramientas mejores pueden permitir un proceso más ágil:

Supuestos: Suelen debatirse entre los líderes empresariales y el equipo de estrategia y, a continuación, se distribuyen mediante plantillas de Excel para que las utilicen las distintas entidades y unidades. Sin embargo, imaginemos un cambio sencillo en el que se introdujeran en un sistema y se transmitieran automáticamente a todos los usuarios. Esto les ayudaría a construir fórmulas dinámicas que las vincularan a sus impulsores empresariales únicos. Además, permitiría a la dirección ver el impacto de los cambios de supuestos con solo pulsar un botón.

Modelización empresarial: Muy a menudo, se ven líderes empresariales que crean modelos separados en Excel donde pueden modelar su negocio. Lo hacen para desarrollar la información que debe introducirse en el sistema. Sin embargo, esto podría convertirse rápidamente en una herramienta en la que cada unidad o entidad construiría su propio modelo de negocio vinculado a los factores financieros necesarios para la elaboración de presupuestos.

Informes de autoservicio: Cada vez que la dirección decide hacer cambios en los supuestos o simplemente en los números en general, esto puede ser fácilmente un proceso largo. La información se transmite en cascada a las unidades o entidades para que realicen los cambios, hay que proceder a la consolidación y el departamento informático tiene que ejecutar algunas tareas para introducir los datos en el sistema de elaboración de informes. Imagínate si en lugar de esto estuviera totalmente integrado. De este modo, los directivos podían introducir los cambios que estaban discutiendo y ver el impacto inmediatamente.

El potencial parece obvio, pero sigue siendo una quimera para muchas empresas.

Sin embargo, la nube está facilitando el acceso a más herramientas incluso a las pequeñas y medianas empresas. Puede que necesites conectar varias herramientas para que esto funcione, pero aun así sería obvio empezar a explorar las oportunidades. Como la integración entre el software de presupuestación y planificación, Phocas, y la herramienta de consolidación y elaboración de informes, Konsolidator.

Rompa sus hábitos y las barreras que obstaculizan los procesos ágiles

A pesar de los retos evidentes, muchas empresas siguen utilizando el mismo proceso de planificación que han empleado durante años. No exploran la potencialidad de combinar soluciones de nicho en el mercado: los departamentos pueden obtener capacidades con las que antes sólo podían soñar. Se trata de un error evidente, ya que se desperdicia una cantidad significativa de recursos corporativos en un proceso que rara vez produce resultados valiosos.

Por lo tanto, es hora de probar algo diferente.

Intenta diseñar el proceso de planificación definitivo y empieza a explorar cómo hacerlo realidad. Probablemente descubrirá que hay muchas herramientas digitales disponibles que pueden ayudarle a ejecutar este nuevo proceso

– ¿Cómo afronta el proceso de planificación en curso?
– ¿Hace lo que siempre ha hecho o explora nuevos caminos?
– ¿Qué herramientas está desplegando en el proceso y cuándo fue la última vez que cambió alguna de ellas?

Debe resolver la paradoja de la enorme incertidumbre y los procesos de planificación de hace una década. Empiece hoy mismo a explorar nuevas vías y su proceso de planificación producirá resultados mucho mejores. También permitirá a Finanzas tomar las decisiones estratégicas adecuadas en lugar de limitarse a producir cifras.

Aquí puede ver nuestros socios de software, que ilustran la posibilidad de crear el mejor sistema para su departamento.

Autores:
Claus Finderup Grove, Director General de Konsolidator

08 Mar

Posted at 13:21h in Informes

Este artículo tratará de lo siguiente:

  • Establecer el equipo del proyecto
  • Acordar objetivos, mensajes y temas clave
  • Esbozar el informe
  • Preparar el calendario y el plan del proyecto

Responda a estas preguntas antes de empezar con el informe anual del grupo

Aunque nuestros consejos son consideraciones generales, hemos creado una lista de control para guiarle en la elaboración de un informe anual racionalizado.

Si acabas de empezar, tienes que empezar por localizar las áreas y objetivos clave para que el equipo del proyecto se ponga en marcha.

#nº 1: Establecer el equipo, las funciones y las responsabilidades del proyecto

¿Ha creado su equipo completo, o no está seguro de si le falta algo? Estas son las preguntas a las que debe tener respuesta cuando ponga en marcha el proyecto. Por ejemplo, ¿incluye su informe anual a personas de RRHH, Marketing, Junta Directiva, Consultoría, Finanzas, etc.?

    • ¿Ha decidido quién dirigirá el proyecto? (En muchos casos, será el Director Financiero, pero en otros, el responsable del proyecto será el interventor/gerente).
    • ¿Quién supervisará el proceso en relación con el argumento y la marca de la empresa? (por ejemplo, el jefe de marketing/comunicaciones, un consultor externo o un pequeño equipo).
    • ¿Necesita implicar a la junta directiva?
    • ¿Quién proporciona los contenidos? (¿Quién en qué departamento y empresa proporcionará el contenido? Puede tratarse de la hoja de ruta de Desarrollo, la visión de los empleados de RRHH, la estrategia del CEO, la nueva oferta de una filial, etc.).
    • ¿Quién dará el visto bueno final a los contenidos? (Siempre puedes editar el contenido, así que, desde el principio, ponte de acuerdo sobre quién será el último enlace)
    • ¿Quién le ayudará con la maquetación? (¿Dispone de un diseñador gráfico interno que tenga tiempo para centrarse en este proyecto, o necesita subcontratarlo? La subcontratación da excelentes resultados, pero también exige que empiece pronto en el proceso).

#2: Acordar el objetivo clave, el mensaje y el tema

Cuando haya creado su equipo, lo siguiente es ponerse de acuerdo sobre el objetivo clave del informe anual de este año y, por tanto, sobre su tema y su mensaje. Básese en la respuesta a las dos preguntas siguientes, y siempre es una buena idea examinar el objetivo del año anterior y cómo lo alcanzó la empresa.

    • ¿Quién será su público? (si se trata de inversores, nuevos empleados, partes interesadas actuales/nuevas, u otros…)
    • ¿Qué acción quiere que emprendan cuando lo hayan leído? (sea específico)

En la reunión inicial, acuerden lo siguiente:

    • Cuál es el tema de este año (Hable con el director general, el consejo y los colaboradores del informe anual, y estudie cómo alinearlo con el del año siguiente)
    • ¿Cuáles son los principales logros que quiere compartir? (Hable con los directores de toda la empresa y localice los principales logros que se ajusten a su estrategia)
    • ¿Cómo puede comunicar su propósito y valor a lo largo del informe? (Asegúrese de comunicarlo desde el punto de vista de las partes interesadas, que sea auténtico y no «lo que suena bien»).
    • Identifique sus mensajes clave (A partir de la pregunta anterior, identifique los mensajes clave que desea transmitir a lo largo del informe. A continuación, localiza las historias que necesitas para apoyarlos)
    • ¿Sus resultados financieros respaldan su historia? (A estas alturas del año, ya debería conocer sus resultados y saber si respaldan su historia; si no es así, replantee su mensaje).
    • ¿Cómo debe ser el resumen visual? (¿Necesita nuevas fotografías, infografías, etc.?)

#3 Esbozar el informe anual

¿Qué debe incluir en el informe? Resumen ejecutivo, carta del Consejero Delegado, carta del Presidente, informe ESG, etc. Todo depende de con quién se hable. Pero la clave está en decidirlo de antemano, lo que marcará la forma de utilizar el plan del proyecto.


    • La carta del CEO/Presidente
      (Como ya se ha mencionado, suele ser la parte más leída del informe anual, pero ¿debería incluir al presidente)

    • Casos prácticos
      (¿Quién puede ser la cara de las funcionalidades de su producto y apoyar sus declaraciones de visión, misión y propósito?)

    • Páginas destacadas y acontecimientos clave
      (Logros clave, objetivos alcanzados, nuevas iniciativas u otros hechos clave del año anterior)
    • Estrategia (producto, revisión del mercado, perspectivas)

    • Medio ambiente, asuntos sociales y gobernanza
      (Asegúrese de tenerla preparada e investigue cómo la rellenan otras empresas de su sector, ya que hoy en día muchos miden el rendimiento de una empresa también en esta parte.

    • Página de agradecimiento o información para accionistas
      (Si es un NPG, si tiene socios importantes, si es una empresa destacada… estas páginas dependen del sector al que pertenezca).

#4 Preparar el calendario y el plan del proyecto

Sólo queda una cosa: poner en práctica el plan del proyecto.

    • ¿Cuál es el presupuesto?(Si recurre a agencias externas, imprentas, gráficos, consultores u otros: el presupuesto determinará las posibilidades).
    • ¿Cuál es el plazo? (Empiece por fijar la fecha final y vaya retrocediendo hacia el principio para establecer un calendario realista para todas las entregas).
    • ¿Cuándo necesita el primer borrador del contenido escrito? (Recomendamos redactar y hacer revisar todo antes de fin de año. Así tendrás margen para comprobar errores en las cifras, elementos imprevistos como nuevos riesgos, un retraso en la recopilación de cifras, etc.).

    • Localice las dependencias
      (¿Necesitas entrevistas o dependes de la venta final de Navidad? Asegúrate de que son visibles para los plazos del equipo).

    • Dar el visto bueno al contenido
      (Ya sea el consejo de administración, el director general, el director financiero u otros, hay que estar totalmente de acuerdo con la fecha final y dejar margen para cambios de última hora).

    • Establezca un proceso de revisión transparente
      (quiénes serán los revisores de cada parte, quién tendrá la última palabra y para cuántas rondas de ediciones quiere espacio).

Descargar plantilla de proyecto con calendario [Excel]

Lo único que queda ahora es dividir las tareas y localizar todas las áreas en las que puedes prescindir de los números. Revise el informe del año pasado para ver qué funcionó. ¿Puede reutilizar el formato? Tanto si su grupo está empezando a elaborar sus informes financieros como si sólo busca inspiración, hemos compartido una plantilla de Excel para empezar hoy mismo. Sin embargo, ¿dispones ya de herramientas de planificación de proyectos como Monday, Asana o Trello que puedas utilizar en toda la empresa? A continuación, le recomendamos que elabore su calendario, la división de tareas y el plan del proyecto a partir de ahí y que utilice nuestra plantilla como fuente de inspiración.

Si desea conocer los 10 consejos de nuestro interventor para minimizar los errores de última hora, léalos aquí.

Suerte

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08 Mar

Posted at 13:21h in Informes

Este artículo tratará de lo siguiente:

  • ¿Es usted el responsable de la planificación del informe anual?
    • Consejo 1: Empiece pronto
    • Consejo 2: Incluya a personas con experiencia en Informes Anuales
    • Consejo 3: Presente sus datos visualmente
    • Consejo 4: Incluya la carta de declaración de su Director General
    • Consejo 5: Asegúrese de que dispone de procesos de flujo de datos
  • Descargar plantilla de proyecto con calendario [Excel]

¿Es usted el responsable de la planificación del informe anual?

Para muchos profesionales de las finanzas, el informe anual se acerca. Y en comparación con otros informes financieros, este informe exige atención e información de más personas que las finanzas. Intentar que todo el mundo esté alineado y asegurarse de que nada se precipite puede parecer abrumador, incluso para los profesionales de las finanzas más experimentados. Los cinco consejos siguientes tienen su origen en nuestra propia experiencia empresarial, en lo aprendido de nuestros clientes y en los conocimientos internos adquiridos a lo largo de los años en el sector financiero.

Consejo 1: Empiece pronto

El momento de iniciar el proceso depende de cuándo finalice su ejercicio fiscal. Para muchos departamentos financieros, sigue el año, y aquellos de ustedes ya habrán iniciado el proceso. Quizá tú también. Si no es así, ahora es el momento. Hay un elemento clave que conviene recordar: ¡El informe anual necesita algo más que finanzas!

Si tiene de plazo hasta mediados de febrero, le recomendaremos que empiece a mediados de octubre; siempre es mejor estar preparado y adelantarse. Todos los que trabajen en el informe anual seguirán teniendo sus tareas diarias, sus reuniones y sus entregas ad hoc; si se empieza pronto, se pueden minimizar los retrasos y planificar adecuadamente el proceso.

Así que reúne a tu equipo y prepárate para el saque inicial.

Consejo 2: Incluya a personas con experiencia en informes anuales

Antes de empezar, es una buena idea buscar agencias, asociaciones estratégicas, consultores u otras personas que tengan experiencia con el Informe Anual. Estas personas experimentadas son valiosas en este proceso. Tendrán todos los conocimientos necesarios sobre las partes interesadas y los requisitos que debe cumplir el informe anual para causar impacto. Conoces las cifras, pero el valor va más allá de los estados financieros; a veces, lo olvidamos en finanzas.

El informe anual es algo más que un informe financiero normal. Es uno de los documentos más leídos, sobre todo por los inversores, así que no hay margen para errores. Por lo tanto, se necesitan personas con experiencia que puedan escribir e influir en la dirección del proyecto. Pero también le ayudarán a cumplir los plazos y a alinear todos los esfuerzos con el objetivo, hasta el final.

Consejo 3: Presente sus datos visualmente

Si echamos la vista atrás a informes anuales anteriores, ¿cómo han presentado los datos? Puede que no sea una prioridad habitual, pero quizá debería serlo. El informe anual es un documento pesado, y en un mundo en el que consumimos constantemente mucha información, la forma de presentarla se convierte en un factor crítico.

Por lo tanto, incluya a personas que conozcan el uso del color, qué secciones destacar y el uso del lenguaje (si es fácil de leer). Su propósito fundamental debe ser garantizar que la presentación general de la empresa cuente la historia correcta. Puede comparar este documento con una presentación de credibilidad de la marca: la información que contiene alimentará otros documentos de comunicación a lo largo del año. Piense en sus presentaciones a inversores, su estrategia y sus informes trimestrales.

Y si lo hace bien, puede llegar a más inversores mostrando su visión, sus resultados, sus empleados, sus estudios de casos, sus esfuerzos en materia de ASG y su estrategia. Recuerde que no sólo sus inversores leen el informe anual, sino también los nuevos empleados, socios, clientes, etc.

Consejo 4: Incluya la carta de declaración de su Director General

Adivine qué parte del informe anual se lee principalmente. Se podría pensar que es el estado financiero. Pero francamente, es la carta del director general. Por lo tanto, empiece a utilizarlo en su propio beneficio.

Un consejo es empezar este borrador lo antes posible, ya que también puede ayudar a marcar el tono de todo el Informe Anual. Asegúrese de que contiene iniciativas recientes, visión, valores y liderazgo de pensamiento, todo lo que desea ver de un buen líder.

Nota: un visionario es excelente, pero uno realista y con los pies en la tierra es mejor.

Consejo 5: Asegúrese de que dispone de procesos de flujo de datos

¿Cuál es su proceso de recopilación de datos en toda la organización? Si todos compartís la misma hoja de Excel, intentad ver cuánto tiempo empleáis en el seguimiento de errores. Este resultado debería orientarle a la hora de decidir si necesita procesos automatizados para minimizar el tiempo dedicado a ello. Si hay algo que no gusta a los auditores y al público. Está encontrando errores en los números después de la fecha de publicación.

Si siempre tiene en mente estos consejos antes de la reunión inicial, ya tendrá un excelente comienzo del proyecto.

Descargue nuestra plantilla de plan de proyecto

¿Revisa y analiza detenidamente el proceso de elaboración de su informe anual cada año? Sin un plan y una estrategia de proyecto reales, las cosas pueden resultar desordenadas, precipitadas o, en el peor de los casos, llenas de errores. Y puede ser casi imposible corregirlas después de publicar el informe anual.

Hemos elaborado una lista de comprobación de lo que hay que tener en cuenta antes de empezar, los elementos esenciales y una plantilla de plan de proyecto que puede utilizar o editar según se adapte a su empresa. Si es usted nuevo en el papel de jefe de proyecto para el informe anual, nuevo en el equipo, o simplemente busca inspiración sobre cómo otras empresas están planificando su proceso, este blog es para usted. Lea aquí la Lista de control del Director Financiero del grupo.

Descargar plantilla de proyecto con calendario [Excel]

08 Mar

Posted at 13:20h in Informes

Se acerca el fantástico informe que consume todo el tiempo, al menos para la mayoría de las empresas. Y estamos hablando, por supuesto, del informe anual. Como estamos a mediados de diciembre, hay algunas cosas que usted y su equipo financiero pueden hacer ahora, para asegurarse de que enero se centrará principalmente en los números y en su control. Porque, seamos sinceros, es una tarea ingente pase lo que pase.

10 consejos que puede poner en práctica ya en diciembre

Hemos recopilado los 10 consejos más importantes que debe tener en cuenta antes de que sus números estén listos, y no nos referimos al plan del proyecto, aunque esperamos que lo tenga listo. Pero no, estamos hablando de las pequeñas cosas que facilitarán la visita de SUS auditores y asegurarán que USTED no experimente más errores significativos que deban ser corregidos mientras mira sus números.

#nº 1: Descargar la lista de control de las NIIF

La lista de comprobación de las NIIF es probablemente el mejor recurso para preparar el informe anual. Los auditores también lo utilizarán como recurso de auditoría, así que si ya puede repasarlo, ya habrá recorrido la mitad del camino. La lista de control describe los métodos, medidas y requisitos de presentación de su informe anual. Si su empresa utiliza otras normas contables, su auditor seguirá disponiendo de ellas.


Descargue la lista de comprobación aquí
 o póngase en contacto con su auditor (siempre tendrá la versión más actualizada).

#2: Recuerde comprobar las políticas contables

Si ya tiene su norma contable, como la lista de control de las NIIF, ya puede empezar a colocarla en las páginas correspondientes del informe anual. Aunque no tenga todos los estados financieros listos, sabrá dónde irán. A veces es fácil pasar por alto cosas como las políticas contables en el informe anual. Los auditores se fijarán en ellos, así que repáselos cada vez que corrija los números de una página.

#nº 3: Ponga al día a su auditor sobre sus procesos

Si ha cambiado su método de elaboración de informes y ha implantado un nuevo sistema de elaboración de informes o de contabilidad, comparta esta información con sus auditores. Les preparará para saber cómo entregar los números, cómo recopilar los datos y cómo hacer el seguimiento de auditoría. Como resultado, su equipo financiero ahorrará tiempo.

#Nº 4: Alinear los procesos y cálculos para las participaciones no dominantes, los tipos de cambio y las eliminaciones entre empresas.

Ya en la preparación del informe del grupo, puede esbozar ciertas cifras, que sabe que serán complejas, como:

  • Participaciones no dominantes
  • Tipos de cambio
  • Eliminaciones entre empresas

Si calculas en una hoja de cálculo, asegúrate de no tener fórmulas rotas y de racionalizar los métodos de cálculo; por ejemplo, ¿cómo calculas los tipos de cambio? Muchos de ellos ya estarán automatizados y serán correctos si dispone del software adecuado. Pero es una buena idea volver a comprobar si el sistema puede gestionar la buena voluntad, por ejemplo, y arreglarlo ahora.

#5: PREPÁRATE, PREPÁRATE y PREPÁRATE

Lo hemos dicho antes y lo seguiremos diciendo. Prepara lo que puedas. Las tareas diarias, como los informes de fin de mes, los informes trimestrales, el aumento de precios, etc., también se realizan en enero. Si no tiene un plan de proyecto o un calendario, hágalo hoy mismo.

Hemos creado un sencillo plan de proyecto en Excel, que incluye un calendario, y que puede adaptar fácilmente a sus necesidades y al contenido del informe anual.

Descargue aquí el plan del proyecto en Excel.

#6: Haz una cronología de lo que ha ocurrido durante el año.

La revisión de la gestión es una parte importante del informe anual. Pero a veces el consejo más sencillo puede ayudarte a escribirlo. Pregúntese: ¿puede recordar todo lo que ha ocurrido durante el año? En caso afirmativo, escríbalo. Si no es así, hable con algunos de los distintos departamentos, revise los anuncios, los comunicados de prensa e incluso las redes sociales, y luego escríbalo.

El resultado: verá que la mayor parte de la revisión de la gestión se escribirá sola.

#7: Estar al día del tiempo que pasan los empleados fuera de la oficina

Para muchos equipos financieros, el informe anual sigue al año, y tenemos la Navidad a finales de año. En su planificación, tenga en cuenta quién está de vacaciones y cuándo, y, lo que es más importante, quién será su persona de contacto si una parte interesada clave está fuera de la oficina. No hay nada peor que la sensación de retrasar todo un proceso o auditoría debido a que una persona está ausente.

#nº 8: Alinee sus filiales

Sus filiales son una parte importante del informe anual, pero el interventor o director financiero del grupo suele controlar sus cifras. Como también tienen todo lo demás que controlar en el informe anual, alinéese ahora con ellos en cuanto a plazos. Un buen consejo es dividir el equipo en controladores por países. Es decir, si tienes filiales en EE.UU., Indonesia y Francia, prueba a asignar un controlador de grupo a cada una. Entonces podrá reducir su tiempo de control a un máximo de una semana a principios de enero. Por supuesto, esto sólo es posible si se dispone de un equipo más amplio. Sin embargo, puede ahorrar muchísimo tiempo si ajusta la fecha de entrega a cada filial ya en diciembre, y no en enero, cuando ha empezado la carrera del nuevo año.

#9: Corregir y asegurar el uso coherente de las frases

Pida a alguien que no pertenezca necesariamente a su equipo, ni siquiera al departamento financiero, que revise todo el informe anual. Y empieza ya. Sería de ayuda si tuvieras algunas páginas preparadas. No espere hasta el último momento: a menudo se pasa por alto el tiempo necesario para revisar y corregir.

Si habla de reestructuración, mantenga esa frase. No hable de repente de ajuste: es posible que las partes interesadas no lean todas las páginas, por lo que siempre debe quedarles claro de qué está hablando. Cree un breve diccionario del informe anual en el que escriba los objetivos estratégicos, las iniciativas, etc.; de este modo, todos los que escriban podrán ver siempre lo que se ha utilizado en otras páginas. Muy fácil.

#10: ¿Informa en ixbrl?

Ya debería saber cuándo y cómo presentar su declaración financiera. En cuanto haya aprobado su informe financiero, asegúrese de que la persona que lo carga sabe cómo informar en iXBRL. Dedica una hora de tu día en diciembre a repasar este tema con tu equipo.