08 Jul

Posted at 14:09h in Informes

Por qué los equipos de finanzas necesitan tener el control total sobre el recorrido de sus datos.

La nueva realidad para los equipos de finanzas: más datos, pero cada vez menos claridad

Aquí va una verdad que casi nunca nos atrevemos a decir en voz alta:

El verdadero problema en los informes hoy no es la falta de datos; tenemos todo lo que necesitamos, pero lo que falta es una infraestructura adecuada que permita transformar esos datos en insights reales.

Para muchos equipos de finanzas, esta historia les suena muy familiar: «Tenemos acceso a un montón de datos importantes, pero no sabemos bien cómo usarlos.» Hemos avanzado mucho desde las hojas de cálculo y las exportaciones manuales. Ahora tenemos más datos que nunca, desde ERPs, CRMs, herramientas de presupuestos y software de consolidación. Pero con eso viene un nuevo problema: los datos no faltan, están dispersos. Son inconsistentes. Y, sobre todo, no están organizados para que los informes sean fiables, transparentes y validados en todo el grupo.

Soluciona los problemas del flujo de datos con un enfoque global.​

  • El ERP en la nube mejora el acceso a los datos, pero no acaba de resolver los problemas del flujo de datos ni la dependencia de Excel.
  • Integra el ERP en la nube en todas las unidades del negocio y apuesta por un enfoque global que abarque todo el ecosistema.
  • Agrupa los flujos de datos en un data warehouse.

Se trata de tener acceso al resultado correcto

Finanzas no tiene que convertirse en informática. Pero como muchos equipos de finanzas no tienen experiencia en arquitectura de datos, necesitan acceso a un modelo de datos estructurado que les permita:

  • Informes mensuales sin tener que andar todo el rato buscando soluciones improvisadas
  • Profundizar hasta el detalle de cada transacción sin tener que hacer trabajo manual extra
  • La capacidad de adaptar los informes cuando cambia el negocio (estrategia ajustada, previsiones actualizadas, nuevas normativas, filiales añadidas)
  • Y, quizás lo más importante, poder mantener todo esto sin depender de recursos extra de IT

Aquí es donde entra en juego un data warehouse financiero (FDW), que aporta la estructura necesaria para hacer informes fiables, unificando sistemas, divisas y entidades.

Arquitectura de datos

La estructura, la lógica y el flujo que aseguran que tus números pasen del ERP al informe de forma precisa, sin liarla más adelante.

Así es como sería un data warehouse pensado para finanzas

Cuando nos pusimos a crear un FDW en Konsolidator, no queríamos reinventar la rueda. Por definición, cualquier data warehouse se adapta a las fuentes de datos que tiene alrededor.

Pero nos centramos en tres cosas clave que no pueden faltar para los equipos de finanzas:

  1. Seguridad – basado en Microsoft Azure, con inicio de sesión único (SSO), autenticación multifactor y seguridad a nivel de fila
  2. Gobernanza – gestionada por Konsolidator bajo un SLA, para que no dependas de freelancers ni de la capacidad interna.
  3. Cumplimiento – alineado con los estándares ISAE 3402 y una infraestructura certificada SOC 2.

Esto no es una herramienta de BI. Es la base sobre la que se apoya tu herramienta de BI.

¿Quién necesita un FDW?

…Todos los que trabajan en finanzas de grupo. En finanzas de grupo, tener datos estructurados no es opcional, ¡lo que cambia es el enfoque! La verdadera cuestión es si tienes capacidad interna para montarlo y mantenerlo tú mismo o si prefieres buscar un socio externo. Pero si te suena alguna de estas situaciones, la necesidad es más urgente, y ya estás en el punto donde un data warehouse financiero debería estar en tu cabeza desde ya:

  • Has empezado a hacer informes en PowerBI (o usas otras herramientas de BI para reporting y análisis)
    • Dependes de tu consultor de BI para que te explique qué significan tus números
  • Tienes un ERP en la nube con extracción por API disponible
    • Has creado informes puntuales en Excel para cubrir los huecos que deja el ERP al exportar datos
  • Los informes de tu grupo siempre empiezan por «extraer datos» antes de poder empezar con el análisis
  • Necesitas moverte más rápido, pero tu sistema actual no da para escalar

No se trata de sustituir a IT, sino de darle a finanzas las herramientas para aprovechar los datos que ya tenemos.

¿Cuál es la idea principal?

El papel del CFO no es convertirse en arquitecto de datos. Pero sí tenemos que asumir la responsabilidad de la calidad de los insights que sacan nuestros análisis e informes—ya sea a nivel estratégico, operativo o en la comunicación con todos los stakeholders.

La suite de Konsolidator

La suite de Konsolidator incluye nuestro software principal de consolidación, la herramienta de FP&A y ahora también el data warehouse financiero. El data warehouse es la infraestructura que une todo y permite informes automatizados, análisis a nivel de todo el grupo y insights en tiempo real.

09 Abr

Posted at 14:43h in Informes

En el mundo empresarial actual, donde la agilidad, la eficiencia y la transparencia son esenciales, la consolidación financiera como servicio (CaaS) ha surgido como una solución revolucionaria. Esta innovación se está impulsando aún más con la participación activa de las firmas de auditoría, que están adoptando el modelo de CaaS para brindar a sus clientes una experiencia de consolidación financiera más eficaz y rentable.

La consolidación financiera implica reunir y combinar los estados financieros de diferentes entidades dentro de una organización para crear informes consolidados que reflejen la verdadera salud financiera de la empresa en su conjunto. Históricamente, este proceso ha sido complejo y laborioso, lo que lo hace susceptible a errores y retrasos. Sin embargo, con el advenimiento de la tecnología y la nube, las firmas de auditoría están transformando la manera en que se realiza la consolidación financiera al ofrecerla como un servicio.

Una de las principales ventajas de la consolidación financiera como servicio por parte de las auditoras es la capacidad para mejorar la eficiencia operativa de las empresas. Al aprovechar las herramientas y plataformas tecnológicas avanzadas, estas firmas pueden automatizar gran parte del proceso de consolidación, lo que reduce significativamente el tiempo y los recursos necesarios para completar esta tarea. Además, al estandarizar los procedimientos de consolidación a través de una plataforma centralizada, se minimizan los errores y se mejora la precisión de los informes financieros.

Otra ventaja clave de la consolidación financiera como servicio por parte de las auditoras es su capacidad para proporcionar a las empresas una mayor visibilidad y control sobre sus operaciones financieras. Al tener acceso a datos financieros precisos y actualizados en tiempo real, los gerentes y ejecutivos pueden tomar decisiones más informadas y estratégicas. Además, al permitir un análisis más profundo de los datos financieros, las empresas pueden identificar tendencias, patrones y oportunidades que de otro modo podrían pasar desapercibidas.

Además de mejorar la eficiencia y la transparencia, la consolidación financiera como servicio por parte de las auditoras también puede ayudar a las empresas a cumplir con los requisitos regulatorios y de cumplimiento. Al trabajar con firmas de auditoría que tienen un profundo conocimiento de las normativas financieras y contables, las empresas pueden asegurarse de que sus informes financieros cumplan con los estándares requeridos y estén libres de errores o irregularidades que puedan generar problemas legales o financieros.

En resumen, la consolidación financiera como servicio por parte de las auditoras está transformando la manera en que las empresas gestionan sus operaciones financieras. Al ofrecer soluciones tecnológicas avanzadas y conocimientos especializados en auditoría y cumplimiento, estas firmas están ayudando a sus clientes a mejorar la eficiencia, la transparencia y el cumplimiento en sus procesos de consolidación financiera. Aquellas empresas que adopten proactivamente la consolidación financiera como servicio por parte de las auditoras estarán mejor posicionadas para prosperar en un entorno empresarial cada vez más competitivo y regulado.

Autores:
Pedro Mardomingo, Managing Partner Konsolidator Iberia

08 Mar

Posted at 13:25h in Estrategia, Informes

Odoo + Konsolidator = eficiencia real en la consolidación financiera.

Sabemos que Odoo ofrece una gran capacidad de personalización. Sin embargo, cuando hablamos de consolidar múltiples empresas —ya sea con distintos planes contables, monedas o estructuras—, contar con una herramienta creada específicamente para ello marca la diferencia.

La integración con Odoo permite a Konsolidator extraer los datos contables necesarios de forma automática, para que puedas generar informes consolidados fiables en mucho menos tiempo.

¿Qué te aporta esta integración?

1. Automatización desde el ERP
Los datos contables se importan directamente desde Odoo a Konsolidator, sin pasos intermedios, sin plantillas de Excel y sin copiar/pegar.

2. Consolidación multiempresa sin esfuerzo
Gestiona con facilidad eliminaciones intercompañía, conversiones de moneda y ajustes automáticos, incluso si tus sociedades tienen estructuras diferentes.

3. Cierres más rápidos, informes más precisos
Elimina tareas repetitivas, reduce el riesgo de errores humanos y gana agilidad en tus cierres mensuales o trimestrales.

4. Integración flexible para entornos personalizados
¿Tu Odoo está personalizado? No hay problema. Nuestra integración se adapta a diferentes configuraciones y estructuras, manteniendo la robustez del proceso.

5. Menos dependencia de hojas de cálculo
Olvídate del Excel para consolidar. Centraliza la información, mejora el control interno y facilita la trazabilidad de cada ajuste.

¿Cómo funciona?

La conexión entre Konsolidator y Odoo es nativa, estamos en la APP de Odoo, lo que permite una sincronización segura y continua de los datos contables necesarios para consolidar.

Pensado para grupos en crecimiento

Si tu grupo empresarial utiliza Odoo como ERP y está creciendo, probablemente ya te hayas topado con los límites del Excel para consolidar. La buena noticia es que no necesitas cambiar de sistema ni complicar tu operativa: solo necesitas una herramienta que complemente tu ERP y se encargue de la consolidación de forma profesional.

¿Te gustaría verlo en acción?

Solicita una demo y descubre cómo puedes consolidar tus cuentas de forma sencilla, rápida y fiable directamente desde los datos de Odoo.

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Autor:
Andreina Carvallo, Regional Marketeer de Konsolidator Iberia

08 Mar

Posted at 13:22h in Informes
La elaboración de presupuestos y forecasting es una obligación en el calendario anual del equipo financiero del grupo. Pero tanto si lo hace anual como mensualmente, de arriba abajo o de abajo arriba, hay algunas «buenas prácticas» básicas que debe seguir para preparar las finanzas de su empresa para el futuro.Presupuestar es propiamente el «plan de proyecto» en finanzas para el año siguiente, y no se quiere que el proyecto «ingresos de la empresa» fracase por culpa de una mala planificación. En Konsolidator, hablamos con muchos directores financieros, por lo que, además de nuestros conocimientos financieros, recopilamos mucha información tras más de 1.000 reuniones con directores financieros de grupos y equipos financieros. Lea este artículo para conocer los cuatro consejos principales que hemos recopilado para la consciencia del riesgo del equipo de Finanzas del Grupo.

En este artículo trataremos:

  • Presupuestar y forecasting en los grupos – El riesgo actual
  • 4 consejos para elaborar presupuestos y forecasting en grupo
    • Consejo 1: Incluya el balance
    • Consejo 2: Incluya su cash flow
    • Consejo 3: Comprender las dependencias de la empresa y los departamentos
    • Consejo 4: Manténgase al día
  • Entender su empresa desde el punto de vista financiero

Presupuestos y forecasting en grupos: el riesgo actual

Los principales retos que observamos en todos los grupos no se producen en la fase de «elaboración del presupuesto», sino en la incorporación de los datos al mismo. A la hora de elaborar el presupuesto del grupo, a menudo se recurre en exceso a los datos históricos o se recaudan datos de las filiales y departamentos pidiéndoles simplemente que envíen sus presupuestos. Y al limitarse a copiar y pegar sus datos en un presupuesto mayor, el equipo financiero no tiene la oportunidad de hacer lo que mejor sabe hacer: comprender y analizar las cifras. Como en todo, siempre hay una razón para recortar gastos. Las razones más mencionadas son la falta de tiempo y la complejidad del grupo -especialmente en los grupos con filiales en varios países-, que puede deberse a la falta de recursos. Sin embargo, cuando creemos que ahorrará tiempo, puede acarrear un número relativamente grande de riesgos si las cifras son inexactas.

Una parte esencial de presupuestar y forecasting en los grupos es tener en cuenta los riesgos potenciales y darles cabida; en pocas palabras, se trata de hacer estimaciones sobre el futuro lo más precisas posible. Algunos items siempre se desviarán de los costos previstos inicialmente. Aun así, si podemos minimizar los costos inesperados en otros ámbitos, fijar objetivos alcanzables y priorizar el gasto, podemos mejorar la reputación de la empresa y la confianza de los accionistas y mantenernos financieramente saneados. Hacer esto nos lleva al consejo más crucial y que dará forma a los cuatro consejos siguientes, a saber:

«Tiene que entender todo su negocio y el estado actual de los mercados».

4 consejos para elaborar presupuestos y forecasting en grupos

En general, hay muchos consejos sobre la mejor forma de hacer presupuestos y forecasting, pero si tuviéramos que reducirlos a sólo 4 consejos concretos serían estos:

      1. Incluir el balance
      2. Incluir su cash flow
      3. Comprender las dependencias
      4. Manténgase al día

A continuación hemos intentado explicar un poco mejor cada uno de ellos y por qué son tan importantes. Pero lo que tienen en común es lo siguiente: hay que entender el negocio completo y no sólo una parte.

Incluir el balance

Dado que el balance es una instantánea de los activos, pasivos y fondos propios de la empresa, es esencial empezar por ahí y no por la cuenta de P/G, como hacen muchos. Cuando las empresas se centran demasiado en las P/G, olvidan o pasan por alto el equilibrio. Aunque la cuenta de resultados muestre sus ganancias y pérdidas, no le proporcionará la base necesaria para elaborar un presupuesto suficiente. Si lo vemos como una casa, su balance es el cimiento, y el beneficio/pérdida es el interior. Una cosa no va sin la otra, pero no se puede empezar a instalar muebles si los cimientos no existen o tienen agujeros.

Por lo tanto, antes de iniciar su presupuesto, puede ser una buena idea limpiar su balance y asegurarse de que se eliminan los activos antiguos. Además, los errores en el balance aumentan la probabilidad de errores en la cuenta de pérdidas y ganancias. Consultar el saldo ayudará a su empresa a planificar los gastos del año siguiente. Sin embargo, su balance es una instantánea y no muestra sus movimientos de tesorería durante el año. Esto nos lleva al siguiente consejo, y al que demasiados grupos temen: el cash flow.

Incluya su cash flow

Su cash flow le informa de lo que tiene disponible en su cuenta en este preciso momento y es sus ojos sobre el dinero que entra y sale de su grupo y filiales. Es uno de los indicadores más críticos del rendimiento de una empresa, ya que establece su liquidez. Aquí puede ver si un mes no ha tenido casi ingresos o si ha gastado mucho en proyectos de departamentos específicos. Además, proporciona la información que su equipo financiero necesita para determinar rápidamente, por ejemplo, por qué, dónde y cuándo están aumentando sus deudores y solucionarlo en el próximo presupuesto.

El reto es que demasiadas empresas no realizan un cash flow regular, que deberá iniciarse antes de la elaboración de presupuestos y previsiones. Así podrá revisarlo continuamente. Si necesita una incitación para empezar, sepa que una de las razones más destacadas para que las empresas quiebren se deriva de no hacer un cash flow adecuado. Además, tanto el balance como el cash flow forman parte de su reporting, en los que puede automatizar la mayor parte del proceso de recopilación de datos.

Comprender las dependencias entre la empresa y los departamentos

En cuanto tenga el balance y el cash flow, preferiblemente automatizados, podrá empezar a comprender mejor el negocio, desde el punto de vista financiero. Se está produciendo un cambio en el papel del Director Financiero, que va de la mano de procesos más automatizados. Y, contrariamente a lo que algunos creen, esto no significa que dejen de ser expertos en números, sólo que lo hacen de una forma diferente a como lo hacían antes.

La tecnología permite resolver problemas que antes teníamos que hacer manualmente, lo que nos brinda la oportunidad de ocuparnos de los asuntos más complejos que la tecnología no puede resolver. El funcionamiento conjunto de su empresa y la relación entre las actividades no es algo que pueda verse simplemente a partir de los números entregados. En lugar de pedir a las filiales que le envíen sus presupuestos, fíjese en el cash flow y haga preguntas. Si automatiza el proceso de recopilación de datos, liberará tiempo para analizar realmente y crear presupuestos racionalizados en todo el grupo, minimizando el riesgo de costes inesperados. Mejor aún si también se empiezan a incluir los indicadores clave de rendimiento en la presupuestación y se empieza a estudiar la posibilidad de establecer asociaciones empresariales financieras.

Manténgase al día

Si hay algo que no podemos subrayar lo suficiente es
hacerse con la visión económica que puede ayudarle a navegar en sus diferentes mercados, como la evolución local de la inflación. Y aquí, muchos bancos y otros centros de investigación de todo el mundo, como Mckinsey, ya han hecho la mayor parte del trabajo, lo que puede orientarlo en la creación de análisis de tendencias para, por ejemplo, micropresupuestos y empresas impulsadas por los empleados, así como predicciones y perspectivas sobre el gasto y la evolución de la inflación local.

Con la inflación subiendo, esta información puede ser fundamental para prepararse para el próximo año, sobre todo en los países en los que no se siente. Si ya puede crear espacio para esta información en el presupuesto, ¿cómo puede eso no sólo beneficiarle a usted?

En este consejo también reside la afirmación antes mencionada: «no se fíe demasiado de los datos históricos y copiados». Se arriesga a que lo aparten del estado y los temas «actuales» de los mercados. Si nos fijamos en la inflación, si nos basamos en datos históricos, no incorporaremos elementos muy específicos del efecto de la inflación en el año siguiente. Puede que tenga que ahorrar en ciertas áreas en las que antes no tenías que hacerlo.

Entender su empresa desde el punto de vista financiero

Entender todo su negocio desde el punto de vista de las finanzas no consiste en cómo lo hace o en que se aleje de su área de especialización. Por el contrario, es asegurarse de que prepara a su empresa para el mejor resultado posible y realista, en el futuro. Y esto no se hace copiando y pegando el presupuesto del año pasado, sino comprendiendo de dónde proceden las cifras, por qué hay un aumento o dónde hay que reducir el gasto. Por ejemplo, si sabe que la electricidad va a subir un 200 %, tiene que buscar ese dinero en otra parte. Si conoce su cash flow, podrá ver por dónde entra y sale el dinero a lo largo del año, y si además conoce las dependencias subyacentes, también podrá ver por qué. Y ese por qué es lo que ayuda a su equipo a la hora de planificar el año siguiente.

Así pues, antes de empezar a elaborar presupuestos y forecasting en los equipos financieros de los grupos, nuestra recomendación es empezar por lo esencial: la recopilación de datos. También puede empezar por leer más sobre cómo estandarizar sus reporting y controlar el flujo de datos.

08 Mar

Posted at 13:21h in Informes

Optimice el uso de la tecnología por parte de su equipo financiero para crear un proceso presupuestario más ágil que agilice todo el grupo.

Acabamos de empezar 2023, y si la incertidumbre bajo Corona era alta, lo ha sido aún más tras un año de guerra y alta inflación. Al menos, durante Corona, pudimos centrarnos en el desarrollo del negocio y en llegar al consumidor allí donde estaba. Sin embargo, resulta casi oscuro creer que podemos predecir cómo acabará el año este año. Sin embargo, la mayoría de los procedimientos de la empresa dictan que debes preparar un presupuesto que apruebe el consejo de administración y con el que puedas funcionar el año que viene. De ahí que aún deba afrontar el reto de planificar para 2023 y sacar el máximo partido de la situación.

División entre los departamentos de planificación organizativa y finanzas

Un reciente estudio de Mckinsey mostraba que actualmente existe una gran división entre la planificación para el próximo año. Los líderes financieros quieren centrarse en lo que podemos cambiar aquí y ahora, y los líderes organizativos siguen centrados en el futuro.

Lea más sobre las prioridades de otros directores financieros en este artículo: Hacia la tormenta: Los directores financieros pivotan para gestionar los vientos en contra

Combinar la necesidad de las finanzas de mirar al aquí y ahora con la de los directivos de una estrategia a largo plazo.

Debemos prepararnos para un proceso iterativo en el que los planes y las cifras cambiarán con frecuencia. Algunos dirían que esto no es diferente de lo habitual. Sin embargo, esta vez debería ser más natural, y podemos ajustar nuestra mentalidad al iniciar el proceso. Además, Finanzas debe ser capaz de combinar el papel habitual de limitarse a tomar el plan de la dirección y traducirlo en cifras, convirtiéndose en el motor para tomar las decisiones estratégicas correctas en la empresa. Opciones realistas con una inflación elevada.

Sin embargo, el reto al que se enfrentan la mayoría de las funciones financieras es una gran dependencia de las plantillas de Excel o de sistemas inflexibles. Especialmente en los departamentos financieros de los grupos, a menudo vemos cómo se envía el presupuesto de todos los departamentos a todas las filiales. Como resultado, la creación y actualización de los números ocupará la mayor parte del tiempo, restando así tiempo a Finanzas para evaluar el plan y las acciones a asumir de forma crítica. En el peor de los casos, ni siquiera es posible editar y actualizar con la frecuencia necesaria en tiempos de incertidumbre para crear un presupuesto realista y alcanzar los objetivos de la organización.

Poner en marcha un proceso presupuestario más ágil para agilizar la toma de decisiones estratégicas.

La tecnología ya desempeña un papel facilitador más destacado en el departamento financiero del grupo, pero no en la creación de un proceso presupuestario ágil desde la entrada hasta la salida, pasando por la consolidación.

He aquí tres maneras en que unas herramientas mejores pueden permitir un proceso más ágil:

Supuestos: Suelen debatirse entre los líderes empresariales y el equipo de estrategia y, a continuación, se distribuyen mediante plantillas de Excel para que las utilicen las distintas entidades y unidades. Sin embargo, imaginemos un cambio sencillo en el que se introdujeran en un sistema y se transmitieran automáticamente a todos los usuarios. Esto les ayudaría a construir fórmulas dinámicas que las vincularan a sus impulsores empresariales únicos. Además, permitiría a la dirección ver el impacto de los cambios de supuestos con solo pulsar un botón.

Modelización empresarial: Muy a menudo, se ven líderes empresariales que crean modelos separados en Excel donde pueden modelar su negocio. Lo hacen para desarrollar la información que debe introducirse en el sistema. Sin embargo, esto podría convertirse rápidamente en una herramienta en la que cada unidad o entidad construiría su propio modelo de negocio vinculado a los factores financieros necesarios para la elaboración de presupuestos.

Informes de autoservicio: Cada vez que la dirección decide hacer cambios en los supuestos o simplemente en los números en general, esto puede ser fácilmente un proceso largo. La información se transmite en cascada a las unidades o entidades para que realicen los cambios, hay que proceder a la consolidación y el departamento informático tiene que ejecutar algunas tareas para introducir los datos en el sistema de elaboración de informes. Imagínate si en lugar de esto estuviera totalmente integrado. De este modo, los directivos podían introducir los cambios que estaban discutiendo y ver el impacto inmediatamente.

El potencial parece obvio, pero sigue siendo una quimera para muchas empresas.

Sin embargo, la nube está facilitando el acceso a más herramientas incluso a las pequeñas y medianas empresas. Puede que necesites conectar varias herramientas para que esto funcione, pero aun así sería obvio empezar a explorar las oportunidades. Como la integración entre el software de presupuestación y planificación, Phocas, y la herramienta de consolidación y elaboración de informes, Konsolidator.

Rompa sus hábitos y las barreras que obstaculizan los procesos ágiles

A pesar de los retos evidentes, muchas empresas siguen utilizando el mismo proceso de planificación que han empleado durante años. No exploran la potencialidad de combinar soluciones de nicho en el mercado: los departamentos pueden obtener capacidades con las que antes sólo podían soñar. Se trata de un error evidente, ya que se desperdicia una cantidad significativa de recursos corporativos en un proceso que rara vez produce resultados valiosos.

Por lo tanto, es hora de probar algo diferente.

Intenta diseñar el proceso de planificación definitivo y empieza a explorar cómo hacerlo realidad. Probablemente descubrirá que hay muchas herramientas digitales disponibles que pueden ayudarle a ejecutar este nuevo proceso

– ¿Cómo afronta el proceso de planificación en curso?
– ¿Hace lo que siempre ha hecho o explora nuevos caminos?
– ¿Qué herramientas está desplegando en el proceso y cuándo fue la última vez que cambió alguna de ellas?

Debe resolver la paradoja de la enorme incertidumbre y los procesos de planificación de hace una década. Empiece hoy mismo a explorar nuevas vías y su proceso de planificación producirá resultados mucho mejores. También permitirá a Finanzas tomar las decisiones estratégicas adecuadas en lugar de limitarse a producir cifras.

Aquí puede ver nuestros socios de software, que ilustran la posibilidad de crear el mejor sistema para su departamento.

Autores:
Claus Finderup Grove, Director General de Konsolidator

08 Mar

Posted at 13:21h in Informes

Este artículo tratará de lo siguiente:

  • Establecer el equipo del proyecto
  • Acordar objetivos, mensajes y temas clave
  • Esbozar el informe
  • Preparar el calendario y el plan del proyecto

Responde a estas preguntas antes de empezar con el informe anual del grupo

Aunque nuestros consejos son consideraciones generales, hemos creado un checklist para guiarte en la elaboración de un informe anual racionalizado.

Si acabas de empezar, tienes que empezar por localizar las áreas y objetivos clave para que el equipo del proyecto se ponga en marcha.

#1: Establecer el equipo, las funciones y las responsabilidades del proyecto

¿Has creado tu equipo completo, o no estás seguro si te falta algo? Estas son las preguntas a las que debes tener respuesta cuando pongas en marcha el proyecto. Por ejemplo, ¿incluye tu informe anual a personas de RRHH, Marketing, Junta Directiva, Consultoría, Finanzas, etc.?

    • ¿Sabes quién dirigirá el proyecto? (En muchos casos, será el Director Financiero, pero en otros, el responsable del proyecto será el gerente).
    • ¿Quién supervisará el proceso en relación con el argumento y la marca de la empresa? (por ejemplo, el jefe de marketing/comunicaciones, un consultor externo o un pequeño equipo).
    • ¿Necesita implicar a la junta directiva?
    • ¿Quién proporciona los contenidos? (¿Quién en qué departamento y empresa proporcionará el contenido? Puede tratarse de la hoja de ruta de Desarrollo, la visión de los empleados de RRHH, la estrategia del CEO, la nueva oferta de una filial, etc.).
    • ¿Quién dará el visto bueno final a los contenidos? (Siempre puedes editar el contenido, así que, desde el principio, ponte de acuerdo sobre quién será el último enlace)
    • ¿Quién te ayudará con la maquetación? (¿Dispones de un diseñador gráfico interno que tenga tiempo para centrarse en este proyecto, o necesitas subcontratarlo? La subcontratación da excelentes resultados, pero también exige que empiece pronto en el proceso).

#2: Acordar el objetivo clave, el mensaje y el tema

Cuando hayas creado tu equipo, lo siguiente es ponerse de acuerdo sobre el objetivo clave del informe anual de este año y, por tanto, sobre su tema y su mensaje. Debes basarte en la respuesta a las dos preguntas siguientes, y siempre es una buena idea examinar el objetivo del año anterior y cómo lo alcanzó la empresa.

    • ¿Quién será tu público? (si se trata de inversores, nuevos empleados, partes interesadas actuales/nuevas, u otros…)
    • ¿Qué acción quieres que emprendan cuando lo hayan leído? (se específico)

En la reunión inicial, acuerden lo siguiente:

    • Cuál es el tema de este año (Habla con el director general, el consejo y los colaboradores del informe anual, y estudia cómo alinearlo con el del año siguiente)
    • ¿Cuáles son los principales logros que quieres compartir? (Habla con los directores de toda la empresa y localiza los principales logros que se ajusten a tu estrategia)
    • ¿Cómo puedes comunicar tu propósito y valor a lo largo del informe? (Asegúrate de comunicarlo desde el punto de vista de las partes interesadas, que sea auténtico y no «lo que suena bien»).
    • Identifica los mensajes clave (A partir de la pregunta anterior, identifica los mensajes clave que deseas transmitir a lo largo del informe. A continuación, localiza las historias que necesitas para apoyarlos)
    • ¿Tus resultados financieros respaldan tu historia? (A estas alturas del año, ya deberías conocer tus resultados y saber si respaldan tu historia; si no es así, replantea el mensaje).
    • ¿Cómo debe ser el resumen visual? (¿Necesitas nuevas fotografías, infografías, etc.?)

#3 Esbozar el informe anual

¿Qué debes incluir en el informe? Resumen ejecutivo, carta del Consejero Delegado, carta del Presidente, informe ESG, etc. Todo depende de con quién se hable. Pero la clave está en decidirlo de antemano, lo que marcará la forma de utilizar el plan del proyecto.

    • La carta del CEO/Presidente
      (Como ya se ha mencionado, suele ser la parte más leída del informe anual, pero debería incluir al presidente)
    • Casos prácticos
      (¿Quién puede ser la cara de las funcionalidades de su producto y apoyar sus declaraciones de visión, misión y propósito?)
    • Páginas destacadas y acontecimientos clave
      (Logros clave, objetivos alcanzados, nuevas iniciativas u otros hechos clave del año anterior)
    • Estrategia (producto, revisión del mercado, perspectivas)
    • Medio ambiente, asuntos sociales y gobernanza
      (Asegúrate de tenerla preparada e investiga cómo la rellenan otras empresas de su sector, ya que hoy en día muchos miden el rendimiento de una empresa también en esta parte.
    • Página de agradecimiento o información para accionistas
      (Si es un NPG, si tiene socios importantes, si es una empresa destacada… estas páginas dependen del sector al que pertenezca).

#4 Preparar el calendario y el plan del proyecto

Sólo queda una cosa: poner en práctica el plan del proyecto.

    • ¿Cuál es el presupuesto?(Si recurre a agencias externas, imprentas, gráficos, consultores u otros: el presupuesto determinará las posibilidades).
    • ¿Cuál es el plazo? (Empiece por fijar la fecha final y vaya retrocediendo hacia el principio para establecer un calendario realista para todas las entregas).
    • ¿Cuándo necesitas el primer borrador del contenido escrito? (Recomendamos redactar y hacer revisar todo antes de fin de año. Así tendrás margen para comprobar errores en las cifras, elementos imprevistos como nuevos riesgos, un retraso en la recopilación de cifras, etc.).
    • Localiza las dependencias
      (¿Necesitas entrevistas o dependes de la venta final de Navidad? Asegúrate de que son visibles para los plazos del equipo).
    • Dar el visto bueno al contenido
      (Ya sea el consejo de administración, el director general, el director financiero u otros, hay que estar totalmente de acuerdo con la fecha final y dejar margen para cambios de última hora).
    • Establezca un proceso de revisión transparente
      (Quiénes serán los revisores de cada parte, quién tendrá la última palabra y para cuántas rondas de ediciones quiere espacio).

Descargar plantilla de proyecto con calendario [Excel]

Lo único que queda ahora es dividir las tareas y localizar todas las áreas en las que puedes prescindir de los números. Revisa el informe del año pasado para ver qué funcionó. ¿Puedes reutilizar el formato? Tanto si tu grupo está empezando a elaborar sus informes financieros como si sólo busca inspiración, hemos compartido una plantilla de Excel para empezar hoy mismo. Sin embargo, ¿dispones ya de herramientas de planificación de proyectos como Monday, Asana o Trello que puedas utilizar en toda la empresa? A continuación, te recomendamos que elabores tu calendario, la división de tareas y el plan del proyecto a partir de ahí y que utilices nuestra plantilla como fuente de inspiración.

Descarga nuestra plantilla de plan de proyecto

08 Mar

Posted at 13:21h in Informes

Este artículo tratará de lo siguiente:

  • ¿Es usted el responsable de la planificación del informe anual?
    • Consejo 1: Empiece pronto
    • Consejo 2: Incluya a personas con experiencia en Informes Anuales
    • Consejo 3: Presente sus datos visualmente
    • Consejo 4: Incluya la carta de declaración de su Director General
    • Consejo 5: Asegúrese de que dispone de procesos de flujo de datos
  • Descargar plantilla de proyecto con calendario [Excel]

¿Es usted el responsable de la planificación del informe anual?

Para muchos profesionales de las finanzas, el informe anual se acerca. Y en comparación con otros informes financieros, este informe exige atención e información de más personas que las finanzas. Intentar que todo el mundo esté alineado y asegurarse de que nada se precipite puede parecer abrumador, incluso para los profesionales de las finanzas más experimentados. Los cinco consejos siguientes tienen su origen en nuestra propia experiencia empresarial, en lo aprendido de nuestros clientes y en los conocimientos internos adquiridos a lo largo de los años en el sector financiero.

Consejo 1: Empiece pronto

El momento de iniciar el proceso depende de cuándo finalice su ejercicio fiscal. Para muchos departamentos financieros, sigue el año, y aquellos de ustedes ya habrán iniciado el proceso. Quizá tú también. Si no es así, ahora es el momento. Hay un elemento clave que conviene recordar: ¡El informe anual necesita algo más que finanzas!

Si tiene de plazo hasta mediados de febrero, le recomendaremos que empiece a mediados de octubre; siempre es mejor estar preparado y adelantarse. Todos los que trabajen en el informe anual seguirán teniendo sus tareas diarias, sus reuniones y sus entregas ad hoc; si se empieza pronto, se pueden minimizar los retrasos y planificar adecuadamente el proceso.

Así que reúne a tu equipo y prepárate para el saque inicial.

Consejo 2: Incluya a personas con experiencia en informes anuales

Antes de empezar, es una buena idea buscar agencias, asociaciones estratégicas, consultores u otras personas que tengan experiencia con el Informe Anual. Estas personas experimentadas son valiosas en este proceso. Tendrán todos los conocimientos necesarios sobre las partes interesadas y los requisitos que debe cumplir el informe anual para causar impacto. Conoces las cifras, pero el valor va más allá de los estados financieros; a veces, lo olvidamos en finanzas.

El informe anual es algo más que un informe financiero normal. Es uno de los documentos más leídos, sobre todo por los inversores, así que no hay margen para errores. Por lo tanto, se necesitan personas con experiencia que puedan escribir e influir en la dirección del proyecto. Pero también le ayudarán a cumplir los plazos y a alinear todos los esfuerzos con el objetivo, hasta el final.

Consejo 3: Presente sus datos visualmente

Si echamos la vista atrás a informes anuales anteriores, ¿cómo han presentado los datos? Puede que no sea una prioridad habitual, pero quizá debería serlo. El informe anual es un documento pesado, y en un mundo en el que consumimos constantemente mucha información, la forma de presentarla se convierte en un factor crítico.

Por lo tanto, incluya a personas que conozcan el uso del color, qué secciones destacar y el uso del lenguaje (si es fácil de leer). Su propósito fundamental debe ser garantizar que la presentación general de la empresa cuente la historia correcta. Puede comparar este documento con una presentación de credibilidad de la marca: la información que contiene alimentará otros documentos de comunicación a lo largo del año. Piense en sus presentaciones a inversores, su estrategia y sus informes trimestrales.

Y si lo hace bien, puede llegar a más inversores mostrando su visión, sus resultados, sus empleados, sus estudios de casos, sus esfuerzos en materia de ASG y su estrategia. Recuerde que no sólo sus inversores leen el informe anual, sino también los nuevos empleados, socios, clientes, etc.

Consejo 4: Incluya la carta de declaración de su Director General

Adivine qué parte del informe anual se lee principalmente. Se podría pensar que es el estado financiero. Pero francamente, es la carta del director general. Por lo tanto, empiece a utilizarlo en su propio beneficio.

Un consejo es empezar este borrador lo antes posible, ya que también puede ayudar a marcar el tono de todo el Informe Anual. Asegúrese de que contiene iniciativas recientes, visión, valores y liderazgo de pensamiento, todo lo que desea ver de un buen líder.

Nota: un visionario es excelente, pero uno realista y con los pies en la tierra es mejor.

Consejo 5: Asegúrese de que dispone de procesos de flujo de datos

¿Cuál es su proceso de recopilación de datos en toda la organización? Si todos compartís la misma hoja de Excel, intentad ver cuánto tiempo empleáis en el seguimiento de errores. Este resultado debería orientarle a la hora de decidir si necesita procesos automatizados para minimizar el tiempo dedicado a ello. Si hay algo que no gusta a los auditores y al público. Está encontrando errores en los números después de la fecha de publicación.

Si siempre tiene en mente estos consejos antes de la reunión inicial, ya tendrá un excelente comienzo del proyecto.

Descargue nuestra plantilla de plan de proyecto

¿Revisa y analiza detenidamente el proceso de elaboración de su informe anual cada año? Sin un plan y una estrategia de proyecto reales, las cosas pueden resultar desordenadas, precipitadas o, en el peor de los casos, llenas de errores. Y puede ser casi imposible corregirlas después de publicar el informe anual.

Hemos elaborado una lista de comprobación de lo que hay que tener en cuenta antes de empezar, los elementos esenciales y una plantilla de plan de proyecto que puede utilizar o editar según se adapte a su empresa. Si es usted nuevo en el papel de jefe de proyecto para el informe anual, nuevo en el equipo, o simplemente busca inspiración sobre cómo otras empresas están planificando su proceso, este blog es para usted. Lea aquí la Lista de control del Director Financiero del grupo.

Descargar plantilla de proyecto con calendario [Excel]

08 Mar

Posted at 13:20h in Informes

Se acerca el fantástico informe que consume todo el tiempo, al menos para la mayoría de las empresas. Y estamos hablando, por supuesto, del informe anual. Como estamos a mediados de diciembre, hay algunas cosas que usted y su equipo financiero pueden hacer ahora, para asegurarse de que enero se centrará principalmente en los números y en su control. Porque, seamos sinceros, es una tarea ingente pase lo que pase.

10 tips que puede poner en práctica

Hemos recopilado los 10 tips más importantes que debe tener en cuenta antes de que sus números estén listos, y no nos referimos al plan del proyecto, aunque esperamos que lo tenga listo. Pero no, estamos hablando de las pequeñas cosas que facilitarán la visita de SUS auditores y asegurarán que USTED no experimente más errores significativos que deban ser corregidos mientras mira sus números.

#nº 1: Descargar la lista de control de las NIIF

El checklist de las NIIF es probablemente el mejor recurso para preparar el informe anual. Los auditores también lo utilizarán como recurso de auditoría, así que si ya puede repasarlo, ya habrá recorrido la mitad del camino. La lista de control describe los métodos, medidas y requisitos de presentación de su informe anual. Si su empresa utiliza otras normas contables, su auditor seguirá disponiendo de ellas.


Descargue el checklist aquí
 o póngase en contacto con su auditor (siempre tendrá la versión más actualizada).

#2: Recuerde comprobar las políticas contables

Si ya tiene su norma contable, como la lista de control de las NIIF, ya puede empezar a colocarla en las páginas correspondientes del informe anual. Aunque no tenga todos los estados financieros listos, sabrá dónde irán. A veces es fácil pasar por alto cosas como las políticas contables en el informe anual. Los auditores se fijarán en ellos, así que repáselos cada vez que corrija los números de una página.

#nº 3: Ponga al día a su auditor sobre sus procesos

Si ha cambiado su método de elaboración de informes y ha implantado un nuevo sistema de elaboración de informes o de contabilidad, comparta esta información con sus auditores. Les preparará para saber cómo entregar los números, cómo recopilar los datos y cómo hacer el seguimiento de auditoría. Como resultado, su equipo financiero ahorrará tiempo.

#Nº 4: Alinear los procesos y cálculos para las participaciones no dominantes, los tipos de cambio y las eliminaciones entre empresas.

Ya en la preparación del informe del grupo, puede esbozar ciertas cifras, que sabe que serán complejas, como:

  • Participaciones no dominantes
  • Tipos de cambio
  • Eliminaciones entre empresas

Si calculas en una hoja de cálculo, asegúrate de no tener fórmulas rotas y de racionalizar los métodos de cálculo; por ejemplo, ¿cómo calculas los tipos de cambio? Muchos de ellos ya estarán automatizados y serán correctos si dispone del software adecuado. Pero es una buena idea volver a comprobar si el sistema puede gestionar la buena voluntad, por ejemplo, y arreglarlo ahora.

#5: PREPÁRATE, PREPÁRATE y PREPÁRATE

Lo hemos dicho antes y lo seguiremos diciendo. Prepara lo que puedas. Las tareas diarias, como los informes de fin de mes, los informes trimestrales, el aumento de precios, etc., también se realizan en enero. Si no tiene un plan de proyecto o un calendario, hágalo hoy mismo.

Hemos creado un sencillo plan de proyecto en Excel, que incluye un calendario, y que puede adaptar fácilmente a sus necesidades y al contenido del informe anual.

Descargue aquí el plan del proyecto en Excel.

#6: Haz una cronología de lo que ha ocurrido durante el año.

La revisión de la gestión es una parte importante del informe anual. Pero a veces el consejo más sencillo puede ayudarte a escribirlo. Pregúntese: ¿puede recordar todo lo que ha ocurrido durante el año? En caso afirmativo, escríbalo. Si no es así, hable con algunos de los distintos departamentos, revise los anuncios, los comunicados de prensa e incluso las redes sociales, y luego escríbalo.

El resultado: verá que la mayor parte de la revisión de la gestión se escribirá sola.

#7: Estar al día del tiempo que pasan los empleados fuera de la oficina

Para muchos equipos financieros, el informe anual sigue al año, y tenemos la Navidad a finales de año. En su planificación, tenga en cuenta quién está de vacaciones y cuándo, y, lo que es más importante, quién será su persona de contacto si una parte interesada clave está fuera de la oficina. No hay nada peor que la sensación de retrasar todo un proceso o auditoría debido a que una persona está ausente.

#nº 8: Alinee sus filiales

Sus filiales son una parte importante del informe anual, pero el interventor o director financiero del grupo suele controlar sus cifras. Como también tienen todo lo demás que controlar en el informe anual, alinéese ahora con ellos en cuanto a plazos. Un buen consejo es dividir el equipo en controladores por países. Es decir, si tienes filiales en EE.UU., Indonesia y Francia, prueba a asignar un controlador de grupo a cada una. Entonces podrá reducir su tiempo de control a un máximo de una semana a principios de enero. Por supuesto, esto sólo es posible si se dispone de un equipo más amplio. Sin embargo, puede ahorrar muchísimo tiempo si ajusta la fecha de entrega a cada filial ya en diciembre, y no en enero, cuando ha empezado la carrera del nuevo año.

#9: Corregir y asegurar el uso coherente de las frases

Pida a alguien que no pertenezca necesariamente a su equipo, ni siquiera al departamento financiero, que revise todo el informe anual. Y empieza ya. Sería de ayuda si tuvieras algunas páginas preparadas. No espere hasta el último momento: a menudo se pasa por alto el tiempo necesario para revisar y corregir.

Si habla de reestructuración, mantenga esa frase. No hable de repente de ajuste: es posible que las partes interesadas no lean todas las páginas, por lo que siempre debe quedarles claro de qué está hablando. Cree un breve diccionario del informe anual en el que escriba los objetivos estratégicos, las iniciativas, etc.; de este modo, todos los que escriban podrán ver siempre lo que se ha utilizado en otras páginas. Muy fácil.

#10: ¿Informa en ixbrl?

Ya debería saber cuándo y cómo presentar su declaración financiera. En cuanto haya aprobado su informe financiero, asegúrese de que la persona que lo carga sabe cómo informar en iXBRL. Dedica una hora de tu día en diciembre a repasar este tema con tu equipo.