Una guía completa para la planificación del informe anual

Este artículo tratará de lo siguiente:

Establecer el equipo del proyecto
Acordar objetivos, mensajes y temas clave
Esbozar el informe
Preparar el calendario y el plan del proyecto

Responde a estas preguntas antes de empezar con el informe anual del grupo

Aunque nuestros consejos son consideraciones generales, hemos creado un checklist para guiarte en la elaboración de un informe anual racionalizado.

Si acabas de empezar, tienes que empezar por localizar las áreas y objetivos clave para que el equipo del proyecto se ponga en marcha.

#1: Establecer el equipo, las funciones y las responsabilidades del proyecto

¿Has creado tu equipo completo, o no estás seguro si te falta algo? Estas son las preguntas a las que debes tener respuesta cuando pongas en marcha el proyecto. Por ejemplo, ¿incluye tu informe anual a personas de RRHH, Marketing, Junta Directiva, Consultoría, Finanzas, etc.?

- ¿Sabes quién dirigirá el proyecto? (En muchos casos, será el Director Financiero, pero en otros, el responsable del proyecto será el gerente).
- ¿Quién supervisará el proceso en relación con el argumento y la marca de la empresa? (por ejemplo, el jefe de marketing/comunicaciones, un consultor externo o un pequeño equipo).
- ¿Necesita implicar a la junta directiva?
- ¿Quién proporciona los contenidos? (¿Quién en qué departamento y empresa proporcionará el contenido? Puede tratarse de la hoja de ruta de Desarrollo, la visión de los empleados de RRHH, la estrategia del CEO, la nueva oferta de una filial, etc.).
- ¿Quién dará el visto bueno final a los contenidos? (Siempre puedes editar el contenido, así que, desde el principio, ponte de acuerdo sobre quién será el último enlace)
- ¿Quién te ayudará con la maquetación? (¿Dispones de un diseñador gráfico interno que tenga tiempo para centrarse en este proyecto, o necesitas subcontratarlo? La subcontratación da excelentes resultados, pero también exige que empiece pronto en el proceso).

#2: Acordar el objetivo clave, el mensaje y el tema

Cuando hayas creado tu equipo, lo siguiente es ponerse de acuerdo sobre el objetivo clave del informe anual de este año y, por tanto, sobre su tema y su mensaje. Debes basarte en la respuesta a las dos preguntas siguientes, y siempre es una buena idea examinar el objetivo del año anterior y cómo lo alcanzó la empresa.

- ¿Quién será tu público? (si se trata de inversores, nuevos empleados, partes interesadas actuales/nuevas, u otros…)
- ¿Qué acción quieres que emprendan cuando lo hayan leído? (se específico)

En la reunión inicial, acuerden lo siguiente:

- Cuál es el tema de este año (Habla con el director general, el consejo y los colaboradores del informe anual, y estudia cómo alinearlo con el del año siguiente)
- ¿Cuáles son los principales logros que quieres compartir? (Habla con los directores de toda la empresa y localiza los principales logros que se ajusten a tu estrategia)
- ¿Cómo puedes comunicar tu propósito y valor a lo largo del informe? (Asegúrate de comunicarlo desde el punto de vista de las partes interesadas, que sea auténtico y no «lo que suena bien»).
- Identifica los mensajes clave (A partir de la pregunta anterior, identifica los mensajes clave que deseas transmitir a lo largo del informe. A continuación, localiza las historias que necesitas para apoyarlos)
- ¿Tus resultados financieros respaldan tu historia? (A estas alturas del año, ya deberías conocer tus resultados y saber si respaldan tu historia; si no es así, replantea el mensaje).
- ¿Cómo debe ser el resumen visual? (¿Necesitas nuevas fotografías, infografías, etc.?)

#3 Esbozar el informe anual

¿Qué debes incluir en el informe? Resumen ejecutivo, carta del Consejero Delegado, carta del Presidente, informe ESG, etc. Todo depende de con quién se hable. Pero la clave está en decidirlo de antemano, lo que marcará la forma de utilizar el plan del proyecto.

- La carta del CEO/Presidente
  (Como ya se ha mencionado, suele ser la parte más leída del informe anual, pero debería incluir al presidente)

- Casos prácticos
  (¿Quién puede ser la cara de las funcionalidades de su producto y apoyar sus declaraciones de visión, misión y propósito?)

- Páginas destacadas y acontecimientos clave
  (Logros clave, objetivos alcanzados, nuevas iniciativas u otros hechos clave del año anterior)

- Estrategia (producto, revisión del mercado, perspectivas)
- Medio ambiente, asuntos sociales y gobernanza
  (Asegúrate de tenerla preparada e investiga cómo la rellenan otras empresas de su sector, ya que hoy en día muchos miden el rendimiento de una empresa también en esta parte.

- Página de agradecimiento o información para accionistas
  (Si es un NPG, si tiene socios importantes, si es una empresa destacada… estas páginas dependen del sector al que pertenezca).

#4 Preparar el calendario y el plan del proyecto

Sólo queda una cosa: poner en práctica el plan del proyecto.

- ¿Cuál es el presupuesto?(Si recurre a agencias externas, imprentas, gráficos, consultores u otros: el presupuesto determinará las posibilidades).

- ¿Cuál es el plazo? (Empiece por fijar la fecha final y vaya retrocediendo hacia el principio para establecer un calendario realista para todas las entregas).
- ¿Cuándo necesitas el primer borrador del contenido escrito? (Recomendamos redactar y hacer revisar todo antes de fin de año. Así tendrás margen para comprobar errores en las cifras, elementos imprevistos como nuevos riesgos, un retraso en la recopilación de cifras, etc.).
- Localiza las dependencias
  (¿Necesitas entrevistas o dependes de la venta final de Navidad? Asegúrate de que son visibles para los plazos del equipo).

- Dar el visto bueno al contenido
  (Ya sea el consejo de administración, el director general, el director financiero u otros, hay que estar totalmente de acuerdo con la fecha final y dejar margen para cambios de última hora).

- Establezca un proceso de revisión transparente
  (Quiénes serán los revisores de cada parte, quién tendrá la última palabra y para cuántas rondas de ediciones quiere espacio).

Descargar plantilla de proyecto con calendario [Excel]

Lo único que queda ahora es dividir las tareas y localizar todas las áreas en las que puedes prescindir de los números. Revisa el informe del año pasado para ver qué funcionó. ¿Puedes reutilizar el formato? Tanto si tu grupo está empezando a elaborar sus informes financieros como si sólo busca inspiración, hemos compartido una plantilla de Excel para empezar hoy mismo. Sin embargo, ¿dispones ya de herramientas de planificación de proyectos como Monday, Asana o Trello que puedas utilizar en toda la empresa? A continuación, te recomendamos que elabores tu calendario, la división de tareas y el plan del proyecto a partir de ahí y que utilices nuestra plantilla como fuente de inspiración.

Checklist para planificar el informe anual