Vestergaard Company eliminerer fejl med det samme
15 minuter
Brugt på at konsolidere
Umiddelbar
Fejlfinding og eliminering af fejl i de finansielle rapporter
Den korte historie om Vestergaard Company
Vestergaard Company er et familieejet produktionsselskab med hovedkontor i Lejre, Roskilde. Bortset fra Danmark har Vestergaard Company også kontorer og produktionsfaciliteter i USA, Thailand og Frankrig. Virksomheden har mere end 50 års erfaring med fremstilling af førsteklasses kvalitetsudstyr (GSE) til flybranchen. Udstyret passer til behovene hos den mindste pendler såvel som de største kommercielle fly. Virksomhedens fokus er i dag på afisningsmaskiner, toilet- og vandforsyningsenheder samt flyvaskeenheder.
Finansiel konsolidering på under 30 minutter
Vestergaard Company besluttede i 2016, at ændre sin regnskabsprocedure. Før lavede virksomheden kun én årlig finansiel konsolidering. Nu laver Økonomifuntionen en månedlig finansiel konsolidering. For at imødekomme disse ændringer ønskede Vestergaard Company sig et software, der kunne automatisere noget af deres arbejde. Holdet valgte at arbejde med Konsolidator®, hvilket har gjort deres arbejdsgang hurtig og simpel.
Tine Holst er Finance Manager hos Vestergaard Company, og hun bruger nu mindre end en halv time på virksomhedens finansielle konsolidering takket være Konsolidator®. Vestergaard-teamet har været i stand til at reducere den tid, de bruger på finansiel konsolidering markant, fordi Konsolidator® automatiserer mange af de manuelle processer. Det økonomifunktionen brugte tidligere Excel til finansiel konsolidering.
”Fra mine kolleger er færdige og har overdraget mig balancerne til, har jeg den fulde konsolidering klar, går der under en halv time. Faktisk tager det mindre end 30 minutter. Jeg vil sige, det tager mig et kvarter. ”- Tine Holst
Eliminering af fejl og manuelle arbejdsgange forbedrer effektiviteten
CFO hos Vestergaard Company, Torben Gerlach, har mange års erfaring med finansiel konsolidering i Excel. Gerlach forklarer, mens konsolidering i Excel er mulig, så opstår der ofte fejl. Disse fejl er et direkte resultat af Excel-metoden. Især fordi Excel kræver, at flere personer skal arbejde inden for de samme regneark. Det vil sige at flere mennesker kan rette og komme til at overskrive eller copy paste noget forket ind i Excel-arket. Konsolidator® fjerner sandsynligheden for menneskelige fejl, fordi systemet automatisk foretager al udregning for Vestergaard Company. Ved at gå fra finansiel konsolidering i Excel til finansiel konsolidering i Konsoldiator® har Vestergaard Company været i stand til praktisk talt at eliminere alle fejl i den finansielle konsolidering. Torben Gerlach uddyber: “Med Konsolidator® fjerner du fejlkilderne, og du fjerner de manuelle processer, der kommer med fejlkilderne.” – Torben Gerlach
Konsolidator® fungerer ved at brugerne uploader virksomhedens balancer via eksempelvis excel-filer. Konsolidator® sender advarsler til brugerne, hvis systemet støder på en fejl i de uploadede filer, som skal løses. ”Systemet rapporterer fejlen, du opfanger den og kan rette op på den med det samme. Hvor i Excel kan du ende med at opdage en fejl et halvt år senere. På denne måde er Konsolidator® et virkelig godt stykke software. ”- Tine Holst
Det økonomiske team har sparet tid og er blevet mere effektiv på grund af den klarhed, de har fået over tallene og deres oprindelse. Alt er lagt ind i Konsolidator®: dokumentationen, formlerne og beregningerne. Så når teamet skal tilføje eller rette noget, foretager de rettelserne direkte i Konsolidator®. Økonomifunktionen hos Vestergaard Company behøver ikke længere at bruge tid på at stille deres datterselskaber spørgsmål vedrørende specifikke tal – revisionssporet er tydeligt og dokumenteret. Torben Gerlach forklarer, at hvis dette blev gjort i Excel, ville der have været en masse fejl og rettelser, som det finansielle team ville have manglet eller have haft svært ved at finde.
Som et resultat af den sparede tid har det finansielle team nu mere tid til at foretage dybdegående økonomiske analyser og få indsigt i deres finansielle tal. Gerlach laver sjov: ”Tine bliver helt begejstret til tider, for når alle er færdige med den månedlige rapportering, bruger hun utroligt lidt tid på den egentlige konsolideringsproces.”
Vestergaard Company bruger ikke kun det cloud-baserede finansielle konsolideringssoftware – Konsolidator® – de bruger også Konsolidator Konnect, som er det præsentationsværktøj, der er udviklet af Konsolidator. Ethvert præsentationsværktøj kan bruges med Konsolidator®, men Vestergaard Company har valgt at bruge Konsolidator Konnect. Dette giver det finansielle team hos Vestergaard Company en ekstra bonus, da Konsolidator Konnect muliggør øjeblikkelig og meget fleksibel rapportering, så snart konsolideringen er gennemført.
Får produktopdateringer med det samme og hurtig kunde-support
Credit: © Vestergaard Company
Ifølge Tine Holst og Torben Gerlach er det finansielle team glade for, at de fandt en simpel og let håndterbar løsning. Arbejdsgangen har kørt uden problemer, fordi Konsolidator® er en truly cloud-baseret løsning, hvilket betyder, at alle opdateringer køres automatisk. Alle brugere har den nyeste version af Konsolidator® hele tiden uden at skulle downloade og vente på, at de nyeste opdateringer bliver installeret på deres computere.
Driftsmæssigt har der været et meget begrænset antal problemer for Vestergard Company. De få gange, som økonomifunktionen hos Vestergaard Company har haft brug for support, har de været meget tilfredse med den hurtige og effektive service hos Konsolidators support-linje.
”Vi er alle under tidspres, når ting går galt i konsolideringsprocessen. Den sidste ting, som vi laver, er konsolideringen, så når der er noget, som ikke virker, bliver du virkelig frustreret. Der har du brug for hjælp med det samme, og Konsolidator er rigtig gode til at yde denne hjælp med det samme. ”- Torben Gerlach