En este artículo trataremos:
- Presupuestar y forecasting en los grupos – El riesgo actual
- 4 consejos para elaborar presupuestos y forecasting en grupo
- Consejo 1: Incluya el balance
- Consejo 2: Incluya su cash flow
- Consejo 3: Comprender las dependencias de la empresa y los departamentos
- Consejo 4: Manténgase al día
- Entender su empresa desde el punto de vista financiero
Presupuestos y forecasting en grupos: el riesgo actual
Los principales retos que observamos en todos los grupos no se producen en la fase de «elaboración del presupuesto», sino en la incorporación de los datos al mismo. A la hora de elaborar el presupuesto del grupo, a menudo se recurre en exceso a los datos históricos o se recaudan datos de las filiales y departamentos pidiéndoles simplemente que envíen sus presupuestos. Y al limitarse a copiar y pegar sus datos en un presupuesto mayor, el equipo financiero no tiene la oportunidad de hacer lo que mejor sabe hacer: comprender y analizar las cifras. Como en todo, siempre hay una razón para recortar gastos. Las razones más mencionadas son la falta de tiempo y la complejidad del grupo -especialmente en los grupos con filiales en varios países-, que puede deberse a la falta de recursos. Sin embargo, cuando creemos que ahorrará tiempo, puede acarrear un número relativamente grande de riesgos si las cifras son inexactas.
Una parte esencial de presupuestar y forecasting en los grupos es tener en cuenta los riesgos potenciales y darles cabida; en pocas palabras, se trata de hacer estimaciones sobre el futuro lo más precisas posible. Algunos items siempre se desviarán de los costos previstos inicialmente. Aun así, si podemos minimizar los costos inesperados en otros ámbitos, fijar objetivos alcanzables y priorizar el gasto, podemos mejorar la reputación de la empresa y la confianza de los accionistas y mantenernos financieramente saneados. Hacer esto nos lleva al consejo más crucial y que dará forma a los cuatro consejos siguientes, a saber:
«Tiene que entender todo su negocio y el estado actual de los mercados».
4 consejos para elaborar presupuestos y forecasting en grupos
En general, hay muchos consejos sobre la mejor forma de hacer presupuestos y forecasting, pero si tuviéramos que reducirlos a sólo 4 consejos concretos serían estos:
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- Incluir el balance
- Incluir su cash flow
- Comprender las dependencias
- Manténgase al día
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A continuación hemos intentado explicar un poco mejor cada uno de ellos y por qué son tan importantes. Pero lo que tienen en común es lo siguiente: hay que entender el negocio completo y no sólo una parte.
Incluir el balance
Dado que el balance es una instantánea de los activos, pasivos y fondos propios de la empresa, es esencial empezar por ahí y no por la cuenta de P/G, como hacen muchos. Cuando las empresas se centran demasiado en las P/G, olvidan o pasan por alto el equilibrio. Aunque la cuenta de resultados muestre sus ganancias y pérdidas, no le proporcionará la base necesaria para elaborar un presupuesto suficiente. Si lo vemos como una casa, su balance es el cimiento, y el beneficio/pérdida es el interior. Una cosa no va sin la otra, pero no se puede empezar a instalar muebles si los cimientos no existen o tienen agujeros.
Por lo tanto, antes de iniciar su presupuesto, puede ser una buena idea limpiar su balance y asegurarse de que se eliminan los activos antiguos. Además, los errores en el balance aumentan la probabilidad de errores en la cuenta de pérdidas y ganancias. Consultar el saldo ayudará a su empresa a planificar los gastos del año siguiente. Sin embargo, su balance es una instantánea y no muestra sus movimientos de tesorería durante el año. Esto nos lleva al siguiente consejo, y al que demasiados grupos temen: el cash flow.
Incluya su cash flow
Su cash flow le informa de lo que tiene disponible en su cuenta en este preciso momento y es sus ojos sobre el dinero que entra y sale de su grupo y filiales. Es uno de los indicadores más críticos del rendimiento de una empresa, ya que establece su liquidez. Aquí puede ver si un mes no ha tenido casi ingresos o si ha gastado mucho en proyectos de departamentos específicos. Además, proporciona la información que su equipo financiero necesita para determinar rápidamente, por ejemplo, por qué, dónde y cuándo están aumentando sus deudores y solucionarlo en el próximo presupuesto.
El reto es que demasiadas empresas no realizan un cash flow regular, que deberá iniciarse antes de la elaboración de presupuestos y previsiones. Así podrá revisarlo continuamente. Si necesita una incitación para empezar, sepa que una de las razones más destacadas para que las empresas quiebren se deriva de no hacer un cash flow adecuado. Además, tanto el balance como el cash flow forman parte de su reporting, en los que puede automatizar la mayor parte del proceso de recopilación de datos.
Comprender las dependencias entre la empresa y los departamentos
En cuanto tenga el balance y el cash flow, preferiblemente automatizados, podrá empezar a comprender mejor el negocio, desde el punto de vista financiero. Se está produciendo un cambio en el papel del Director Financiero, que va de la mano de procesos más automatizados. Y, contrariamente a lo que algunos creen, esto no significa que dejen de ser expertos en números, sólo que lo hacen de una forma diferente a como lo hacían antes.
La tecnología permite resolver problemas que antes teníamos que hacer manualmente, lo que nos brinda la oportunidad de ocuparnos de los asuntos más complejos que la tecnología no puede resolver. El funcionamiento conjunto de su empresa y la relación entre las actividades no es algo que pueda verse simplemente a partir de los números entregados. En lugar de pedir a las filiales que le envíen sus presupuestos, fíjese en el cash flow y haga preguntas. Si automatiza el proceso de recopilación de datos, liberará tiempo para analizar realmente y crear presupuestos racionalizados en todo el grupo, minimizando el riesgo de costes inesperados. Mejor aún si también se empiezan a incluir los indicadores clave de rendimiento en la presupuestación y se empieza a estudiar la posibilidad de establecer asociaciones empresariales financieras.
Manténgase al día
Si hay algo que no podemos subrayar lo suficiente es
hacerse con la visión económica que puede ayudarle a navegar en sus diferentes mercados, como la evolución local de la inflación. Y aquí, muchos bancos y otros centros de investigación de todo el mundo, como Mckinsey, ya han hecho la mayor parte del trabajo, lo que puede orientarlo en la creación de análisis de tendencias para, por ejemplo, micropresupuestos y empresas impulsadas por los empleados, así como predicciones y perspectivas sobre el gasto y la evolución de la inflación local.
Con la inflación subiendo, esta información puede ser fundamental para prepararse para el próximo año, sobre todo en los países en los que no se siente. Si ya puede crear espacio para esta información en el presupuesto, ¿cómo puede eso no sólo beneficiarle a usted?
En este consejo también reside la afirmación antes mencionada: «no se fíe demasiado de los datos históricos y copiados». Se arriesga a que lo aparten del estado y los temas «actuales» de los mercados. Si nos fijamos en la inflación, si nos basamos en datos históricos, no incorporaremos elementos muy específicos del efecto de la inflación en el año siguiente. Puede que tenga que ahorrar en ciertas áreas en las que antes no tenías que hacerlo.
Entender su empresa desde el punto de vista financiero
Entender todo su negocio desde el punto de vista de las finanzas no consiste en cómo lo hace o en que se aleje de su área de especialización. Por el contrario, es asegurarse de que prepara a su empresa para el mejor resultado posible y realista, en el futuro. Y esto no se hace copiando y pegando el presupuesto del año pasado, sino comprendiendo de dónde proceden las cifras, por qué hay un aumento o dónde hay que reducir el gasto. Por ejemplo, si sabe que la electricidad va a subir un 200 %, tiene que buscar ese dinero en otra parte. Si conoce su cash flow, podrá ver por dónde entra y sale el dinero a lo largo del año, y si además conoce las dependencias subyacentes, también podrá ver por qué. Y ese por qué es lo que ayuda a su equipo a la hora de planificar el año siguiente.
Así pues, antes de empezar a elaborar presupuestos y forecasting en los equipos financieros de los grupos, nuestra recomendación es empezar por lo esencial: la recopilación de datos. También puede empezar por leer más sobre cómo estandarizar sus reporting y controlar el flujo de datos.