Die Herausforderung der Verwendung mehrerer ERP-Systeme für Ihre Konsolidierung
Eine der größten Herausforderungen, mit denen Finanzfachleute bei der Konsolidierung konfrontiert werden, ist die Verwendung unterschiedlicher ERP-Systeme in den verschiedenen Einheiten der konsolidierten Gruppe. Wenn Sie also zu denjenigen gehören, die in dieser Situation feststecken, lesen Sie diesen Blog und erfahren Sie, wie Sie mit diesem Problem umgehen und es umgehen können.
Warum sind Sie überhaupt in diese Situation geraten?
Lassen Sie uns zunächst der Frage nachgehen, warum so viele in der Gruppenfinanzierung in diese Herausforderung geraten sind und warum die meisten dies nicht von vornherein vorausgesehen und sich dagegen abgesichert haben. Nun, hier ist eine Vermutung:
Wenn Sie Ihre Konten in Ihren verschiedenen Einrichtungen einrichten, haben Sie zunächst einige offensichtliche Optionen:
1) Sie kopieren den Kontenplan von einer Entität zu einer anderen und fügen ihn dort ein. Das ist einfach, und Sie stellen sicher, dass Sie in den verschiedenen Einheiten denselben Kontenplan verwenden.
2) Sie bitten Ihre örtliche Buchhaltungsabteilung, Ihren Kontenplan einzurichten. In diesem Fall ist oft die Einhaltung der lokalen Anforderungen gewährleistet, da Fachleute hinzugezogen werden. Bestimmte Länder haben bestimmte verbindliche Anforderungen an einen Kontenplan, und Sie wollen natürlich nicht von Anfang an nicht konform sein.
Wie auch immer, die Dinge haben oft die Angewohnheit, sich im Laufe der Zeit zu verändern!
Selbst wenn Sie sich für die obige Option 1 entschieden haben, bei der Sie den Kontenplan von einem Unternehmen in ein anderes kopieren und einfügen, werden Sie feststellen, dass Konten hinzugefügt, geändert oder gelöscht wurden, und in ein paar Jahren wird der Kontenplan wahrscheinlich ganz anders aussehen als zu Beginn.
Das Problem mit lokalen Kontenplänen!
Lokale Kontenpläne sind praktisch, wenn es darum geht, lokale Anforderungen zu erfüllen. Wenn Sie einen lokalen Controller, Wirtschaftsprüfer oder Berater mit der Einrichtung des Kontenplans beauftragen, erhalten Sie genau dieses lokale Fachwissen, das Ihnen die Erstellung Ihrer gesetzlich vorgeschriebenen Abschlüsse, Ihrer lokalen steuerpflichtigen Gewinn- und Verlustrechnung und anderer Arten der lokalen Berichterstattung erleichtert.
Für Konsolidierungszwecke können Sie jedoch nach etwas völlig anderem suchen: Hier sind die Rechnungslegungsgrundsätze und die Struktur der Muttergesellschaft ausschlaggebend für die Anforderungen. Erträge oder Kosten in den konsolidierten Abschlüssen können etwas völlig anderes bedeuten als Erträge oder Kosten in den lokalen, gesetzlich vorgeschriebenen Abschlüssen.
Zur Veranschaulichung dieses Punktes betrachten wir zwei Beispiele:
> Eine Fabrik, die einen lokalen Abschluss mit einer Gewinn- und Verlustrechnung erstellt, in der die Umsätze, die Kosten der verkauften Waren, die Vertriebs-, Verwaltungs- und Gemeinkosten, die Abschreibungen usw. ausgewiesen sind, wird im konsolidierten Abschluss als reine Produktionseinheit betrachtet, wobei alle Kosten in die Kosten der verkauften Waren einfließen und alle Umsätze ohnehin eliminiert werden (als konzerninterne Umsätze). Dies ist ein Beispiel für den Unterschied zwischen der Gliederung der Gewinn- und Verlustrechnung nach der Funktion der Aufwendungen.
> Werden Verluste oder Gewinne aus Kapitalanlagen unter den Finanzposten oder unter dem sonstigen Gesamtergebnis ausgewiesen? Hier gibt es oft Unterschiede in der Gliederung zwischen Einzelabschlüssen und konsolidierten Abschlüssen.
Auch im Rahmen des Eliminierungsprozesses gibt es zahlreiche Beispiele: konzerninterne Salden werden verrechnet, der Geschäfts- oder Firmenwert wird umklassifiziert, konzerninterne Transaktionen werden rückgängig gemacht usw.
Die einfache Lösung
Bestimmte ERP-Systeme erlauben doppelte Kontonummern;
- Eine Reihe von Kontonummern für die lokale, gesetzliche Buchhaltung
- Einen Satz für den Konsolidierungsprozess und den konsolidierten Abschluss.
Aber vielleicht haben Sie nicht so viel Glück, vor allem wenn Sie sich nicht für das etwas teure EPR-System entschieden haben.
Wie können Sie also Ihre Konsolidierung erleichtern, wenn Sie mit unterschiedlichen Konten feststecken, ohne sich ein anderes (teures) ERP-System anzuschauen?
1) Erkennen Sie an, dass Sie einfach unterschiedliche Kontenpläne haben, und verwenden Sie dann ein Konsolidierungswerkzeug, das die Buchhaltung IN (und nicht VOR) dem Konsolidierungsprozess korrigiert.
2) Akzeptieren Sie, dass es eine unendliche Geschichte ist, abgestimmte Kontenpläne zu pflegen und lokale Anforderungen mit den Anforderungen der Konsolidierung in Einklang zu bringen.
3) Bauen Sie Ihre Konsolidierung mit einer Konsolidierungssoftware auf Ihr ERP auf.
Auf diese Weise können Sie so viele verschiedene Kontengruppen haben, wie Sie Berichtseinheiten haben, und trotzdem die richtige Konsolidierung erhalten. Sie ordnen einfach jeden lokalen Kontensatz dem Ort zu, an den er in die Konsolidierung gehört, und laden dann die ERP-Daten direkt in die Konsolidierungssoftware hoch: Ihre Zuordnung sorgt dafür, dass alles in der Konsolidierung an der richtigen Stelle landet!
Natürlich kann es vorkommen, dass Sie hin und wieder ein Konto hinzufügen, ändern oder löschen, aber dann ordnen Sie das hinzugefügte Konto einfach ebenfalls zu – das ist ein einmaliger Schritt, den Sie tun müssen; danach ist alles wieder an seinem Platz. Wenn Sie Konsolidator als Konsolidierungslösung zusätzlich zu Ihrem EPR-System verwenden, werden Sie sofort informiert, wenn ein Konto nirgendwo zugeordnet ist oder gelöscht wurde.
Selbst wenn Ihr Konzern nicht so groß ist, überwiegen die Vorteile eines Systems die Kosten, selbst im Vergleich zu einer einfachen Tabellenkalkulation, mit der kleine Konzerne meist beginnen (bis es zu komplex wird). Vor allem für KMU, die die Konsolidierung nur einmal im Jahr durchführen, wird es noch schwieriger, sich die verschiedenen Zahlenreihen zu merken, und daher ist ein standardisiertes Tool zur Unterstützung der Konsolidierung noch wichtiger. Ein Konsolidierungstool wird Ihnen helfen, diese Schwierigkeiten zu überwinden, die noch größer sind, wenn Sie mit verschiedenen ERP-Systemen und unterschiedlichen Kontenplänen in allen Einheiten arbeiten müssen.
