Haben Sie sich jemals gefragt, warum Sie die großen Entscheidungen bis zur letzten Minute aufschieben und dann einen Fehler machen? Viele von Ihnen werden das aus Ihrem persönlichen Leben kennen, aber es trifft sicherlich auf viele Entscheidungen in der Buchhaltung zu. Und oft sind es gerade diese Last-Minute-Journalbuchungen, die schief gehen, selbst wenn erfahrene Finanzprofis beteiligt sind.
Warum ist das so?
In diesem Blog fassen wir die Antwort auf diese Frage zusammen – und in der Antwort liegt auch der Schlüssel zur Vermeidung von Fehlern im zukünftigen Reporting.
Warum sind es immer die Journaleinträge in letzter Minute, die schief gehen?
Die Berichterstattung von konsolidierten Einheiten unterliegt oft mehreren, lokalen Kontrollen. Ihr Kontroll-Framework – an dem oft mit Hilfe von Wirtschaftsprüfern und Beratern intensiv gearbeitet wird – erfordert, dass alle Journalbuchungen dokumentiert, genehmigt, getestet und geprüft werden. Außerdem bildet das lokale Berichtswesen oft die Grundlage für lokale KPIs, Bonusprogramme und Balanced Scorecards. An sich etwas, das eine sorgfältige Berichterstattung erfordert (was natürlich nicht heißt, dass man in der Geschichte der Buchhaltung keine Fehler und Auslassungen finden kann, bis hin zur Buchhaltung, die in lokalen Sub- oder Untereinheiten durchgeführt wird). Aber die allerletzten Buchhaltungsanpassungen, die auf Konzernebene vorgenommen werden, werden oft von einer sehr ausgewählten Gruppe von Mitarbeitern durchgeführt.
Und diese Gruppe von Mitarbeitern ist oft ziemlich wichtig für die Fertigstellung des Jahresabschlusses! Sie sind möglicherweise die einzigen Personen im Unternehmen, die wissen, dass das Unternehmen eine Abteilung umstrukturieren, eine Fabrik schließen oder einen Betrieb einstellen möchte, oder sie sind diejenigen, die eine mögliche Wertminderung beurteilen usw. Daher kann es sein, dass die endgültigen Anpassungen erst in allerletzter Minute fertig sind und von derselben Gruppe von Personen vorgenommen werden.
ANWENDUNG DER 1-10-100-REGEL AUF IHRE EXCEL-TABELLENKALKULATIONEN
Excel-Tabellen sind für viele Dinge großartig, aber nicht für Prüfpfade! Oft werden diese Last-Minute-Anpassungen in den Tabellenkalkulationen falsch gehandhabt.
Hier sind drei klassische Beispiele für einfache Fehler, die den meisten von uns (ungewollt) irgendwann in ihrer Karriere als Finanzfachleute begegnet sind:
1) Formeln werden mit einem Wert überschrieben. Der CFO hat den Wert der Verpflichtung geschätzt, und es ist schneller, ihn einfach an Ort und Stelle in der Konsolidierungstabelle zu buchen. Um die Buchung im Buchhaltungssystem kümmern Sie sich ein andermal.
2) Zellen, Zeilen oder Linien werden hinzugefügt oder gelöscht, wobei die Summen und Zwischensummen dann falsch sind.
3) Die Umwandlung eines Quellwertes in ein Ergebnis ist nicht dokumentiert. Der Währungskurs zwischen der Berichtswährung der lokalen Einheit und der Konsolidierungswährung wird einfach als Zahl in die Zellen der Kalkulationstabelle eingetragen.
Mit diesen (typischen) Fehlern im Hinterkopf wollen wir uns nun die 1-10-100-Regel ansehen.
Die 1-10-100-Regel (entwickelt von George Labovitz und Yu Sang Chang im Jahr 1992) besagt, dass es viel weniger kostspielig ist, einen Fehler zu vermeiden als ihn zu korrigieren.
Tatsächlich steigen die Kosten um den Faktor 10, wenn man von der Vermeidung eines Fehlers zur Erkennung übergeht. Und wenn man zur Korrektur – oder zum Fehler – übergeht, beträgt dieser Faktor 100!
Lassen Sie uns die Regel in ihren Details veranschaulichen.
Es gibt drei Phasen in der Regel – jede davon erklärt die Kosten für die Aufrechterhaltung der Datenqualität.
In Phase 1, der „Präventionsphase“, haben Sie €1.
Dies ist der Betrag, den es kostet, korrekte Daten zum Zeitpunkt der Erfassung zu verifizieren. Dies ist die kostengünstigste und bei weitem effektivste Methode, um sicherzustellen, dass Sie genaue Daten erfassen.
In Phase 2, der „Korrektur“-Phase, steigt der Betrag von €1 exponentiell auf €10.
Die $10 stehen für die steigenden Kosten, die fehlerhafte Daten für Ihr Unternehmen verursachen, je länger Sie sie liegen lassen.
In Phase 3, der „Fehler“-Phase, werden Sie sehen, dass sich die €10 auf €100 verzehnfacht haben.
Diese 100 Dollar stellen den Betrag dar, den Ihr Unternehmen zahlen wird, wenn es nichts gegen seine falschen Daten unternimmt.
Obwohl es allen klar ist, dass die Überprüfung von falschen Zahlen kostspielig und zeitaufwändig ist, ist das größte Problem mit schlechten Daten, dass sie zu schlechten Entscheidungen führen. Tun Sie also Ihrem Unternehmen (und sich selbst) einen Gefallen und finden Sie eine Methode, die eine akkurate Datenverarbeitung unterstützt und die Sie nicht so leicht jene manuellen Fehler begehen lässt, zu denen wir oft neigen, wenn wir in Eile sind und keine formalisierte und strukturierte Datenverarbeitungsmethode haben.
Studien legen nahe, dass fast 9 von 10 Tabellenkalkulationen Fehler enthalten. Und mit Fehlern meinen wir unbeabsichtigte Aktionen, die negative Konsequenzen haben oder das gewünschte Ergebnis nicht erreichen.
Niemand ist perfekt und immer, wenn an Prozessen Menschen beteiligt sind, besteht das Risiko, dass Fehler passieren.
Daher ist die Schlussfolgerung, dass Sie in der Lage sein sollten die Prozesse zu identifizieren bei denen Fehler auftreten können. So können Sie selbst Prozesse implementieren, die Sie bei der Vermeidung von Flüchtigkeitsfehler unterstützen, wenn Sie Ihre Konsolidierung in Eile erstellen. Starten Sie diesen Prozess jetzt und überprüfen Sie, ob Ihre Excel-Lösung das richtige Werkzeug für Ihre Konsolidierung ist.
Übrigens werden auch Ihre Wirtschaftsprüfer in ein paar Wochen oder Monaten ein Auge auf Ihre Excel-Tabellen werfen. Sie werden überprüfen, ob Sie alle Konsolidierungsbeträge bis zu ihrer Quelle zurückverfolgen können, und ihr Augenmerk wird auch auf den Journaleinträgen in letzter Minute liegen.
FEHLERVERMEIDUNG DURCH EINE FORMALISIERTE STRUKTUR
Um sicher zu gehen, dass Sie nicht versehentlich Fehler in Ihren Last-Minute-Journalbuchungen machen, empfehlen wir den Einsatz einer Konsolidierungssoftware. Die Vorteile eines echten Systems gegenüber einer Tabellenkalkulationslösung sind vielfältig, aber gerade bei der Dokumentation der wichtigen Journalbuchungen liegt der Vorteil natürlich in der formalisierten Struktur, die Ihnen eine Konsolidierungssoftware bietet.
Nur ein paar Beispiele:
Ein System verlangt von Ihnen, dass Sie eine Journalbuchung auf eine bestimmte Art und Weise eingeben.
Ein System bietet Ihnen – und Ihren Wirtschaftsprüfern – einen Prüfpfad.
Ein System stellt sicher, dass Sie keine einbeinigen Buchungen vornehmen können.
Ein System verlangt (oft) von Ihnen, dass Sie erfahrene Kollegen bitten, die Buchung vorzunehmen, da es eine Aufgabentrennung zwischen den Mitarbeitern gibt.
Ein System rechnet alle Buchungen und überspringt keine Zellen oder Spalten.
Wir sind der Meinung, dass auch für KMUs die Vorteile einer Konsolidierungssoftware die Kosten überwiegen. Wenn Sie nur wenige Konsolidierungseinheiten in Ihrem Konzern haben, ist es wahrscheinlich, dass der Konsolidierungsprozess nicht in die tägliche Routine eingebettet ist – jede Konsolidierung ist eine neue Erfahrung, und Sie müssen immer wieder von vorne anfangen. Hier verschafft Ihnen eine Konsolidierungssoftware-Lösung einen Vorsprung.
Wenn Sie also schon einmal aufgrund eines Resultates in letzter Minute eine falsche Entscheidung getroffen haben, dann nehmen Sie diese Angewohnheit nicht in Ihre Buchhaltung auf. Beginnen Sie mit einem formalisierten Konsolidierungsprozess und hören Sie auf, Fehler bei den Journaleinträgen in letzter Minute zu machen.
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