Wenn Sie beim Monatsabschluss jeden Monat unter Termindruck stehen, liegt das wahrscheinlich daran, dass Sie nicht über das richtige Verfahren verfügen. Wenn Sie wegen des Monatsabschlusses gestresst sind, haben Sie keine Zeit, tief in Ihre Daten einzutauchen oder Ihrem Management oder dem Vorstand tiefgreifende finanzielle Einblicke zu geben.
Wenn Ihnen diese monatliche Routine bekannt vorkommt, ist dies der richtige Leitfaden für Sie!
Hier haben wir Expertenratschläge von CFOs und Finanzcontrollern zusammengestellt, wie Sie Ihren Arbeitsprozess für den Monatsabschluss optimieren können. Ein paar einfache Schritte können den Monatsabschluss von einer lästigen Angelegenheit in einen einfachen, schnellen Berichtsprozess verwandeln, bei dem Sie Zeit gewinnen, um dem Management interessante Ergebnisse zu präsentieren.
Das Wichtigste zuerst – lassen Sie uns die Ursache Ihres Problems betrachten und herausfinden, warum der Monatsabschluss oft stressig ist.
Der Druck zum Monatsende in aller Kürze
Der Monatsabschluss ist ein immer wiederkehrendes Ereignis für Finanzfachleute. Warum scheint es also immer so, als stünde die Finanzabteilung bei dieser Aufgabe unter Zeitdruck?
Die Antwort auf diese Frage liegt in der Art und Weise, wie Finanzfachleute heute arbeiten. Wir müssen anfangen, anders über unsere Arbeitsabläufe zu denken. Die Art und Weise, wie Sie Ihren Arbeitsablauf aufbauen, ist ein Teil der Lösung, um einen stressigen Prozess beim Monatsabschluss zu vermeiden.
Der Hauptgrund dafür, dass Sie und Ihr Team bei der Erstellung des Monatsabschlusses unter Zeitdruck stehen, kann darin liegen, dass Sie bis zum Monatsende warten, um damit zu beginnen. Anstatt die Vorbereitungen für den Monatsabschluss im Laufe des Monats zu treffen, erledigen Sie alles am Ende des Monats.
Natürlich können Sie einige Dinge erst am Ende des Monats erledigen. Als Finanzkontrolleur oder Finanzmanager können Sie erst mit Ihrer Arbeit beginnen, wenn der Buchhalter seinen Teil erledigt hat und alle Bilanzen fertig sind. Wenn Sie jedoch die meisten Dinge fertig haben, bevor Sie die Bilanzen ziehen können, können Sie den Zeitdruck vermeiden.
Es gibt so viele Dinge, die Sie im Vorfeld tun können, um den Berichtsprozess zu beschleunigen. Zum Beispiel können Sie:
> Vorbereitung der Managementberichte
> Schreiben Sie an die Tochtergesellschaften, wenn es wesentliche Änderungen geben wird
> Stellen Sie sicher, dass Ihre Analyseinstrumente auf dem neuesten Stand sind.
Um im Voraus vorbereitet zu sein, müssen Sie ein Verfahren für Ihren Monatsabschluss festlegen. Vielleicht haben Sie heute schon ein Verfahren, aber dann fragen Sie sich: „Funktioniert es so gut wie möglich?“
Wenn Ihre Antwort nicht ein klares und durchschlagendes „JA“ ist, dann ist es jetzt an der Zeit, ein besseres Verfahren zu entwickeln.
Zeit, ein besseres Verfahren zu entwickeln.
Um Sie beim Aufbau eines optimalen monatlichen Berichtsprozesses zu unterstützen, stellen wir Ihnen 3 grundlegende Schritte für den Aufbau eines neuen und verbesserten Monatsabschlussprozesses vor.
Wenn Sie die nachstehenden Schritte bei Ihren künftigen monatlichen Berichten berücksichtigen, wird der Monatsabschluss eine leicht zu erfüllende Aufgabe sein, bei der Zeitdruck keine große Rolle spielt.
3 Schritte zu einem Monatsabschluss ohne Zeitdruck
1. Erstellen Sie einen soliden Vorbereitungsplan:
Das Wichtigste, was Sie tun können, um Zeitdruck zu vermeiden, wenn Sie die monatliche Berichterstattung in einer Gruppe durchführen, ist sicherzustellen, dass Sie einen Plan für das gesamte Verfahren haben, damit jeder im Team weiß, was seine Aufgaben und Fristen sind. Daher ist es wichtig, dass Sie einen Zeitplan erstellen, aus dem genau hervorgeht, wann die Aufgaben beginnen sollen, wie viel Zeit für die Fertigstellung veranschlagt wird und welche Fristen für die einzelnen Aufgaben gelten. Fristen sind ein wichtiges Instrument, um Stress und Zeitdruck zu vermeiden, denn sie bilden die Grundlage und den Rahmen für eine gute Vorbereitung. Erledigen Sie so viel wie möglich im Voraus, damit Sie den Monatsbericht nur mit dem letzten Ergebnis abschließen müssen und nicht am Ende des Monats beim Monatsabschluss wieder bei Null anfangen müssen.
2. Automatisieren Sie manuelle Aufgaben:
Ziehen Sie in Erwägung, einige manuelle Prozesse in Ihrem Arbeitsablauf zu automatisieren. Wenn Sie über Software und Systeme verfügen, die Ihnen die Arbeit abnehmen, sind schnellere, einfachere und genauere Monatsberichte garantiert. Angenommen, Sie verfügen über ein Rechnungssystem zur Genehmigung von Ausgaben oder eine Software zur automatischen Finanzkonsolidierung; dies wird Ihre Arbeitsqualität verbessern, Ihre Arbeitsbelastung verringern und Ihnen mehr Zeit verschaffen. Mit der zusätzlichen Zeit können Sie in Ihre Daten eintauchen und Schlüsselergebnisse finden, die Sie der Geschäftsleitung erläutern möchten, um ihr zu helfen, das Geschäft besser zu verstehen und die Entscheidungsfindung für die gesamte Gruppe zu verbessern.
3.Stellen Sie die richtigen Mitarbeiter ein:
Schließlich ist es wichtig, dass Sie die richtigen Akteure an den richtigen Stellen einsetzen. Ein solider Plan für die Vorbereitung des Monatsabschlusses und die modernste Finanzsoftware nützen Ihnen nichts, wenn Sie nicht über die richtigen Mitarbeiter verfügen.
Stellen Sie sicher, dass Sie ein Team haben, das die verschiedenen für das Berichtsverfahren erforderlichen Fähigkeiten abdeckt. Nicht jeder muss technisch versiert sein oder sich mit Finanzkonsolidierung oder Minderheitsbeteiligungen auskennen. Aber jeder muss einen Aspekt der Berichterstattung beherrschen, um zum Endergebnis beizutragen. Nicht zuletzt ist es wichtig, dass alle im Team mit dem Monatsabschlussverfahren einverstanden sind, damit es nicht zu Verzögerungen durch jemanden kommt, der eine andere Agenda hat. Jeder im Team sollte mit dem gesamten Prozess der Durchführung des Monatsabschlusses einverstanden sein. Gehen Sie nicht einfach davon aus, dass das Team das Verfahren auf die gleiche Weise versteht, sondern stellen Sie sicher, dass Sie das Verfahren ausdrücklich kommunizieren, damit alle auf derselben Seite stehen.
Jetzt müssen Sie nur noch diese Änderungen in Ihrem Arbeitsablauf und Verfahren für den Monatsabschluss umsetzen. Es ist nicht immer einfach, Methoden, Routinen und Verhaltensweisen zu ändern. Es ist jedoch möglich, wenn Sie sich grundlegende Kenntnisse über menschliches Verhalten und die Auslöser zunutze machen, die uns dazu bringen, außerhalb unserer normalen Routine zu handeln. Im Fachjargon nennt man das „Nudging“.
Wie Nudging Ihnen helfen kann, Ihr optimiertes Monatsendverfahren umzusetzen
Nudging ist in der Vertriebs- und Marketingbranche sehr bekannt, kann aber in jeder Situation eingesetzt werden, in der Sie eine Verhaltensänderung bei Ihren Mitarbeitern und Angestellten erreichen wollen. Zum Beispiel, wenn Sie einen neuen Arbeitsprozess oder ein neues Berichtsverfahren einführen wollen.
Das Konzept des Nudging umfasst die kognitive und psychologische Methode, um erfolgreich und schnell eine Änderung in einem bestimmten Verhalten zu bewirken. Nudging bedeutet Führung und sorgt dafür, dass die richtige Entscheidung leicht zu treffen ist. Die Technik basiert auf dem menschlichen Instinkt. Wenn Sie also Ihre Kollegen anleiten, die richtige Entscheidung zu treffen – wie z. B. die Entscheidung für ein neues monatliches Berichtsverfahren -, sollten Sie sich überlegen, wie Sie die richtige Entscheidung so leicht wie möglich machen können.
Wenn Sie neue Methoden und Routinen in der Finanzabteilung einführen wollen, sollten Sie sich die täglichen Abläufe in Ihrer Finanzabteilung bewusst machen und daraus lernen. Überlegen Sie, wie Sie sicherstellen können, dass sich neue Verfahren gut in die bestehenden integrieren lassen, und überlegen Sie, wie Sie die in Ihrer Finanzabteilung bereits vorhandenen Routinen optimieren können.
Erfahren Sie hier mehr darüber, wie Sie Ihre monatliche Berichterstattung optimieren können
Authors:
Lianne Gatti, Country Manager for UKI, Konsolidator
