La elaboración del informe anual es siempre un gran acontecimiento en el departamento financiero. A menudo significa largas horas, muchas comidas para llevar y buenos momentos con los compañeros. Sin embargo, aunque los profesionales de las finanzas puedan encontrarlo interesante, quizá sea un buen momento para cuestionar su relevancia en el mundo en que vivimos hoy.
Nuestros grupos de interés quieren información rápida, fiable y precisa en la que puedan confiar para tomar mejores decisiones. Y también debe mirar hacia el futuro. Conocen las cifras históricas y ya las tienen en cuenta a la hora de tomar decisiones.
Entonces, ¿para qué sirven todas esas largas horas?
Examinemos más a fondo el uso del informe anual, sobre todo para las pequeñas y medianas empresas. También debemos considerar la perspectiva interna de la empresa, así como la perspectiva externa de los inversores/partes interesadas.
El INFORME anual y sus múltiples usos
Para las grandes empresas, el informe anual se consideraría sobre todo un requisito de cumplimiento y reglamentario, sobre todo si no se trata de una empresa que cotiza en bolsa. El informe rara vez aporta información nueva a los interesados internos y la mayoría de ellos lo consideran un acontecimiento sin importancia cuando se publica. ¿Por qué?
Ya se está hablando del rendimiento de febrero del año siguiente (suponiendo que se siga un año natural). Puede que el informe sorprenda a los inversionistas de las empresas que cotizan en bolsa, pero incluso en este caso los detalles históricos rara vez les pillan por sorpresa. Volvamos a las PYME y consideremos el uso que hacen del informe anual.
Para muchas pequeñas empresas, el informe anual puede ser el único momento del año en que hacen un cierre realmente duro. Es probable que tengan una buena idea de su cuenta de resultados y capital circulante durante el año, pero no de todos los demás detalles. Eso ya convierte al informe anual en un proceso importante para revisar el rendimiento y la valía de la empresa.
La perspectiva interna
Para Finanzas es una oportunidad de examinar las cifras con más detalle. Finanzas puede garantizar que todas las valoraciones realizadas durante el año para componer una cuenta de resultados ofrezcan una imagen correcta de los resultados de la empresa. Además, debe evaluarse el balance, incluidas las provisiones y los impuestos, con un impacto potencial en la cuenta de resultados.
También es una buena oportunidad para cerrar el año manteniendo algunas conversaciones sobre rendimiento con los jefes de departamento y la dirección. Por último, es la base sobre la que la dirección acudirá al consejo y evaluará el año. ¿Se ha cumplido el presupuesto? ¿Ha estado la dirección a la altura de sus expectativas? Qué evaluaciones significativas se han realizado sobre las provisiones y los intereses devengados, etc. Puede que sea una información obsoleta, pero, en cierto modo, sigue siendo la primera vez que muchas partes interesadas de la empresa obtienen una visión completa de los resultados del año.
La perspectiva exterior
Hay más ojos mirando a su empresa de los que cree. Autoridades públicas, competidores, proveedores, clientes, potenciales clientes, etc. Para todas las empresas que no cotizan en bolsa, la única manera de obtener buena información financiera sobre su empresa es a través de su informe anual. Debe presentarse en el registro mercantil central y, por lo general, estará a disposición pública de las partes interesadas.
Esto, a su vez, constituye la base de muchas actividades diferentes, como los informes de crédito que se pueden comprar, la comparación de cifras clave con los competidores, la valoración por parte de potenciales clientes, etc. A menos que vaya más allá de los requisitos reglamentarios y publique usted mismo su informe anual e información adicional, esta es la única forma de que estas partes interesadas puedan acceder a sus datos financieros. De ahí que le interese hacer un trabajo adecuado y crear unas finanzas de alta calidad. Contribuirán en gran medida a generar confianza en torno a las actividades de su empresa.
Por qué debe ir más allá de los requisitos mínimos
Al fin y al cabo, hay mucha información producida en su empresa que, sin embargo, será más útil para la toma de decisiones que el report anual. Por lo tanto, debe considerar detenidamente las ventajas de hacer más de lo mínimo exigido. Además, debe considerar si hay formas de optimizar el proceso. Claro que es divertido comer pizzas con los compañeros de trabajo. Aun así, ¿por qué no emplear el tiempo de forma más productiva y trabajar en un análisis que aporte valor o debatir con las partes interesadas de la empresa cómo mejorar el rendimiento de cara a marzo?
Por lo tanto, se recomienda revisar sus procesos y ver qué puede hacerse de forma más inteligente y encontrar procesos de trabajo que puedan eliminarse o automatizarse. Además, considere si hay alguna herramienta que pueda ayudarle a cerrar los libros y el report anual más rápidamente. El report anual sigue siendo un producto relevante, pero si los procesos del workflow se pueden hacer de forma más inteligente y rápida, a la vez que se obtiene un resultado más preciso, ¿no preferiría hacerlo así?
Si es así, haga clic aquí y descargue los 5 mejores consejos de Konsolidator para preparar su report anual y obtenga valiosos consejos sobre cómo ahorrar tiempo y entregar un report anual sin errores en el plazo previsto.
Autores:
Anders Lui-Lindberg, Socio, COO & CMO en CEO en Business Partnering Institute
