Optimice el uso de la tecnología por parte de su equipo financiero para crear un proceso presupuestario más ágil que agilice todo el grupo.
Acabamos de empezar 2023, y si la incertidumbre bajo Corona era alta, lo ha sido aún más tras un año de guerra y alta inflación. Al menos, durante Corona, pudimos centrarnos en el desarrollo del negocio y en llegar al consumidor allí donde estaba. Sin embargo, resulta casi oscuro creer que podemos predecir cómo acabará el año este año. Sin embargo, la mayoría de los procedimientos de la empresa dictan que debes preparar un presupuesto que apruebe el consejo de administración y con el que puedas funcionar el año que viene. De ahí que aún deba afrontar el reto de planificar para 2023 y sacar el máximo partido de la situación.
División entre los departamentos de planificación organizativa y finanzas
Un reciente estudio de Mckinsey mostraba que actualmente existe una gran división entre la planificación para el próximo año. Los líderes financieros quieren centrarse en lo que podemos cambiar aquí y ahora, y los líderes organizativos siguen centrados en el futuro.
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Combinar la necesidad de las finanzas de mirar al aquí y ahora con la de los directivos de una estrategia a largo plazo.
Debemos prepararnos para un proceso iterativo en el que los planes y las cifras cambiarán con frecuencia. Algunos dirían que esto no es diferente de lo habitual. Sin embargo, esta vez debería ser más natural, y podemos ajustar nuestra mentalidad al iniciar el proceso. Además, Finanzas debe ser capaz de combinar el papel habitual de limitarse a tomar el plan de la dirección y traducirlo en cifras, convirtiéndose en el motor para tomar las decisiones estratégicas correctas en la empresa. Opciones realistas con una inflación elevada.
Sin embargo, el reto al que se enfrentan la mayoría de las funciones financieras es una gran dependencia de las plantillas de Excel o de sistemas inflexibles. Especialmente en los departamentos financieros de los grupos, a menudo vemos cómo se envía el presupuesto de todos los departamentos a todas las filiales. Como resultado, la creación y actualización de los números ocupará la mayor parte del tiempo, restando así tiempo a Finanzas para evaluar el plan y las acciones a asumir de forma crítica. En el peor de los casos, ni siquiera es posible editar y actualizar con la frecuencia necesaria en tiempos de incertidumbre para crear un presupuesto realista y alcanzar los objetivos de la organización.
Poner en marcha un proceso presupuestario más ágil para agilizar la toma de decisiones estratégicas.
La tecnología ya desempeña un papel facilitador más destacado en el departamento financiero del grupo, pero no en la creación de un proceso presupuestario ágil desde la entrada hasta la salida, pasando por la consolidación.
He aquí tres maneras en que unas herramientas mejores pueden permitir un proceso más ágil:
Supuestos: Suelen debatirse entre los líderes empresariales y el equipo de estrategia y, a continuación, se distribuyen mediante plantillas de Excel para que las utilicen las distintas entidades y unidades. Sin embargo, imaginemos un cambio sencillo en el que se introdujeran en un sistema y se transmitieran automáticamente a todos los usuarios. Esto les ayudaría a construir fórmulas dinámicas que las vincularan a sus impulsores empresariales únicos. Además, permitiría a la dirección ver el impacto de los cambios de supuestos con solo pulsar un botón.
Modelización empresarial: Muy a menudo, se ven líderes empresariales que crean modelos separados en Excel donde pueden modelar su negocio. Lo hacen para desarrollar la información que debe introducirse en el sistema. Sin embargo, esto podría convertirse rápidamente en una herramienta en la que cada unidad o entidad construiría su propio modelo de negocio vinculado a los factores financieros necesarios para la elaboración de presupuestos.
Informes de autoservicio: Cada vez que la dirección decide hacer cambios en los supuestos o simplemente en los números en general, esto puede ser fácilmente un proceso largo. La información se transmite en cascada a las unidades o entidades para que realicen los cambios, hay que proceder a la consolidación y el departamento informático tiene que ejecutar algunas tareas para introducir los datos en el sistema de elaboración de informes. Imagínate si en lugar de esto estuviera totalmente integrado. De este modo, los directivos podían introducir los cambios que estaban discutiendo y ver el impacto inmediatamente.
El potencial parece obvio, pero sigue siendo una quimera para muchas empresas.
Sin embargo, la nube está facilitando el acceso a más herramientas incluso a las pequeñas y medianas empresas. Puede que necesites conectar varias herramientas para que esto funcione, pero aun así sería obvio empezar a explorar las oportunidades. Como la integración entre el software de presupuestación y planificación, Phocas, y la herramienta de consolidación y elaboración de informes, Konsolidator.
Rompa sus hábitos y las barreras que obstaculizan los procesos ágiles
A pesar de los retos evidentes, muchas empresas siguen utilizando el mismo proceso de planificación que han empleado durante años. No exploran la potencialidad de combinar soluciones de nicho en el mercado: los departamentos pueden obtener capacidades con las que antes sólo podían soñar. Se trata de un error evidente, ya que se desperdicia una cantidad significativa de recursos corporativos en un proceso que rara vez produce resultados valiosos.
Por lo tanto, es hora de probar algo diferente.
Intenta diseñar el proceso de planificación definitivo y empieza a explorar cómo hacerlo realidad. Probablemente descubrirá que hay muchas herramientas digitales disponibles que pueden ayudarle a ejecutar este nuevo proceso
– ¿Cómo afronta el proceso de planificación en curso?
– ¿Hace lo que siempre ha hecho o explora nuevos caminos?
– ¿Qué herramientas está desplegando en el proceso y cuándo fue la última vez que cambió alguna de ellas?
Debe resolver la paradoja de la enorme incertidumbre y los procesos de planificación de hace una década. Empiece hoy mismo a explorar nuevas vías y su proceso de planificación producirá resultados mucho mejores. También permitirá a Finanzas tomar las decisiones estratégicas adecuadas en lugar de limitarse a producir cifras.
Autores:
Claus Finderup Grove, Director General de Konsolidator
