Por qué se está quedando atrás si sigue utilizando Excel para la consolidación de grupos empresariales

La consolidación financiera y la elaboración de reporting se realizan desde hace mucho tiempo utilizando Excel, ya que los profesionales de las finanzas y la contabilidad tienen un largo historial de hacer de Excel su herramienta preferida. Siempre prevalecen tres razones principales: familiaridad, coste y facilidad para empezar.. Si bien hace 10 años estos argumentos podían ser válidos, en 2019 la situación es totalmente distinta. Desglosemos las razones por las que utilizar Excel para la consolidación de su grupo de empresas está desfasado y ya no es una opción viable.

Las razones por las que Excel ha dejado de ser la herramienta de consolidación preferida

1: La consolidación financiera en Excel es lenta, tediosa y propensa a errores.

Si utiliza Excel para la consolidación financiera y la elaboración de reports, lo más probable es que esté de acuerdo en que la elaboración de reports y la producción de los mismos cada mes ocupan una cantidad significativa de su tiempo, independientemente de lo familiarizado que esté con Excel. Mantener enormes hojas de cálculo con cientos de filas y columnas y numerosas subhojas no es tarea fácil. Además, la introducción manual de datos suele dar lugar a fórmulas incorrectas y enlaces rotos, lo que significa que acabará dedicando aún más tiempo a conciliar y corregir sus cifras. En muchos casos, pasará la mayor parte del tiempo haciendo números en Excel.

2: El costo de oportunidad de utilizar Excel para la consolidación financiera es elevado

Mucha gente que utiliza Excel para la consolidación financiera argumenta a su favor porque «es una herramienta gratuita». En cuanto a la compra, sí, Excel es gratuito. Sin embargo, con la consolidación financiera de Excel, sin duda dedicará horas y días valiosos a tareas que consumen mucho tiempo, como administrar hojas de cálculo, conciliar las cifras y los cálculos y ajustar las fórmulas, en lugar de dedicarlos a actividades que aportan valor, como proporcionar información ágil a su empresa. Para ser el director financiero o el ejecutivo financiero más eficaz y eficiente, el tiempo que dedique a analizar sus datos financieros y no financieros debe superar al que dedique a mantener sus hojas, calcular sus cifras y comprobar si hay errores. Si su tiempo de administración en Excel supera el tiempo que dedica al análisis financiero, es señal de que necesita una nueva solución para la consolidación financiera.

El verdadero costo de oportunidad radica en el valor que no consigue añadir a su grupo empresarial gracias a su posición y experiencia únicas. Como ejecutivo financiero, usted es la persona que sabe leer e interpretar un balance. Usted es quien mejor entiende lo que su empresa, por ejemplo, puede ganar optimizando el balance. Dispondrá de información valiosa sobre cómo maximizar los beneficios, reducir el capital circulante y aumentar la eficiencia financiera global de su grupo empresarial. La información que puede proporcionar a través del análisis financiero permite a la empresa acelerar y mejorar tomando las decisiones estratégicas y tácticas adecuadas. Sin embargo, sólo podrá ofrecer estas perspectivas si puede priorizar su tiempo correctamente y cambiar la proporción de sus tareas, de modo que dedique la mayor parte de su tiempo al análisis de reporting financieros y no a la creación de ellos.

Una vez entendido esto, surge la pregunta: ¿cómo se supone exactamente que va a añadir valor y ofrecer información valiosa a sus ejecutivos si tiene que dedicar la mayor parte de su tiempo a mantener sus hojas de cálculo de Excel?

Cómo dejar atrás la consolidación financiera en Excel

El primer paso para dejar atrás Excel para siempre es eliminar las tareas manuales y tediosas que conlleva la consolidación financiera. Estas tareas consumen la mayor parte de su tiempo, pero no añaden ningún valor real. Para desbloquear su creación de valor, necesita una solución que automatice parte de su trabajo manual y reduzca así el tiempo que dedica a preparar sus hojas de cálculo Excel. La solución es un software financiero automatizado. Al igual que su calculadora le ayuda a trabajar de forma más inteligente, los nuevos programas informáticos harán exactamente lo mismo.

El segundo paso es seleccionar el software financiero adecuado que pueda automatizar su consolidación financiera, sustituir a Excel y ahorrarle un tiempo valioso. A la hora de elegir el software, existen dos vías: las soluciones financieras in situ y las soluciones financieras basadas en la nube. El software financiero in situ, es decir, el que se instala localmente, proporciona más control a una empresa, pero es costoso y requiere instalación y actualizaciones in situ. El software financiero basado en la nube, es decir, el software al que puede acceder a través de su navegador web, es barato y ofrece una configuración prácticamente inmediata, así como actualizaciones instantáneas de los productos. Con las tendencias hacia la computación en nube y la adopción de servicios en la nube que siguen surgiendo en todas las industrias y sectores, una solución de software financiero basada en la nube es la elección correcta para mantenerse a la vanguardia y mantener una ventaja competitiva. Las soluciones basadas en la nube pronto serán la opción inevitable, lo que significa que, como profesional de las finanzas, es algo que debe ser una prioridad para usted ahora para evitar quedarse atrás. Este año, Deloitte informó de que el 41% de los ejecutivos financieros encuestados preveían que la tecnología en nube sería fundamental para sus organizaciones en los próximos años.

Deshágase de su flujo de trabajo improductivo

Es posible que dude en adoptar una solución basada en la nube o que incluso se muestre escéptico sobre el impacto que la automatización puede tener en su función como profesional de las finanzas. La clave, sin embargo, es comprender que la automatización le hace la vida más fácil. Automatice sus tareas repetitivas y ahorrele tiempo al tiempo que le de confianza en la exactitud de sus números. Supongamos que necesita añadir nuevas cuentas. ¿Cuánto tiempo le costará ese proceso? O piense en la complejidad de gestionar filiales extranjeras. ¿Cuánto tiempo dedica a trabajar entre varios tipos de cambio o a cómo contabilizar la propiedad y las acciones minoritarias? Con un software financiero automatizado a su disposición, ya no tiene que preocuparse de esas tareas: puede trabajar de forma más inteligente, no más dura. Ayude a convertir días o semanas de trabajo en minutos y horas para que pueda volver a centrar su tiempo en las responsabilidades de valor añadido propias de su puesto. Debe dedicar su tiempo a idear y ejecutar estrategias financieras que aumenten la rentabilidad, minimicen los costes y aumenten el flujo de caja para permitir un crecimiento que impulse a su grupo empresarial.

Con Excel se tarda, por término medio, de 2 a 3 días en hacer un reporting financiero completo. Con un software financiero automatizado basado en la nube, sólo se tarda una o dos horas, e incluso menos de una hora para algunos. Por lo tanto, si no quiere arriesgarse a quedarse atrás, debería seguir el camino de los demás directores financieros y reconsiderar Excel como su herramienta de consolidación preferida. En Konsolidator, somos especialistas en software en la nube para la consolidación financiera y la elaboración de reporting. Puede obtener más información sobre nuestra solución y descubrir cómo otros grupos empresariales como el suyo han automatizado su función financiera.