Lista de control de los directores financieros de grupo para empezar a planificar el informe anual
Este artículo tratará de lo siguiente:
- Establecer el equipo del proyecto
- Acordar objetivos, mensajes y temas clave
- Esbozar el informe
- Preparar el calendario y el plan del proyecto
Responda a estas preguntas antes de empezar con el informe anual del grupo
Aunque nuestros consejos son consideraciones generales, hemos creado una lista de control para guiarle en la elaboración de un informe anual racionalizado.
Si acabas de empezar, tienes que empezar por localizar las áreas y objetivos clave para que el equipo del proyecto se ponga en marcha.
#nº 1: Establecer el equipo, las funciones y las responsabilidades del proyecto
¿Ha creado su equipo completo, o no está seguro de si le falta algo? Estas son las preguntas a las que debe tener respuesta cuando ponga en marcha el proyecto. Por ejemplo, ¿incluye su informe anual a personas de RRHH, Marketing, Junta Directiva, Consultoría, Finanzas, etc.?
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- ¿Ha decidido quién dirigirá el proyecto? (En muchos casos, será el Director Financiero, pero en otros, el responsable del proyecto será el interventor/gerente).
- ¿Quién supervisará el proceso en relación con el argumento y la marca de la empresa? (por ejemplo, el jefe de marketing/comunicaciones, un consultor externo o un pequeño equipo).
- ¿Necesita implicar a la junta directiva?
- ¿Quién proporciona los contenidos? (¿Quién en qué departamento y empresa proporcionará el contenido? Puede tratarse de la hoja de ruta de Desarrollo, la visión de los empleados de RRHH, la estrategia del CEO, la nueva oferta de una filial, etc.).
- ¿Quién dará el visto bueno final a los contenidos? (Siempre puedes editar el contenido, así que, desde el principio, ponte de acuerdo sobre quién será el último enlace)
- ¿Quién le ayudará con la maquetación? (¿Dispone de un diseñador gráfico interno que tenga tiempo para centrarse en este proyecto, o necesita subcontratarlo? La subcontratación da excelentes resultados, pero también exige que empiece pronto en el proceso).
#2: Acordar el objetivo clave, el mensaje y el tema
Cuando haya creado su equipo, lo siguiente es ponerse de acuerdo sobre el objetivo clave del informe anual de este año y, por tanto, sobre su tema y su mensaje. Básese en la respuesta a las dos preguntas siguientes, y siempre es una buena idea examinar el objetivo del año anterior y cómo lo alcanzó la empresa.
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- ¿Quién será su público? (si se trata de inversores, nuevos empleados, partes interesadas actuales/nuevas, u otros…)
- ¿Qué acción quiere que emprendan cuando lo hayan leído? (sea específico)
En la reunión inicial, acuerden lo siguiente:
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- Cuál es el tema de este año (Hable con el director general, el consejo y los colaboradores del informe anual, y estudie cómo alinearlo con el del año siguiente)
- ¿Cuáles son los principales logros que quiere compartir? (Hable con los directores de toda la empresa y localice los principales logros que se ajusten a su estrategia)
- ¿Cómo puede comunicar su propósito y valor a lo largo del informe? (Asegúrese de comunicarlo desde el punto de vista de las partes interesadas, que sea auténtico y no «lo que suena bien»).
- Identifique sus mensajes clave (A partir de la pregunta anterior, identifique los mensajes clave que desea transmitir a lo largo del informe. A continuación, localiza las historias que necesitas para apoyarlos)
- ¿Sus resultados financieros respaldan su historia? (A estas alturas del año, ya debería conocer sus resultados y saber si respaldan su historia; si no es así, replantee su mensaje).
- ¿Cómo debe ser el resumen visual? (¿Necesita nuevas fotografías, infografías, etc.?)
#3 Esbozar el informe anual
¿Qué debe incluir en el informe? Resumen ejecutivo, carta del Consejero Delegado, carta del Presidente, informe ESG, etc. Todo depende de con quién se hable. Pero la clave está en decidirlo de antemano, lo que marcará la forma de utilizar el plan del proyecto.
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La carta del CEO/Presidente
(Como ya se ha mencionado, suele ser la parte más leída del informe anual, pero ¿debería incluir al presidente)
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Casos prácticos
(¿Quién puede ser la cara de las funcionalidades de su producto y apoyar sus declaraciones de visión, misión y propósito?)
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Páginas destacadas y acontecimientos clave
(Logros clave, objetivos alcanzados, nuevas iniciativas u otros hechos clave del año anterior)
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- Estrategia (producto, revisión del mercado, perspectivas)
Medio ambiente, asuntos sociales y gobernanza
(Asegúrese de tenerla preparada e investigue cómo la rellenan otras empresas de su sector, ya que hoy en día muchos miden el rendimiento de una empresa también en esta parte.
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Página de agradecimiento o información para accionistas
(Si es un NPG, si tiene socios importantes, si es una empresa destacada… estas páginas dependen del sector al que pertenezca).
#4 Preparar el calendario y el plan del proyecto
Sólo queda una cosa: poner en práctica el plan del proyecto.
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- ¿Cuál es el presupuesto?(Si recurre a agencias externas, imprentas, gráficos, consultores u otros: el presupuesto determinará las posibilidades).
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- ¿Cuál es el plazo? (Empiece por fijar la fecha final y vaya retrocediendo hacia el principio para establecer un calendario realista para todas las entregas).
- ¿Cuándo necesita el primer borrador del contenido escrito? (Recomendamos redactar y hacer revisar todo antes de fin de año. Así tendrás margen para comprobar errores en las cifras, elementos imprevistos como nuevos riesgos, un retraso en la recopilación de cifras, etc.).
Localice las dependencias
(¿Necesitas entrevistas o dependes de la venta final de Navidad? Asegúrate de que son visibles para los plazos del equipo).
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Dar el visto bueno al contenido
(Ya sea el consejo de administración, el director general, el director financiero u otros, hay que estar totalmente de acuerdo con la fecha final y dejar margen para cambios de última hora).
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Establezca un proceso de revisión transparente
(quiénes serán los revisores de cada parte, quién tendrá la última palabra y para cuántas rondas de ediciones quiere espacio).
Descargar plantilla de proyecto con calendario [Excel]
Lo único que queda ahora es dividir las tareas y localizar todas las áreas en las que puedes prescindir de los números. Revise el informe del año pasado para ver qué funcionó. ¿Puede reutilizar el formato? Tanto si su grupo está empezando a elaborar sus informes financieros como si sólo busca inspiración, hemos compartido una plantilla de Excel para empezar hoy mismo. Sin embargo, ¿dispones ya de herramientas de planificación de proyectos como Monday, Asana o Trello que puedas utilizar en toda la empresa? A continuación, le recomendamos que elabore su calendario, la división de tareas y el plan del proyecto a partir de ahí y que utilice nuestra plantilla como fuente de inspiración.
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