La regla 1-10-100: El impacto de los datos deficientes en las finanzas
CALCULAR EL IMPACTO REAL DE LOS DATOS DEFICIENTES EN FINANZAS ES LA CLAVE PARA EVITAR ERRORES EN FUTUROS REPORTING.
Aunque muchos de nosotros sabemos que nos arriesgamos a cometer errores dejando las grandes decisiones para el último momento, seguimos haciéndolo. Muchos de ustedes lo reconocerán de su vida personal, pero sin duda es válido para muchas decisiones contables. Ya sea por la premura de tiempo, el exceso de confianza, demasiadas tareas, manos insuficientes u otros motivos, a menudo vemos que los asientos de última hora salen mal, incluso cuando intervienen profesionales de las finanzas con experiencia. Pero, ¿por qué?
En este blog, investigamos la respuesta a esta pregunta – y la respuesta también contiene la clave para evitar errores en futuros reporting.
¿POR QUÉ SIEMPRE SALEN MAL LAS ENTRADAS DE ÚLTIMA HORA?
Los reporting de las entidades consolidadas suelen estar sujetos a múltiples controles locales. Su marco de control -en el que se suele trabajar intensamente con la ayuda de auditores y consultores cualificados- exige que todos los asientos se documenten, aprueben, comprueben y auditen. Además, los reporting locales suelen constituir la base de los indicadores clave de rendimiento, los planes de bonificación y los cuadros de mando integral locales. En sí mismo, esto requiere la debida diligencia en la presentación de reporting (lo que no quiere decir, por supuesto, que no se puedan encontrar errores y omisiones en la historia de la contabilidad, incluso hasta en la contabilidad realizada en subentidades o subsubentidades locales). Sin embargo, los ajustes contables finales, realizados a nivel de grupo, suelen correr a cargo de un grupo selecto de empleados.
Y este grupo de empleados suele ser crucial para finalizar los estados financieros del ejercicio. Es probable que en ella figure, por ejemplo, el Director Financiero de la empresa, que puede ser la única persona de la empresa que sepa si la empresa:
- quiere reestructurar una división,
- cerrar una fábrica,
- detener una operación,
- U otros
Este grupo de personas es el encargado de evaluar una posible deficiencia. Como consecuencia, es posible que los ajustes finales no estén listos hasta el último momento. Además, pueden ser llevados a mano a través de los libros por las mismas personas que preparan los ajustes. Pero si este es el caso, debe haber procesos que garanticen un enfoque rápido y preciso para evitar el riesgo de errores. La regla 1-10-100 ilustra su importancia.
APLICACANDO LA REGLA 1-10-100 A SUS HOJAS DE CÁLCULO EXCEL
Las hojas de cálculo de Excel son geniales para muchas cosas, pero no para los registros de auditoría. A menudo, manejamos mal estos ajustes de última hora en las hojas de cálculo.
A continuación podrá reconocer algunos de los tres ejemplos clásicos de errores fáciles con los que la mayoría de nosotros nos hemos topado (involuntariamente) en algún momento de nuestra carrera como profesionales de las finanzas:
1) Las fórmulas se sobrescriben con un valor. El director financiero evaluó el valor de la obligación, y es más rápido contabilizarla allí mismo en la hoja de cálculo de consolidación. Ya se preocupará otro día de esa anotación en el sistema contable.
2) Se añaden o eliminan celdas, filas o líneas, lo que más adelante en la hoja da lugar a totales y subtotales incorrectos.
3) No se ha documentado una regla para transformar una fuente de valor en un resultado. El tipo de cambio introducido entre la moneda de referencia de la entidad local y la moneda de consolidación es sólo un número en las celdas de la hoja de cálculo.
Teniendo en cuenta estos errores, veamos por qué es pertinente la regla 1-10-100.
En 1992, George Laboviiz y Yu Sang Chang desarrollaron el concepto de la regla 1-10-100. La norma sugiere que corregir los errores es más costoso que prevenirlos. De hecho, pasar de la prevención de un error a la detección multiplica por 10 el costo de un error. Y, si pasa a la corrección -o al fracaso-, ¡ese factor es 100! Relevante para todos los que hoy en día se dedican a las finanzas y pasan más tiempo corrigiendo errores que previniéndolos. Más aún gracias a las herramientas digitales de que disponemos para garantizar la calidad de los datos.. En realidad, usted lo sabe y nosotros lo sabemos: todo se reduce a la calidad de los datos a la hora de elaborar reporting.
LAS TRES FASES DE LA REGLA 1-10-100
Ilustremos la regla en detalle. La norma consta de tres fases, cada una de las cuales explica el costo de mantener la calidad de los datos.
EN LA FASE 1, LA DE «PREVENCIÓN», EL COSTO DE LOS ERRORES ES DE 1 DÓLAR.
Siguiendo esta regla, le costará 1$ verificar la exactitud de los datos en el punto de captura. Es la forma menos costosa y, con diferencia, más eficaz de garantizar la captura de datos limpios y precisos. En este punto, sus datos se originan y aún no han influido en otros datos, por ejemplo, el balance erróneo de su filial no ha afectado al resultado del grupo. Por lo tanto, es lógico que controlar los datos antes de que entren en el report sea siempre la opción preferible y menos costosa.
EN LA FASE 2, LA FASE DE «CORRECCIÓN», 1 $ HA AUMENTADO EXPONENCIALMENTE HASTA 10 $.
Ahora su 1 $ ha aumentado exponencialmente a 10 $. ¿Por qué? Los 10 dólares representan el costo creciente que suponen los datos incorrectos para su empresa cuanto más tiempo los deje. Más concretamente, si una filial ha entregado una cifra errónea, estos datos pasarán al balance, que entonces formará parte de los resultados del grupo: de repente, se corre el riesgo de ofrecer un resultado incorrecto. Y se tardará mucho más en encontrar y corregir el error.
EN LA FASE 3, LA DEL «FRACASO», LOS 10 $ SE HAN MULTIPLICADO POR DIEZ, HASTA ALCANZAR LOS 100 $.
Si no hace nada y no detecta el error, el coste aumenta a 100 dólares. Además, corre el riesgo de entregar datos llenos de errores involuntarios. Si no corrige los datos deficientes a tiempo, afectará a su resultado global. Y, sinceramente, ocurre con demasiada frecuencia en los informes financieros, tanto si lo reconoces tú como si lo hace tu colega. Pero el tiempo y el dinero que empleas en corregirlo y evitar que vuelva a ocurrir también han aumentado drásticamente de repente.
LOS MALOS DATOS LLEVAN A MALAS DECISIONES
Aunque todos estamos de acuerdo en que corregir datos deficientes es un problema financiero (y de tiempo), el mayor problema de los datos deficientes es que conducen a decisiones deficientes. Por tanto, hágale un favor a su empresa (y a usted mismo) y encuentre un método que permita procesar los datos con precisión. Un método que no le permitirá cometer fácilmente esos errores manuales que a menudo somos propensos a cometer, sobre todo cuando tenemos prisa y carecemos de un método de tratamiento de datos formalizado y estructurado.
Los estudios sugieren que casi 9 de cada 10 hojas de cálculo contienen errores. Y por errores entendemos acciones involuntarias con consecuencias negativas o no conseguir el resultado deseado. Por supuesto, todos estamos convencidos de que los errores no se aplican a nuestras propias hojas de cálculo de Excel, pero con 9 de cada 10 hojas de cálculo con errores, ¡el riesgo es alto!
Nadie es perfecto, y siempre hay un riesgo cuando en los procesos intervienen seres humanos.
Así pues, lo que hay que aprender es a identificar los procesos en los que pueden producirse errores y crear nuevos procesos en torno a ellos, lo que le ayudará a evitar esos errores la próxima vez que tenga prisa por terminar, por ejemplo, su consolidación.
En este momento, empiece por analizar detenidamente su solución Excel y evalúe si es la herramienta que debe utilizar para reporting complejos como su consolidación.
Además, sus auditores también investigarán sus hojas de Excel dentro de unas semanas o meses. Comprobarán que puede rastrear todos los importes de consolidación hasta su origen, y también se centrarán en los asientos de última hora.
PREVENIR ERRORES CON UNA ESTRUCTURA FORMALIZADA
Por supuesto, le recomendamos que utilice un programa de consolidación para evitar cometer errores involuntarios en sus asientos de última hora. Las ventajas de un sistema real frente a una solución de hoja de cálculo son muchas. Pero la ventaja especial para documentar esos asientos importantes es la estructura formalizada que le proporciona un programa informático de consolidación.
He aquí algunos ejemplos:
- Un sistema requiere que se introduzca un asiento de forma estandarizada.
- Un sistema le proporcionará -a usted y a sus auditores- una pista de auditoría.
- Un sistema se asegura de que no pueda publicar una entrada con una sola pata.
- Un sistema (a menudo) requiere que pida a compañeros con experiencia que realicen la entrada debido a la segregación de funciones entre empleados.
- Un sistema calcula todas las entradas y no omite celdas ni columnas.
Incluso para las PYME, creemos que las ventajas del software de consolidación superan los costos. Si sólo tiene unas pocas entidades consolidadas en su grupo, lo más probable es que el proceso de consolidación no esté integrado en sus rutinas diarias: cada consolidación es una experiencia nueva, y hay que empezar de nuevo. En este caso, una solución de software de consolidación le dará ventaja.
Así que, si alguna vez se ha equivocado por una decisión de última hora, no adopte este hábito en sus modales contables. Póngase en marcha con un proceso de consolidación formalizado y deje de cometer errores en los asientos de última hora.