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08 Mar

Posted at 13:21h in Digitalización

¿Qué es lo más importante en la caja de herramientas digital del director financiero para que los informes anuales no contengan errores? La respuesta es sencilla: necesita datos transparentes y un control total del flujo de datos para evitar errores. Controlar el flujo de datos significa saber exactamente de dónde proceden los datos y agilizar el proceso de elaboración de informes en todo el grupo. Conocer el origen eliminará horas de coordinación con las filiales, comprobación de errores y edición interminable. Mejor aún, también garantizará que sus informes financieros se basen en datos de alta calidad y que usted, como director financiero, pueda hacer lo que mejor sabe hacer: Asesorar a la dirección y al consejo de administración.

Entonces, ¿cómo crear un flujo de datos que garantice que puede ofrecer estados financieros detallados basados en un conjunto de datos precisos? Repasaremos 3 puntos sencillos que le ayudarán a desarrollar un flujo de datos fluido y transparente, la parte esencial de la caja de herramientas digital del CFO.

Herramientas digitales para directores financieros: Creación de un flujo de datos transparente antes de la cuenta anual

#1 Automatización del flujo de trabajo

Lo primero en la caja de herramientas digital del CFO es la automatización del flujo de trabajo. Si aún no ha automatizado ningún proceso de su flujo de trabajo, ahora es el momento de planteárselo. Un excelente punto de partida es «la recopilación de datos», ya que si algo falla aquí, afectará a todo el resultado.

El riesgo de no cumplir las normas de notificación es mucho mayor si el proceso de notificación sigue siendo manual. Si está recopilando los datos manualmente, debe asegurarse de que los métodos para hacerlo se racionalizan en todo su grupo para cumplir las normas de elaboración de informes. Un simple error de comunicación y los datos que obtenga podrían no cumplir las normas necesarias para sus informes. Entonces, ¿por qué utilizar la automatización para recopilar datos? Una respuesta directa puede ser que tu tiempo vale más analizando y trabajando con los datos que siendo un detector de errores.

Al automatizar tareas específicas de elaboración de informes, se asegura de obtener los datos necesarios al instante en lugar de perder tiempo comprobando que los datos son precisos y se han recopilado correctamente. Automatizar estas tareas recurrentes y esenciales, imprescindibles para la elaboración de informes pero que no requieren sus conocimientos especializados para ser resueltas, liberará tiempo para analizar y evaluar los datos. De este modo, puede influir en la toma de decisiones y repercutir realmente en su negocio.

La automatización de tareas le permite hacer rápidamente algunas cosas (como comprobar si todos sus códigos de IVA son válidos). Eliminará tareas redundantes y repetitivas y liberará tiempo para bucear en los datos y ver qué medidas tomar para preparar el futuro de su grupo, algo que al final le agradecerán los directores.

#2 Almacén de datos

Para crear un flujo de datos que funcione sin problemas, también hay que tener en cuenta dónde se almacenan los datos. ¿Está en una hoja de cálculo estática, o en un programa informático que pueda ayudarle rápidamente y ofrecerle lo que necesita a la hora de elaborar informes financieros?

Si actualmente almacena todos los datos financieros en Excel, debe plantearse si esto sigue siendo lo más adecuado para su grupo. Si esperas crecer, puede ser una buena idea buscar alternativas al almacenamiento en hojas de cálculo, ya que cuantos más datos almacenes, más fácil es que la hoja de cálculo se rompa y pierdas la visión de conjunto.

Al almacenar sus datos financieros en un software diseñado para la tarea de almacenar y manejar una cantidad significativa de datos, su equipo obtiene varios beneficios:

  • Le proporciona más datos válidos, a los que puede acceder y procesar rápidamente.
  • Unos datos financieros rápidos y precisos aumentan la credibilidad y la confianza en los datos dentro del grupo y entre los accionistas.
  • Puede localizar y extraer rápidamente cifras financieras concretas de su base de datos siempre que usted, la dirección o las partes interesadas lo necesiten.

Un almacén de datos en línea construido para manejar grandes conjuntos de datos permite un flujo de trabajo más eficiente y transparencia en su caja de herramientas digital CFO. Con todos sus datos reunidos y gestionados desde un único lugar, puede rastrearlos hasta su origen, procesarlos y enviarlos sin perder la visión de conjunto. Un almacén de datos en línea es valioso a la hora de crear un flujo de datos transparente y fluido.

#3 Integración de datos

La comunicación es la clave de unos informes financieros excelentes. Lo mismo cabe decir de sus herramientas digitales: si su software no se comunica entre sí, será difícil crear el flujo de datos transparente y fluido necesario para que sus informes estén preparados para el futuro. Las integraciones garantizan que los datos puedan moverse sin problemas de un lado a otro entre las herramientas digitales que esté utilizando.

Esto puede ser una ventaja, especialmente si espera crecer o realizar nuevas adquisiciones en un futuro próximo, ya que sus datos aumentarán. La necesidad de varios programas diferentes aumenta cuando se trabaja con una cantidad de datos cada vez mayor. La integración ágil de datos se convierte en un factor interesante cuando se utilizan múltiples herramientas digitales. Si sus sistemas no se integran, la carga de datos puede aumentar hasta un nivel difícil de manejar manualmente. A la larga, puede provocar que usted y su equipo se ahoguen en una sobrecarga de datos y comunicación.

Un flujo de datos fluido y transparente puede ser su salvavidas cuando se produzca la avalancha de datos. Y aquí está la integración ágil de datos, un elemento clave. Para evitar perder la visión de conjunto, deje que las integraciones hagan el trabajo manual de transportar los datos de un sistema a otro, de modo que pueda concentrarse en ver la imagen más amplia de su negocio que ofrecen los datos.

La integración de datos no tiene por qué ser un proyecto caro o difícil de abordar. Empiece por los sistemas que utiliza actualmente y con los que trabaja a diario. Mira en su tienda de aplicaciones para ver con qué otro software se conectan para tener una visión general. Por ejemplo, estudie cómo llevar los datos de su sistema ERP a su herramienta de consolidación o elaboración de informes. Da pequeños pasos y, cuando tengas algo digno de mostrar a la dirección, preséntalo para que vean todas las ventajas de la integración ágil de datos para crear un flujo de datos fluido y transparente.

El éxito de la caja de herramientas digital del CFO depende de su flujo de datos

Así pues, la conclusión es que, para sacar el máximo partido de sus herramientas digitales, debe considerar la aplicación de los 3 puntos mencionados anteriormente en sus informes para garantizar un flujo de datos fluido y transparente. Anota estos 3 puntos, reúnete con ellos y repasa dónde ves algunas lagunas en tu flujo de trabajo actual y explica con detalle cómo puede contribuir cada tema a colmar esas lagunas. Este es el primer paso para crear una caja de herramientas digitales. Una vez puesto en marcha, descubrirá una diferencia considerable en su rendimiento, y su dirección y consejo de administración le agradecerán sus precisas percepciones.

Si le interesan otras herramientas digitales para mejorar su flujo de trabajo y sus informes, eche un vistazo a cómo RPA por ejemplo, puede ayudarle a usted y a su equipo. O vea nuestro seminario web.

08 Mar

Posted at 13:21h in Digitalización

La migración masiva de sistemas complicados a los ecosistemas digitales modernos

El mes pasado asistimos al International Accountancy Forum & Awards, un acontecimiento brillante para la contabilidad moderna y una oportunidad para reunir a empresas de contabilidad con organismos del sector, asesores y proveedores de tecnología.

También es una oportunidad para debatir los temas clave que afectan al sector y sus oportunidades de crecimiento mezclando nuestros diversos orígenes. Y este año, muchas charlas giraron en torno a «Cómo digitalizar mejor la práctica moderna», con nuestra propia Lianne Gatti hablando del Ciudadano Tecnólogo, un tema que nos parece interesante compartir.

¿Es posible que todos nos hayamos convertido en Ciudadanos Tecnológicos sin darnos cuenta? Y si la respuesta es afirmativa, ¿cómo podemos aprovechar mejor ese poder en nuestro equipo financiero?

Empecemos por lo que significa el Ciudadano Tecnológico

Un Ciudadano Tecnológico es «La persona de su organización que entiende la estrecha relación entre tecnología, personas y políticas/procedimientos».

Empezamos a oír el término «ciudadano tecnológico» más a menudo y aplicado a cosas diferentes. Pero en su término más esencial, «Un ciudadano tecnológico es una persona que trabaja con los efectos cruzados de la arquitectura técnica, las normas sociales y la política». En comparación, es posible que haya oído hablar del empresario tecnológico. Pero mientras que un empresario tecnológico procede del mundo de la tecnología, un ciudadano tecnológico tiene una mente tecnológica, pero procede del equipo del que forma parte. Por ejemplo, un Ciudadano tecnológico en Finanzas tiene formación en finanzas pero está al tanto de las tendencias en tecnología. En pocas palabras, todos podríamos convertirnos en uno de ellos, lo que también queda patente en uno de los estudios de investigación de Gartner, según el cual el 71% de los ejecutivos afirman que sus empleados son más maduros digitalmente que sus organizaciones.

Así que, en cierto modo, ya hemos empezado, pero nuestras organizaciones no nos siguen.

¿Por qué aún no nos hemos modernizado? ¿O si?

En Konsolidator hablamos con muchos financieros de distintos mercados y sectores. Ayudamos a resolver problemas a nuestros clientes y oímos temas similares todo el tiempo. Tenemos que digitalizarnos, es fundamental para el personal y los clientes, y tenemos que ser capaces de acoger a la generación joven en el trabajo. No se trata sólo de tecnología; es la expectativa social de la misma. Todo el mundo conoce el impacto de la tecnología en los negocios, la vida y la sociedad.

¿Por qué no nos hemos modernizado todavía? ¿O si? Si echa un vistazo a su teléfono, probablemente encontrará más de 15 aplicaciones que utiliza habitualmente. Puede tratarse de todo tipo de aplicaciones: de compras, deportivas, bancarias, de juegos, sociales, infantiles… ¡y la lista es interminable! Pero si le preguntan si puede localizar su diario en papel, puede que le resulte un poco más difícil.

Queremos compartir algunas de nuestras enseñanzas desde el lado opuesto al suyo: nuestro equipo de asesores procede del sector financiero.

¿Por qué ahora?

En la IAFA22 se habló mucho de la diversidad, pero también de la creciente necesidad de crear una cultura «que abarque a todos» y fomente el intercambio de información entre jóvenes y mayores. A continuación, uno de los aspectos que más nos llamó la atención fue la idea de que la modernización es algo más que la adopción de nuevas tecnologías para convertirse en digital; se trata de un cambio de mentalidad para todos los integrantes del sector de la contabilidad, y aún no hemos llegado a ese punto.

Si se queda rezagado, perderá su ventaja competitiva y, con la «gran remodelación», perderá su atractivo para el talento. Dejemos que la tecnología permita a la generación «nacida en la nube» realizar un trabajo inteligente, pero sin olvidar que la generación de más edad también puede estar preparada para la tecnología.

Este desarrollo en Finanzas es aún más crucial; dependemos de reporting sin errores. Los datos son el nuevo cliente, pero sin herramientas para clasificarlos e interpretarlos, caemos en un campo minado de errores manuales y comportamientos reactivos. Al mismo tiempo, vemos que la competencia, que aplica una mentalidad digital, avanza a la velocidad de la luz. Todo porque faltan tiempo y recursos para buscar oportunidades digitales. Las organizaciones no pueden depender únicamente de las TI, por lo que la incorporación de un tecnólogo empresarial o un tecnólogo ciudadano puede impulsar el cambio necesario.

Así que la pregunta no es si… Es cómo, cuándo y qué.

¿Por qué es tan importante un ecosistema digital de buenas prácticas?

Volviendo a las cifras de Gartner. Si el 71% de los ejecutivos afirma que sus empleados son más maduros digitalmente que sus organizaciones, debemos plantearnos ¿por qué? ¿Qué nos lleva a mantener las infraestructuras existentes, que no pueden seguir el ritmo de la modernización? Probablemente porque parece demasiado exhaustivo encontrar un sistema que se adapte a todas sus necesidades, y a nosotros, en Finanzas, nos gusta conocer todas las cifras y resultados antes de elegir algo. Pero esta es la razón por la que un ecosistema digital es tan esencial; hay muchas posibilidades de crear un ecosistema digital que se centre en las integraciones, no en cuánto puede aportar UN sistema con el desarrollo digital actual.

Digamos que necesita un sistema ERP, un sistema de consolidación y un sistema de reporting: cuanto más intente incorporarlo todo, más grande se hace el sistema y más difícil resulta implantarlo, aprenderlo y mantenerlo. Con la nube, el proveedor se ocupa del software, simplificando su uso, y puede integrarlo con todo lo que tenga. De este modo, evitará las colas de su departamento informático, las implantaciones complicadas e incluso al tecnológico de la empresa. En su lugar, puede elegir los sistemas en función de sus necesidades exactas. Ni más ni menos.

¿Puede ayudar un empresario tecnológico o un ciudadano tecnológico?

Cuando hablamos con los clientes, observamos una gran cantidad de profesionales financieros que desean eliminar procesos manuales y agendar una demo, pero luego el tiempo y los recursos son limitados. No porque el tiempo de implementación sea largo, sino porque puede parecer difícil si se tiene la mentalidad de que se necesita aprender todo. En estos casos, los empresarios tecnológicos podrían ser algo para considerar. Se trata de empleados de TI descentralizados que construyen capacidades tecnológicas para equipos internos únicamente. Todos necesitamos convertirnos en ciudadanos tecnológico, pero es un punto de partida para abrazar la tecnología y avanzar hacia una transformación digital. Su conjunto de habilidades varía desde científicos de datos hasta desarrolladores, pero un factor común es que tienen el dedo en el pulso y comprenden las tendencias digitales que crean eficiencia.

LA PARTE MÁS IMPORTANTE: Como trabajan en estrecha colaboración con su departamento, entienden la función financiera, su ecosistema digital y sus operaciones. Su objetivo principal será optimizar su equipo y sus tareas, no toda la empresa.

Un buen empresario tecnológico trabaja armónicamente con los departamentos de TI en cuanto a seguridad e innovación. Es un rol estratégico que equipa y capacita a los recursos no relacionados con TI para construir capacidades digitales. El empresario tecnológico a menudo puede concluir iniciativas digitales más rápido y liberar valor rápidamente. Dicho esto, entendemos el valor de un empresario tecnológico. Pero el verdadero camino para tener éxito en el ecosistema digital y en una cultura abarcadora donde todo el equipo financiero adquirirá lentamente un conjunto de habilidades tecnológicas natural, es decir, la Marcha de los Ciudadanos Tecnológicos. Es un lugar para comenzar a abrazar la tecnología y esforzarse hacia una transformación digital. Su conjunto de habilidades varía desde científicos de datos hasta desarrolladores, pero un factor común es que tienen el dedo en el pulso y comprenden las tendencias digitales que crean eficiencia.

Conclusión

Ciudadano tecnológico o no, la migración masiva de sistemas complicados a los ecosistemas modernos digitales consiste en enamorarse del problema, no de la solución. Así podrá resolver una pieza del rompecabezas cada vez, y fijar plazos. Esto es más fácil con soluciones pequeñas y ágiles. Todos nuestros clientes que lo hacen bien empiezan por localizar el problema aparente, relacionarlo con el elemento humano que quieren resolver y, a continuación, fijar un calendario concreto.

08 Mar

Posted at 13:21h in Digitalización

Nuestro principal objetivo como profesionales de las finanzas es elaborar reporting precisos. Para ello, nuestras herramientas de gestión de reporting deben ayudarnos a facilitar resultados rápidos y precisos. En esta entrada del blog, vamos a ver:

  • Qué herramientas debe tener en su caja de herramientas digitales.
  • Cómo la automatización de ciertas tareas de los reporting puede aumentar la eficiencia.
  • En qué software fijarse cuando adquiera un nuevo programa para su caja de herramientas digital.

Los 3 tipos de herramientas imprescindibles

Para elaborar reporting precisos y puntuales, nuestros expertos en finanzas recomiendan las siguientes herramientas:

  1. Una herramienta de presupuestación y forecasting (como Phocas) es importante para facilitarle el trabajo de forecast. Cada vez es más importante contar con esta herramienta, ya que vivimos tiempos inciertos y es esencial tener una perspectiva de futuro para la empresa. Preguntas como: Qué activos desarrollar, dónde recortar el presupuesto y cómo reforzar la posición en el mercado son cuestiones importantes de responder. Para ello, el consejo de administración y la dirección necesitan datos sobre los que basar sus decisiones. Una herramienta adecuada de presupuestación y forecasting le permitirá ofrecer a los responsables de la toma de decisiones las perspectivas necesarias para garantizar un futuro rentable.
  1. Una herramienta de consolidación y reporting (como Konsolidator) es el motor de su máquina de reporting. Y así, este software garantiza que todos sus datos se procesen y manejen correctamente, para que no pierda su valioso tiempo buscando y corrigiendo errores. En su lugar, la herramienta de consolidación y elaboración de reporting le permitirá profundizar en sus datos y elaborar buenos reporting de gestión. Una vez que disponga de tiempo extra para profundizar en sus datos y extraer resultados interesantes, la siguiente herramienta de nuestra lista se convierte en algo muy importante que no puede dejar de tener.
  1. Una herramienta de visualización (como Power BI) es importante para mostrar resultados interesantes. Esto es así porque a menudo tenemos que explicar nuestros datos a personas ajenas a las finanzas. Dado que no todos los miembros de la organización tienen el tiempo o los conocimientos necesarios para examinar una hoja de cálculo con muchos datos, una herramienta de visualización es de gran ayuda. Por lo tanto,  cuando desee enfatizar claramente el desarrollo que observa en los resultados de sus datos procesados, esta es la herramienta para impulsar propuestas financieras.

Estas 3 herramientas son sencillamente imprescindibles para los profesionales de las finanzas. Pero hay distintas formas de adquirirlas y distintos tipos de software. ¿Cómo saber cuál elegir? En las próximas secciones, hablaremos sobre qué software es adecuado para las finanzas y por qué debería automatizar algunos aspectos de la elaboración de reporting además de las herramientas anteriores.

Adquisición de programas informáticos para finanzas

Conseguir que el software haga el trabajo por usted puede definirse como automatizar tareas. Encontrará muchos aspectos de los reporting que puede automatizar fácilmente. En finanzas tenemos una larga lista de tareas repetitivas, con muchos datos redundantes. No obstante, algunas tareas deben realizarse para completar el proceso de elaboración de reporting. En esta sección hablaremos de las ventajas de automatizar estas tareas y de los distintos tipos de software para hacerlo.

La ventaja de automatizar ciertas tareas

La gran ventaja que se obtiene automatizando tareas es el tiempo, que suele ser un recurso limitado en la función financiera. Cuando hablamos de automatizar tareas, nos referimos a eliminar las que son repetitivas y redundantes de su workflow. Básicamente, hablamos de tomar una tarea como descubrir y volver a escribir manualmente una fórmula rota y dejar que un ordenador haga el trabajo.

Si dispone de un software para aliviar su carga de trabajo en determinados aspectos del proceso de elaboración de reporting, tendrá tiempo de sobra para el análisis financiero. Lo que, al final, beneficiará a su empresa y a las partes interesadas. De ahí la ventaja de automatizar las tareas repetitivas y redundantes.

Ventajas de utilizar un software en la nube

El software en la nube ofrece varias ventajas en comparación con el software que no está en ella. A continuación enumeraremos algunas de ellas y explicaremos cómo el software en la nube puede ayudarle en su trabajo diario. Lo que es importante entender es que el software en la nube funciona como las aplicaciones. Esto significa que el software en la nube se integra fácilmente, ya que todo lo que se necesita es una API o una función incorporada para hacer que dos piezas de software se vinculen entre sí. Por ejemplo, Konsolidator, la herramienta de consolidación y reporting en la nube se integra bien con el sistema ERP en la nube de Xero.

Este software ofrece ventajas como:

  • Acceso rápido a sus datos: Todo lo que necesita es acceso a Internet, y entonces podrá acceder a su software y datos cuando y donde quiera. Esto flexibiliza el horario laboral.
  • Las últimas actualizaciones del software: No se requiere mantenimiento del software por su parte. Su proveedor se encargará de ello y recibirá las actualizaciones gratuitamente a medida que se publiquen.
  • Menor costo: Este es un software en la nube basado en suscripción. Konsolidator comienza en solo €5.000 al año y se adapta a grupos de cualquier tamaño. 
  • Alto nivel de seguridad: Su proveedor se encargará de la seguridad, y las empresas tecnológicas son expertas en el nivel de seguridad. Y disponer de empleados cualificados dedicados exclusivamente a esta tarea.
  • Workflow más eficiente: El software tiene funcionalidad multiusuario incorporada como estándar. Esto significa que varios empleados pueden trabajar en el mismo programa realizando diferentes tareas sin afectar el trabajo de sus colegas.

Todos los puntos anteriores abarcan la esencia de la automatización de tareas, que hace que el workflow sea más flexible, eficiente y fluido. El software en la nube se está convirtiendo en la nueva normalidad, no sólo en las finanzas, sino en el mundo del software. Por lo tanto, si está pensando en automatizar algunas de sus tareas mediante software, le sugerimos que elija el que es en la nube.

Ejemplos de software en la nube en las Finanzas

Aquí encontrará una lista de software basado en la nube para utilizar en la función financiera.

  • Herramienta de visualización (Power BI)
  • Sistema ERP (Xero, Economics, QuickBooks)
  • Herramienta de planificación (Outlook)
  • Herramienta presupuestaria y de forecast (Phocas)
  • Herramienta de consolidación y reporting (Konsolidator)

Crear un sólido conjunto de herramientas digitales para impulsar la toma de decisiones

Para crear una sólida caja de herramientas digitales, debe tener una:

  • Herramienta de consolidación y reporting.
  • Herramienta de visualización.
  • Herramienta de presupuestación y forecasting.

Las 3 herramientas reforzarán su rendimiento como profesional de las finanzas, ya que podrá elaborar reportings financieros mucho más precisos y puntuales. Además, ganará tiempo para tareas mucho más creativas y exigentes desde el punto de vista cognitivo, como profundizar en los datos y presentar propuestas de negocio basadas en sus conocimientos financieros. De este modo, se ayuda a la dirección y al consejo a tomar decisiones que fortalezcan la empresa. Con la ayuda de su caja de herramientas digitales, usted será el impulsor de la toma de decisiones basadas en datos.

08 Mar

Posted at 13:20h in Consolidación Excel, Digitalización

¿Confía en sus datos? ¿Y está dispuesto a vivir con las implicaciones financieras que sus errores crean para el informe anual?

En una era digital como la nuestra, la tecnología se desarrolla rápidamente; no sólo en el sector financiero, sino en todas las industrias. Continuamente surgen nuevas y avanzadas tecnologías que nos capacitan. Y donde vemos el impacto más significativo es en los procesos repetitivos de nuestro trabajo diario. Aquí, la tecnología aumenta realmente la calidad, flexibilidad y eficacia de nuestro trabajo, al tiempo que nos ahorra tiempo. Sin embargo, si nos fijamos en la digitalización de Finanzas, Excel parece actuar como un obstáculo para la digitalización a la hora de elaborar el informe anual. Pero, ¿por qué exactamente? Sobre todo porque los estudios demuestran que casi el 90% de las hojas de cálculo contienen errores: ¡el 90%! Tómate un momento para digerirlo.

A menudo pensamos que nuestras propias hojas de cálculo no entran en esta estadística. Pero con una tasa de error del 90%, nos engañamos a nosotros mismos si seguimos en esta creencia.

En palabras del filósofo estoico romano Séneca:
Errar es humano, pero persistir [in error] es diabólico.

Mientras tienes esto en mente, avancemos un poco y veamos los errores más comunes y destacados al utilizar Excel para el informe anual.

Por qué hacer la cuenta anual en Excel es una tarea tediosa y lenta

  • Excel es muy propenso a errores humanos fundamentales (recuerde el 90%). Y cometerás los mismos errores una y otra vez
  • Excel se descontrola rápidamente al circular diferentes versiones
  • Excel carece de transparencia al no mostrar una pista de auditoría y una documentación completas

Probablemente tenga más errores que añadir a esta lista, pero estamos seguros de que ya se habrá hecho una idea.

Así que, teniendo en cuenta estos errores, permítanos plantearle algunas preguntas. ¿Cuál es el motivo por el que utiliza Excel para el informe anual? ¿Está Excel a la altura de sus necesidades y requisitos? ¿Confías en tus números? ¿Dispone de la documentación necesaria? ¿O tiene que repasar sus datos varias veces y consultar con sus filiales de forma continua?

Entrar en la era digital, en la que la automatización y las herramientas de procesos estandarizados forman parte de la vida cotidiana, es un verdadero cambio de juego. Y eso es lo que experimentará con el software para la consolidación financiera y la elaboración de informes. Independientemente de su tamaño, todo grupo debe elaborar un informe anual al final de cada ejercicio. Si utiliza Excel para ello, ya conoce el tedioso y largo proceso de buscar en numerosas hojas para obtener una visión general de los datos financieros de los últimos 12 meses. Pero no sólo en el informe anual desempeña Excel un papel importante como ladrón de tiempo. Además, cada mes o cada trimestre, la consolidación financiera y la elaboración de informes en Excel consumen mucho tiempo debido a la cantidad de errores que acumulan las hojas de cálculo.

Lo que la automatización puede hacer por usted

Imagina por un segundo que, en lugar de utilizar Excel, tienes una base de datos que guarda y actualiza automáticamente todas tus cifras y cálculos financieros para tus informes. Toda la documentación es visible y se dispone de una pista de auditoría completa, lo que significa que hay una visión completa de dónde se originan los números. En este escenario, la transparencia hace que el informe anual sea mucho más rápido y el flujo de trabajo más fluido. La razón es que, en lugar de buscar en numerosas hojas, puedes extraer los números que necesitas de una sola base de datos. Además, esta transparencia hace innecesario comprobar las cifras financieras de sus filiales. Además, el sistema encuentra los errores por usted. De este modo, no tendrá que dedicar mucho tiempo a la búsqueda de errores, sino que podrá corregirlos directamente.

Aunque este escenario pueda parecer demasiado bueno para ser cierto, la realidad es que no lo es.

Automatizar y estandarizar los procesos de trabajo, como la consolidación financiera.

El resultado de estandarizar y automatizar los procesos repetitivos es un flujo de trabajo más fluido, eficiente y flexible. Por ejemplo, si se automatiza el proceso de consolidación financiera, se puede reducir el tiempo de consolidación en aproximadamente un 50% eliminando:

  • Control manual y carga de los informes de sus filiales
  • Comprobación de errores en una hoja de cálculo, demasiadas manos han editado
  • Cálculos manuales como:
    • Ajustes de los tipos de cambio
    • Eliminaciones entre empresas
    • Participaciones no dominantes
  • Inexactitud de los datos financieros

El tiempo extra que gana le permite hacer sitio para otras tareas de valor añadido, como análisis financieros en profundidad y asesoramiento a sus directivos. Puede influir mejor en las decisiones de su grupo y no limitarse a dar las cifras financieras. En pocas palabras, su consolidación será «solo» otro informe.

Si todavía se aferra a su hoja de cálculo Excel para sus informes y consolidaciones financieras, debe de tener una excelente (y desconocida) razón. Pero si todavía no se le ha ocurrido esa razón exacta, lo más probable es que esté en camino de dejar atrás Excel y saludar a la era digital de las finanzas, al igual que sus colegas directores financieros, directores financieros y controladores de todo el mundo.

¿Quiere saber cómo entrar en la era digital implantando un software de consolidación financiera y elaboración de informes? Entonces reserve aquí una breve visita guiada por el producto.

Autores:
Martin Birch, Finance Business Partner de Konsolidator y antiguo censor jurado de cuentas de Deloitte.