Nuestro principal objetivo como profesionales de las finanzas es elaborar reporting precisos. Para ello, nuestras herramientas de gestión de reporting deben ayudarnos a facilitar resultados rápidos y precisos. En esta entrada del blog, vamos a ver:
- Qué herramientas debe tener en su caja de herramientas digitales.
- Cómo la automatización de ciertas tareas de los reporting puede aumentar la eficiencia.
- En qué software fijarse cuando adquiera un nuevo programa para su caja de herramientas digital.
Los 3 tipos de herramientas imprescindibles
Para elaborar reporting precisos y puntuales, nuestros expertos en finanzas recomiendan las siguientes herramientas:- Una herramienta de presupuestación y forecasting (como Phocas) es importante para facilitarle el trabajo de forecast. Cada vez es más importante contar con esta herramienta, ya que vivimos tiempos inciertos y es esencial tener una perspectiva de futuro para la empresa. Preguntas como: Qué activos desarrollar, dónde recortar el presupuesto y cómo reforzar la posición en el mercado son cuestiones importantes de responder. Para ello, el consejo de administración y la dirección necesitan datos sobre los que basar sus decisiones. Una herramienta adecuada de presupuestación y forecasting le permitirá ofrecer a los responsables de la toma de decisiones las perspectivas necesarias para garantizar un futuro rentable.
- Una herramienta de consolidación y reporting (como Konsolidator) es el motor de su máquina de reporting. Y así, este software garantiza que todos sus datos se procesen y manejen correctamente, para que no pierda su valioso tiempo buscando y corrigiendo errores. En su lugar, la herramienta de consolidación y elaboración de reporting le permitirá profundizar en sus datos y elaborar buenos reporting de gestión. Una vez que disponga de tiempo extra para profundizar en sus datos y extraer resultados interesantes, la siguiente herramienta de nuestra lista se convierte en algo muy importante que no puede dejar de tener.
- Una herramienta de visualización (como Power BI) es importante para mostrar resultados interesantes. Esto es así porque a menudo tenemos que explicar nuestros datos a personas ajenas a las finanzas. Dado que no todos los miembros de la organización tienen el tiempo o los conocimientos necesarios para examinar una hoja de cálculo con muchos datos, una herramienta de visualización es de gran ayuda. Por lo tanto, cuando desee enfatizar claramente el desarrollo que observa en los resultados de sus datos procesados, esta es la herramienta para impulsar propuestas financieras.
Adquisición de programas informáticos para finanzas
Conseguir que el software haga el trabajo por usted puede definirse como automatizar tareas. Encontrará muchos aspectos de los reporting que puede automatizar fácilmente. En finanzas tenemos una larga lista de tareas repetitivas, con muchos datos redundantes. No obstante, algunas tareas deben realizarse para completar el proceso de elaboración de reporting. En esta sección hablaremos de las ventajas de automatizar estas tareas y de los distintos tipos de software para hacerlo.
La ventaja de automatizar ciertas tareas
La gran ventaja que se obtiene automatizando tareas es el tiempo, que suele ser un recurso limitado en la función financiera. Cuando hablamos de automatizar tareas, nos referimos a eliminar las que son repetitivas y redundantes de su workflow. Básicamente, hablamos de tomar una tarea como descubrir y volver a escribir manualmente una fórmula rota y dejar que un ordenador haga el trabajo.
Si dispone de un software para aliviar su carga de trabajo en determinados aspectos del proceso de elaboración de reporting, tendrá tiempo de sobra para el análisis financiero. Lo que, al final, beneficiará a su empresa y a las partes interesadas. De ahí la ventaja de automatizar las tareas repetitivas y redundantes.
Ventajas de utilizar un software en la nube
El software en la nube ofrece varias ventajas en comparación con el software que no está en ella. A continuación enumeraremos algunas de ellas y explicaremos cómo el software en la nube puede ayudarle en su trabajo diario. Lo que es importante entender es que el software en la nube funciona como las aplicaciones. Esto significa que el software en la nube se integra fácilmente, ya que todo lo que se necesita es una API o una función incorporada para hacer que dos piezas de software se vinculen entre sí. Por ejemplo, Konsolidator, la herramienta de consolidación y reporting en la nube se integra bien con el sistema ERP en la nube de Xero.
Este software ofrece ventajas como:
- Acceso rápido a sus datos: Todo lo que necesita es acceso a Internet, y entonces podrá acceder a su software y datos cuando y donde quiera. Esto flexibiliza el horario laboral.
- Las últimas actualizaciones del software: No se requiere mantenimiento del software por su parte. Su proveedor se encargará de ello y recibirá las actualizaciones gratuitamente a medida que se publiquen.
- Menor costo: Este es un software en la nube basado en suscripción. Konsolidator comienza en solo €5.000 al año y se adapta a grupos de cualquier tamaño.
- Alto nivel de seguridad: Su proveedor se encargará de la seguridad, y las empresas tecnológicas son expertas en el nivel de seguridad. Y disponer de empleados cualificados dedicados exclusivamente a esta tarea.
- Workflow más eficiente: El software tiene funcionalidad multiusuario incorporada como estándar. Esto significa que varios empleados pueden trabajar en el mismo programa realizando diferentes tareas sin afectar el trabajo de sus colegas.
Todos los puntos anteriores abarcan la esencia de la automatización de tareas, que hace que el workflow sea más flexible, eficiente y fluido. El software en la nube se está convirtiendo en la nueva normalidad, no sólo en las finanzas, sino en el mundo del software. Por lo tanto, si está pensando en automatizar algunas de sus tareas mediante software, le sugerimos que elija el que es en la nube.
Ejemplos de software en la nube en las Finanzas
Aquí encontrará una lista de software basado en la nube para utilizar en la función financiera.
- Herramienta de visualización (Power BI)
- Sistema ERP (Xero, Economics, QuickBooks)
- Herramienta de planificación (Outlook)
- Herramienta presupuestaria y de forecast (Phocas)
- Herramienta de consolidación y reporting (Konsolidator)
Crear un sólido conjunto de herramientas digitales para impulsar la toma de decisiones
Para crear una sólida caja de herramientas digitales, debe tener una:
- Herramienta de consolidación y reporting.
- Herramienta de visualización.
- Herramienta de presupuestación y forecasting.
Las 3 herramientas reforzarán su rendimiento como profesional de las finanzas, ya que podrá elaborar reportings financieros mucho más precisos y puntuales. Además, ganará tiempo para tareas mucho más creativas y exigentes desde el punto de vista cognitivo, como profundizar en los datos y presentar propuestas de negocio basadas en sus conocimientos financieros. De este modo, se ayuda a la dirección y al consejo a tomar decisiones que fortalezcan la empresa. Con la ayuda de su caja de herramientas digitales, usted será el impulsor de la toma de decisiones basadas en datos.