Este artículo tratará de lo siguiente:
- ¿Es usted el responsable de la planificación del informe anual?
- Consejo 1: Empiece pronto
- Consejo 2: Incluya a personas con experiencia en Informes Anuales
- Consejo 3: Presente sus datos visualmente
- Consejo 4: Incluya la carta de declaración de su Director General
- Consejo 5: Asegúrese de que dispone de procesos de flujo de datos
- Descargar plantilla de proyecto con calendario [Excel]
¿Es usted el responsable de la planificación del informe anual?
Para muchos profesionales de las finanzas, el informe anual se acerca. Y en comparación con otros informes financieros, este informe exige atención e información de más personas que las finanzas. Intentar que todo el mundo esté alineado y asegurarse de que nada se precipite puede parecer abrumador, incluso para los profesionales de las finanzas más experimentados. Los cinco consejos siguientes tienen su origen en nuestra propia experiencia empresarial, en lo aprendido de nuestros clientes y en los conocimientos internos adquiridos a lo largo de los años en el sector financiero.
Consejo 1: Empiece pronto
El momento de iniciar el proceso depende de cuándo finalice su ejercicio fiscal. Para muchos departamentos financieros, sigue el año, y aquellos de ustedes ya habrán iniciado el proceso. Quizá tú también. Si no es así, ahora es el momento. Hay un elemento clave que conviene recordar: ¡El informe anual necesita algo más que finanzas!
Si tiene de plazo hasta mediados de febrero, le recomendaremos que empiece a mediados de octubre; siempre es mejor estar preparado y adelantarse. Todos los que trabajen en el informe anual seguirán teniendo sus tareas diarias, sus reuniones y sus entregas ad hoc; si se empieza pronto, se pueden minimizar los retrasos y planificar adecuadamente el proceso.
Así que reúne a tu equipo y prepárate para el saque inicial.
Consejo 2: Incluya a personas con experiencia en informes anuales
Antes de empezar, es una buena idea buscar agencias, asociaciones estratégicas, consultores u otras personas que tengan experiencia con el Informe Anual. Estas personas experimentadas son valiosas en este proceso. Tendrán todos los conocimientos necesarios sobre las partes interesadas y los requisitos que debe cumplir el informe anual para causar impacto. Conoces las cifras, pero el valor va más allá de los estados financieros; a veces, lo olvidamos en finanzas.
El informe anual es algo más que un informe financiero normal. Es uno de los documentos más leídos, sobre todo por los inversores, así que no hay margen para errores. Por lo tanto, se necesitan personas con experiencia que puedan escribir e influir en la dirección del proyecto. Pero también le ayudarán a cumplir los plazos y a alinear todos los esfuerzos con el objetivo, hasta el final.
Consejo 3: Presente sus datos visualmente
Si echamos la vista atrás a informes anuales anteriores, ¿cómo han presentado los datos? Puede que no sea una prioridad habitual, pero quizá debería serlo. El informe anual es un documento pesado, y en un mundo en el que consumimos constantemente mucha información, la forma de presentarla se convierte en un factor crítico.
Por lo tanto, incluya a personas que conozcan el uso del color, qué secciones destacar y el uso del lenguaje (si es fácil de leer). Su propósito fundamental debe ser garantizar que la presentación general de la empresa cuente la historia correcta. Puede comparar este documento con una presentación de credibilidad de la marca: la información que contiene alimentará otros documentos de comunicación a lo largo del año. Piense en sus presentaciones a inversores, su estrategia y sus informes trimestrales.
Y si lo hace bien, puede llegar a más inversores mostrando su visión, sus resultados, sus empleados, sus estudios de casos, sus esfuerzos en materia de ASG y su estrategia. Recuerde que no sólo sus inversores leen el informe anual, sino también los nuevos empleados, socios, clientes, etc.
Consejo 4: Incluya la carta de declaración de su Director General
Adivine qué parte del informe anual se lee principalmente. Se podría pensar que es el estado financiero. Pero francamente, es la carta del director general. Por lo tanto, empiece a utilizarlo en su propio beneficio.
Un consejo es empezar este borrador lo antes posible, ya que también puede ayudar a marcar el tono de todo el Informe Anual. Asegúrese de que contiene iniciativas recientes, visión, valores y liderazgo de pensamiento, todo lo que desea ver de un buen líder.
Nota: un visionario es excelente, pero uno realista y con los pies en la tierra es mejor.
Consejo 5: Asegúrese de que dispone de procesos de flujo de datos
¿Cuál es su proceso de recopilación de datos en toda la organización? Si todos compartís la misma hoja de Excel, intentad ver cuánto tiempo empleáis en el seguimiento de errores. Este resultado debería orientarle a la hora de decidir si necesita procesos automatizados para minimizar el tiempo dedicado a ello. Si hay algo que no gusta a los auditores y al público. Está encontrando errores en los números después de la fecha de publicación.
Si siempre tiene en mente estos consejos antes de la reunión inicial, ya tendrá un excelente comienzo del proyecto.
¿Revisa y analiza detenidamente el proceso de elaboración de su informe anual cada año? Sin un plan y una estrategia de proyecto reales, las cosas pueden resultar desordenadas, precipitadas o, en el peor de los casos, llenas de errores. Y puede ser casi imposible corregirlas después de publicar el informe anual.
Hemos elaborado una lista de comprobación de lo que hay que tener en cuenta antes de empezar, los elementos esenciales y una plantilla de plan de proyecto que puede utilizar o editar según se adapte a su empresa. Si es usted nuevo en el papel de jefe de proyecto para el informe anual, nuevo en el equipo, o simplemente busca inspiración sobre cómo otras empresas están planificando su proceso, este blog es para usted. Lea aquí la Lista de control del Director Financiero del grupo.
