10 consejos para minimizar los errores de última hora en el informe anual de su grupo
Se acerca el fantástico informe que consume todo el tiempo, al menos para la mayoría de las empresas. Y estamos hablando, por supuesto, del informe anual. Como estamos a mediados de diciembre, hay algunas cosas que usted y su equipo financiero pueden hacer ahora, para asegurarse de que enero se centrará principalmente en los números y en su control. Porque, seamos sinceros, es una tarea ingente pase lo que pase.
10 consejos que puede poner en práctica ya en diciembre
Hemos recopilado los 10 consejos más importantes que debe tener en cuenta antes de que sus números estén listos, y no nos referimos al plan del proyecto, aunque esperamos que lo tenga listo. Pero no, estamos hablando de las pequeñas cosas que facilitarán la visita de SUS auditores y asegurarán que USTED no experimente más errores significativos que deban ser corregidos mientras mira sus números.
#nº 1: Descargar la lista de control de las NIIF
La lista de comprobación de las NIIF es probablemente el mejor recurso para preparar el informe anual. Los auditores también lo utilizarán como recurso de auditoría, así que si ya puede repasarlo, ya habrá recorrido la mitad del camino. La lista de control describe los métodos, medidas y requisitos de presentación de su informe anual. Si su empresa utiliza otras normas contables, su auditor seguirá disponiendo de ellas.
Descargue la lista de comprobación aquí
o póngase en contacto con su auditor (siempre tendrá la versión más actualizada).
#2: Recuerde comprobar las políticas contables
Si ya tiene su norma contable, como la lista de control de las NIIF, ya puede empezar a colocarla en las páginas correspondientes del informe anual. Aunque no tenga todos los estados financieros listos, sabrá dónde irán. A veces es fácil pasar por alto cosas como las políticas contables en el informe anual. Los auditores se fijarán en ellos, así que repáselos cada vez que corrija los números de una página.
#nº 3: Ponga al día a su auditor sobre sus procesos
Si ha cambiado su método de elaboración de informes y ha implantado un nuevo sistema de elaboración de informes o de contabilidad, comparta esta información con sus auditores. Les preparará para saber cómo entregar los números, cómo recopilar los datos y cómo hacer el seguimiento de auditoría. Como resultado, su equipo financiero ahorrará tiempo.
#Nº 4: Alinear los procesos y cálculos para las participaciones no dominantes, los tipos de cambio y las eliminaciones entre empresas.
Ya en la preparación del informe del grupo, puede esbozar ciertas cifras, que sabe que serán complejas, como:
- Participaciones no dominantes
- Tipos de cambio
- Eliminaciones entre empresas
Si calculas en una hoja de cálculo, asegúrate de no tener fórmulas rotas y de racionalizar los métodos de cálculo; por ejemplo, ¿cómo calculas los tipos de cambio? Muchos de ellos ya estarán automatizados y serán correctos si dispone del software adecuado. Pero es una buena idea volver a comprobar si el sistema puede gestionar la buena voluntad, por ejemplo, y arreglarlo ahora.
#5: PREPÁRATE, PREPÁRATE y PREPÁRATE
Lo hemos dicho antes y lo seguiremos diciendo. Prepara lo que puedas. Las tareas diarias, como los informes de fin de mes, los informes trimestrales, el aumento de precios, etc., también se realizan en enero. Si no tiene un plan de proyecto o un calendario, hágalo hoy mismo.
Hemos creado un sencillo plan de proyecto en Excel, que incluye un calendario, y que puede adaptar fácilmente a sus necesidades y al contenido del informe anual.
#6: Haz una cronología de lo que ha ocurrido durante el año.
La revisión de la gestión es una parte importante del informe anual. Pero a veces el consejo más sencillo puede ayudarte a escribirlo. Pregúntese: ¿puede recordar todo lo que ha ocurrido durante el año? En caso afirmativo, escríbalo. Si no es así, hable con algunos de los distintos departamentos, revise los anuncios, los comunicados de prensa e incluso las redes sociales, y luego escríbalo.
El resultado: verá que la mayor parte de la revisión de la gestión se escribirá sola.
#7: Estar al día del tiempo que pasan los empleados fuera de la oficina
Para muchos equipos financieros, el informe anual sigue al año, y tenemos la Navidad a finales de año. En su planificación, tenga en cuenta quién está de vacaciones y cuándo, y, lo que es más importante, quién será su persona de contacto si una parte interesada clave está fuera de la oficina. No hay nada peor que la sensación de retrasar todo un proceso o auditoría debido a que una persona está ausente.
#nº 8: Alinee sus filiales
Sus filiales son una parte importante del informe anual, pero el interventor o director financiero del grupo suele controlar sus cifras. Como también tienen todo lo demás que controlar en el informe anual, alinéese ahora con ellos en cuanto a plazos. Un buen consejo es dividir el equipo en controladores por países. Es decir, si tienes filiales en EE.UU., Indonesia y Francia, prueba a asignar un controlador de grupo a cada una. Entonces podrá reducir su tiempo de control a un máximo de una semana a principios de enero. Por supuesto, esto sólo es posible si se dispone de un equipo más amplio. Sin embargo, puede ahorrar muchísimo tiempo si ajusta la fecha de entrega a cada filial ya en diciembre, y no en enero, cuando ha empezado la carrera del nuevo año.
#9: Corregir y asegurar el uso coherente de las frases
Pida a alguien que no pertenezca necesariamente a su equipo, ni siquiera al departamento financiero, que revise todo el informe anual. Y empieza ya. Sería de ayuda si tuvieras algunas páginas preparadas. No espere hasta el último momento: a menudo se pasa por alto el tiempo necesario para revisar y corregir.
Si habla de reestructuración, mantenga esa frase. No hable de repente de ajuste: es posible que las partes interesadas no lean todas las páginas, por lo que siempre debe quedarles claro de qué está hablando. Cree un breve diccionario del informe anual en el que escriba los objetivos estratégicos, las iniciativas, etc.; de este modo, todos los que escriban podrán ver siempre lo que se ha utilizado en otras páginas. Muy fácil.
#10: ¿Informa en ixbrl?
Ya debería saber cuándo y cómo presentar su declaración financiera. En cuanto haya aprobado su informe financiero, asegúrese de que la persona que lo carga sabe cómo informar en iXBRL. Dedica una hora de tu día en diciembre a repasar este tema con tu equipo.