Cómo ABAX ahorró 800.000 coronas suecas al año al sustituir Excel en su proceso de consolidación
Muchos grupos empresariales comienzan su proceso de consolidación utilizando Excel. Al principio parece una solución sencilla, familiar y suficiente, hasta que el crecimiento y la complejidad empiezan a pasar factura. El problema no es Excel en sí, sino que muchas organizaciones acaban dependiendo de él más tiempo del recomendable.
La empresa noruega ABAX dio el paso para dejar atrás las hojas de cálculo y, con el apoyo de Exsitec y Konsolidator, implantó un proceso de consolidación eficiente, transparente y totalmente trazable.
El resultado: un ahorro anual de hasta 800.000 coronas suecas en costes de mantenimiento.
Beneficios:
- Ahorro anual de 800.000 coronas suecas.
- Eliminación de la necesidad de recurrir a asistencia externa para mantener un complejo modelo de consolidación en Excel.
- Plena confianza en los resultados obtenidos.
- Sin necesidad de realizar múltiples comprobaciones: todos los ajustes son totalmente trazables.
- Una solución intuitiva y fácil de utilizar.
- Una estructura clara y un proceso de consolidación ágil y sencillo con Konsolidator.
ABAX: una empresa en crecimiento con una complejidad cada vez mayor
ABAX ha desarrollado una plataforma que permite a las empresas gestionar los registros de conducción, los vehículos y los equipos desde una única solución digital. Con una facturación de 800 millones de coronas suecas y presencia en ocho países, la estructura financiera del grupo dista mucho de ser sencilla. Se trata de una organización compleja, liderada por Helena Mårslätt, Group Accounting Manager de ABAX.
Cuando me incorporé a ABAX como consultora, en la primavera de 2025, la empresa seguía utilizando un modelo de consolidación en Excel que se había ido desarrollando durante muchos años.
ABAX había crecido demasiado como para seguir gestionando la consolidación de esa manera, por lo que implantar una solución específica de consolidación se convirtió en nuestra máxima prioridad.
— Helena Mårslätt, Group Accounting Manager de ABAX
El punto de partida: Excel
La situación que describe Helena es muy habitual.
«Más de la mitad de nuestros nuevos clientes llegan después de haber superado las limitaciones de Excel», explica Lise Stentebjerg Bæk, Customer Success Manager de Konsolidator.
De hojas de cálculo vulnerables a una consolidación totalmente trazable
ABAX identificó a Konsolidator como la solución que mejor se ajustaba a sus necesidades y se puso en contacto con Exsitec, socio de ventas e implementación de Konsolidator en Suecia y Noruega. Tras analizar los requisitos de la compañía y realizar una demostración de la plataforma, Helena y Sara confirmaron que era la elección adecuada.
«Desde el principio, Helena tuvo claro que quería asumir personalmente gran parte de la implementación. Aprendió a utilizar la plataforma muy rápidamente y trabajó con una gran autonomía. Organizábamos reuniones periódicas para resolver dudas y, entre una y otra, avanzaba por su cuenta», explica Sara Wallbäck, Business Area Manager de Exsitec.
Helena Mårslätt añade:
«Siempre he trabajado en la intersección entre las finanzas y la tecnología. Para mí es fundamental comprender cómo funciona la solución, tener el control de los datos y entender cómo fluye la información. Eso resulta clave más adelante, cuando trabajo con la herramienta, configuro las notas y analizo el contexto. Si algo no cuadra, sé exactamente por dónde empezar a investigar porque conozco todo el flujo de información.»
Un sistema que fortalece todo el proceso
Lise Stentebjerg Bæk también destaca como una de las grandes ventajas de Konsolidator el control total del proceso, desde la introducción de los datos hasta la obtención de los resultados. De este modo, el foco deja de estar en aprender a utilizar una nueva herramienta y pasa a centrarse en profesionalizar el proceso de consolidación y mejorar la calidad de la información que se incorpora al sistema.
«Muchos usuarios experimentan un verdadero momento de revelación cuando comprenden que la calidad de una consolidación depende directamente de la calidad de los datos de origen. En muchos casos, los problemas en la información solo salen a la luz cuando se intenta cargarla en un sistema de consolidación», explica.
En el caso de ABAX, los datos ya estaban bien estructurados y contaban con un alto nivel de calidad, lo que permitió completar la implantación de la solución con gran rapidez durante el verano de 2025.
Helena explica así la diferencia:
«Excel es una herramienta fantástica, pero no ofrece trazabilidad. Basta con que estés trabajando desde casa y el gato pase por encima del teclado para que tengas que empezar de nuevo. Además, cada vez que enviábamos las cuentas anuales a nuestros auditores, tenían que revisar absolutamente todo, una y otra vez. Era una carga de trabajo enorme, tanto para ellos como para nosotros.»
Y añade:
«Es posible incorporar funcionalidades similares en Excel, pero al final el modelo acaba siendo demasiado complejo para mantenerlo internamente. Desde que implantamos Konsolidator, hemos conseguido ahorrar hasta 800.000 coronas suecas al año, porque ya no dependemos de soporte externo para mantener el modelo de consolidación en Excel.»
El siguiente paso para los grupos empresariales en crecimiento
Lise Stentebjerg Bæk anima a los grupos empresariales que se identifiquen con el caso de ABAX a revisar su proceso de consolidación y evaluar si sigue respondiendo a sus necesidades.
«La complejidad de cada grupo es un factor clave a la hora de elegir una solución de consolidación. Actualmente, Konsolidator es utilizado tanto por grupos con unas pocas filiales como por grandes organizaciones internacionales. Lo que todos tienen en común es la necesidad de disponer de información financiera precisa y conforme a la normativa contable, y eso es precisamente lo que ofrece Konsolidator.»
Sobre ABAX
Con sede en Larvik (Noruega), ABAX es una de las mayores empresas de telemática de Europa. La telemática combina tecnologías como el GPS y los sensores para monitorizar y gestionar vehículos, maquinaria y equipos.
La compañía cuenta con más de 40.000 clientes en toda Europa y, hasta la fecha, ha registrado más de 23.000 millones de kilómetros recorridos, una distancia equivalente a recorrer el trayecto de ida y vuelta a la Luna unas 29.000 veces.
Sobre Konsolidator
Konsolidator es una solución de consolidación financiera en la nube, moderna y desarrollada por profesionales de las finanzas para profesionales de las finanzas. Gracias a su transparencia, con ajustes totalmente trazables y una base de datos centralizada, la plataforma ofrece un control total sobre el proceso de consolidación y resultados preparados para auditoría, todo ello con una excelente relación calidad-precio.
Sobre Exsitec
Exsitec es la consultora tecnológica de más rápido crecimiento en los países nórdicos, con más de 20 oficinas repartidas entre Suecia, Noruega y Dinamarca. La compañía ayuda a más de 5.000 clientes a simplificar y optimizar sus operaciones diarias mediante soluciones tecnológicas totalmente integradas.
