La empresa Vestergaard elimina inmediatamente los errores
15 minutes
gastado en consolidar
Immediate
detección y eliminación de errores en la información financiera
La breve historia de la empresa Vestergaard
Vestergaard Company es una empresa familiar de fabricación con sede en Lejre, Roskilde. Además de en Dinamarca, la empresa Vestergaard tiene oficinas e instalaciones de producción en Estados Unidos, Tailandia y Francia. La empresa cuenta con más de 50 años de experiencia en la fabricación de equipos de apoyo en tierra (GSE) de primera calidad que se adaptan a las necesidades tanto del avión de pasajeros más pequeño como de la aeronave comercial más grande. En la actualidad, la empresa se centra en máquinas de deshielo, unidades de mantenimiento de aseos y agua, así como lavadoras de aviones.
Consolidación financiera en menos de 30 minutos
La empresa Vestergaard decidió en 2016 que había llegado el momento de cambiar sus procedimientos contables. Antes, la empresa sólo hacía una consolidación financiera anual. Este proceso se modificó, y ahora el equipo financiero realiza una consolidación financiera mensual. Para adaptarse a estos cambios de procedimiento, la empresa Vestergaard quería utilizar una herramienta que pudiera automatizar parte de su trabajo. El equipo optó por trabajar con Konsolidator, que ha agilizado y facilitado sus procesos.
Tine Holst es Directora Financiera de la empresa Vestergaard y ahora emplea menos de media hora en la consolidación financiera de las 4 empresas del grupo gracias a Konsolidator. El equipo de Vestergaard ha podido reducir considerablemente el tiempo que dedica a la consolidación financiera porque Konsolidator automatiza muchos de los procesos manuales. El equipo financiero utilizaba anteriormente Excel para la consolidación financiera.
La eliminación de errores y procesos manuales mejora la eficacia
El Director Financiero de la empresa Vestergaard, Torben Gerlach, tiene años de experiencia con la consolidación financiera en Excel. Gerlach explicó que, aunque la consolidación en Excel es factible, los errores encontrados suelen ser consecuencia directa del método Excel, sobre todo porque su uso requiere que varias personas trabajen en las mismas hojas de cálculo. Sin embargo, el uso de Konsolidator elimina la probabilidad de que se produzcan errores humanos, ya que el sistema realiza todos los cálculos automáticamente. Al pasar de la consolidación financiera en Excel a Konsolidator, la empresa Vestergaard ha podido eliminar prácticamente todos los errores en su consolidación financiera. Torben Gerlach lo explica mejor: «Con Konsolidator eliminas esas fuentes de errores, eliminas los procesos manuales». – Torben Gerlach
Konsolidator también dispone de un sistema de informes que envía alertas inmediatas a los usuarios en caso de que se produzca un error que deba solucionarse, como la falta de saldo. «El sistema informa del error, tú lo ves y puedes solucionarlo inmediatamente. Mientras que en Excel puedes descubrir un error medio año después. En este sentido, Konsolidator es una herramienta muy buena». – Tine Holst
El equipo financiero ha ahorrado tiempo y se ha vuelto más eficiente en gran parte gracias a la claridad que han adquirido sobre las cifras y sus orígenes. Todo está recogido en Konsolidator: la documentación, las fórmulas y los cálculos. Así, cada vez que el equipo debe añadir o corregir algo, realiza las correcciones directamente en Konsolidator. El equipo ya no tiene que perder tiempo haciendo preguntas a sus filiales sobre cifras concretas: la pista de auditoría está clara y documentada. Torben Gerlach explica que si esto se hubiera hecho en Excel habría habido muchos errores y correcciones que el equipo habría pasado por alto o le habría costado encontrar.
Gracias al tiempo ahorrado, el equipo dispone ahora de más tiempo para realizar análisis financieros en profundidad y extraer conclusiones de sus cifras. Gerlach bromea: «Tine se emociona a veces porque cuando todo el mundo termina con el estado mensual, ella emplea muy poco tiempo en el proceso de consolidación propiamente dicho».
La empresa Vestergaard no solo utiliza el software de consolidación financiera basado en la nube, Konsolidator, sino también Konsolidator Konnect, la herramienta de presentación desarrollada por Konsolidator. Aunque se puede utilizar cualquier herramienta de presentación con Konsolidator, la empresa Vestergaard ha optado por utilizar Konsolidator Konnect. Esto supone una ventaja adicional para el equipo financiero de la empresa Vestergaard, ya que Konsolidator Konnect permite elaborar informes instantáneos y muy flexibles en cuanto se realiza la consolidación.
Actualizaciones instantáneas de productos y asistencia rápida al cliente
Crédito: © Vestergaard Company
Según Tine Holst y Torben Gerlach, el equipo financiero está contento de haber encontrado una solución sencilla y fácil de gestionar. En general, el workflow se ha desarrollado sin problemas gracias a que Konsolidator es una solución realmente basada en la nube, lo que significa que todas las actualizaciones se ejecutan automáticamente. Todos los usuarios disponen de la última versión de Konsolidator sin tener que descargar, instalar o esperar a que se instalen las últimas actualizaciones en sus ordenadores.
Desde el punto de vista operativo, el número de problemas ha sido muy limitado. Las pocas veces que el equipo financiero de Vestergaard Company ha necesitado asistencia para el producto, ha quedado muy satisfecho con el servicio rápido y eficaz.
«Todos estamos bajo presión de tiempo cuando las cosas van mal en el proceso de consolidación. Lo último que se hace es la consolidación, así que cuando no funciona te sientes realmente frustrado. Entonces necesitas ayuda de inmediato, y Konsolidator es muy bueno proporcionando esta ayuda al instante.» – Torben Gerlach