El reto de utilizar varios sistemas ERP en su grupo
Ya sea debido a fusiones, adquisiciones o exigencias normativas locales, muchas organizaciones utilizan actualmente varios sistemas ERP o sistemas de contabilidad. Pero, sea cual sea el motivo, es esencial asegurarse de que no suponga un reto para la empresa matriz crear estados financieros estatutarios consolidados a tiempo. Según nuestra experiencia, existen cinco escollos diferentes para la contabilidad de su grupo cuando utiliza numerosos sistemas ERP. Puede leerlos a continuación.
#Nº 1 PRECISIÓN DE LOS DATOS
Conocer sus datos es una de sus ventajas más significativas en esta era digital. Sin embargo, un reto que puede minimizar esta ventaja en la consolidación y la contabilidad de grupo es el tiempo que se pierde recopilando datos de múltiples sistemas ERP. Si su equipo pierde un tiempo valioso traduciendo los datos para adaptarlos a la empresa matriz, no tendrá tiempo para analizarlos.
Es habitual que muchas empresas completen el proceso de consolidación con el uso de una compleja serie de hojas de cálculo, lo que plantea retos adicionales como:
- Seguridad de los datos al compartirse en toda la organización
- Plantillas Excel personalizadas para directivos de distintos niveles y de distintos países.
- Retraso constante en la recogida y validación de datos.
- Errores humanos: usted lo sabe y yo lo sé: con el tratamiento manual de datos, siempre existe el riesgo de cometer errores.
#2 RESULTADOS PUNTUALES
Entregar los datos a tiempo es un reto constante. Pero se convierte en un reto aún mayor con múltiples sistemas ERP. Dado que la recopilación y validación de datos puede llevar tanto tiempo, los resultados rara vez son lo suficientemente actuales para un control empresarial ágil. Además, muchas empresas que comparten sistemas ERP tienen la oportunidad de analizar cada filial en busca de tendencias, tanto sobre beneficios como sobre pérdidas, en una fase temprana del proceso. Este retraso suele producirse cuando se comparten datos manualmente de un lado a otro. Por ejemplo, si un número no cuadra, hay que devolverlo a la filial, que rastrea el error y valida la nueva información antes de volver a enviarla a través de una nueva hoja de cálculo. Y así comienza el largo camino hacia un resultado inoportuno, en el que el equipo directivo se siente más reactivo que proactivo.
#3 RECURSOS
¿Está seguro de que sus recursos están totalmente optimizados? Probablemente estemos de acuerdo en que las personas clave del departamento financiero pueden emplear mejor su tiempo que persiguiendo números a través de múltiples sistemas. Por ejemplo, la realización de actividades de mayor valor, como el análisis de la información empresarial. En cambio, el caso del tiempo perdido en recopilar datos en varios sistemas ERP es un hecho habitual que afecta a sus mejores recursos y retrasa a la organización. Así que si hay un área en la que no debe perder su ventaja competitiva, es en el uso torcido de sus empleados más valiosos.
#4 FALTA DE INTEGRACIONES
Constatamos una y otra vez que surgen errores importantes cuando los sistemas no se integran bien. La falta de integración del sistema es uno de los escollos más problemáticos e influirá en casi todos los demás retos aquí mencionados.
Al separar los estados financieros de las filiales, las fusiones y las adquisiciones, que contienen todas ellas conversiones de moneda extranjera y transacciones entre empresas, el reto de utilizar varios sistemas ERP sale verdaderamente a la luz. El proceso de consolidación es complejo, independientemente del país o la región, y propenso a constantes comprobaciones de errores. Y cuando implica inseguridades sobre el número de validaciones en todo el grupo y sus filiales, no hace sino aumentar la complejidad. La realidad es que no hay forma de evitar la integración de datos si se quiere seguir siendo relevante como profesional de las finanzas.
Sin embargo, las múltiples soluciones ERP no siempre tienen por qué considerarse un obstáculo para la eficacia, la optimización y la agilidad empresarial cuando todas ellas se integran en el mismo sistema. Por ejemplo, el software basado en la nube le permite integrar sus sistemas rápidamente. En grupos con filiales en varios países y varios sistemas ERP, el uso de un software para estandarizar y automatizar la consolidación garantiza que todos los miembros de su equipo, más allá de las fronteras, utilicen la misma metodología en la revisión o preparación.
#5 ASIGNACIÓN DE CUENTAS LOCALES
El último escollo que hay que evitar son los problemas con los planes contables locales y la falta de una cartografía adecuada. A menudo, los planes contables locales no coinciden con los requisitos de los números financieros consolidados de la empresa matriz. Muy sencillo: porque los requisitos legales varían de un país a otro. Pero la diferencia de requisitos también puede influir en la redacción de las dimensiones. Por lo tanto, es esencial asegurarse siempre de que su cartografía está completa y normalizada antes de iniciar el proceso de consolidación. Precisamente este punto clave lo repasaremos en nuestro seminario web, donde nos centraremos en:
- El problema del Plan Contable local
- Principios contables y estructura de la empresa matriz
- Asignación/etiquetado
- Tratamiento de datos de grupo
- Localización
Estandarice su consolidación incluso con varios sistemas
Obtenga más información sobre cómo aliviar el reto de manejar múltiples sistemas ERP en todo el grupo, incluyendo:
- Cómo cargar datos de diferentes ERP en su consolidación
- Cómo garantizar una consolidación correcta en un grupo que utiliza muchos conjuntos de cuentas y entidades informantes diferentes.
Obtenga más información sobre nuestra solución o concierte una reunión con nuestro equipo en Konsolidator.