Uno de los retos particulares de trabajar con estados financieros consolidados es tener que relacionar dos conjuntos de cifras.
- Un conjunto de cifras para los estados financieros consolidados
- Y otro conjunto de cifras para las finanzas locales.
En este blog le mostramos cómo hacer un seguimiento de ambos y asegurarse de que cumple tanto los regímenes contables locales como las normas financieras mundiales.
¿Por qué tiene números diferentes?
Puede parecer una contabilidad sospechosa tener dos grupos de números, pero aclaremos lo que queremos decir exactamente: la contabilidad básica es obviamente la misma.
El débito y el crédito son iguales en Alemania, Dinamarca, Suecia, España… De hecho, el débito y el crédito son un lenguaje global, aceptado y comprendido por los contables de todo el mundo.
Cuando se contabiliza una transacción de venta, una compra de bienes y servicios, o cuando se pagan salarios a los empleados, se hace prácticamente de la misma manera en todo el mundo.
Sin embargo, en lo que respecta a las partidas contables, en las que interviene un cierto grado de juicio, a menudo encontrará diferencias en las directrices contables de un país a otro.
Ilustrémoslo con algunos ejemplos:
- Amortización del inmovilizado material: a menudo encontrará que los distintos países fijan la amortización en periodos diferentes. O sólo permite determinados métodos de amortización.
- Permitir que los intereses se capitalicen como componente del inmovilizado o de las existencias.
- Incluir o no en el balance los activos arrendados financieramente.
- Permitir que los activos por impuestos diferidos se reconozcan en el balance, o no.
Por supuesto, existen marcos contables aceptados y alineados a nivel mundial -las NIIF, por ejemplo- que se utilizan en varios países y garantizan la coherencia de la información en los estados financieros consolidados. Las NIIF serían a menudo «el lenguaje», en el que se informa del conjunto de cifras utilizadas para la consolidación. Pero eso no elimina el reto de los diferentes conjuntos de cifras, porque las entidades locales todavía tienen que presentar estados financieros locales a efectos legales, o como parte de los regímenes fiscales locales.
La memoria es corta, la contabilidad es eterna
Bueno, aunque tenga diferentes conjuntos de números, no debería ser tan difícil.
Es posible que haya entre 8 y 10 desviaciones de un conjunto de cifras a otro: algunos principios diferentes en la depreciación, un activo por impuestos diferidos reconocido o no reconocido; algo así.
No es tan difícil.
Entonces, ¿por qué es tan difícil llevar esto adelante?
Probablemente todos hemos intentado hacernos cargo de una hoja de cálculo de otra persona y hemos tenido que disolver los números y las fuentes de las que procedían. De hecho, basta con echar la vista atrás a una hoja de cálculo que uno mismo preparó hace un año y tratar de pensar en las razones de los números que allí figuran para que resulte problemático.
Sin duda, las principales causas de sus problemas vienen de ahí:
- ¿El ajuste viene de arriba abajo o de abajo arriba?
En la consolidación, en ocasiones se revaloriza un activo o un pasivo local a nivel de grupo. Por ejemplo, se revierte el deterioro de un activo local o se da de baja una obligación contable. Tal vez estos ajustes se «trasladen» a los reporting locales, y la fuente de los mismos podría estar incluso fuera de su propio círculo contable. Quizá por eso no reconoce el número. - ¿El ajuste es un importe o una regla de reparto?
Por ejemplo, ¿está eliminando por completo un activo porque no debe capitalizarse en sus cifras consolidadas, por ejemplo, un activo fiscal que no debe incluirse en sus cifras de consolidación? ¿O está eliminando de sus cifras un beneficio interempresarial del 10% sobre el inventario de final de año, pero lo ha introducido como un número en lugar de como un cálculo dentro de una hoja de cálculo? - ¿Se trata realmente de una reclasificación?
A menudo, se reclasifican o eliminan algunas cosas, cuando se hace la consolidación: las compras y ventas entre empresas son ejemplos obvios, y los correspondientes créditos y deudas entre empresas, por supuesto. En su hoja de cálculo, esas reclasificaciones pueden aparecer junto a otros ajustes y asignaciones, para añadir complejidad a todo…..
La mayor parte de la información conservada en la memoria a corto plazo se almacena durante aproximadamente 20 o 30 segundos.
Sí, usted entendió claramente la razón de una desviación que se ajustó en sus números reportados o en su hoja de cálculo de consolidación, cuando lo hizo.
¿Pero dentro de un año?
Probablemente debería haber introducido un poco más de texto en su hoja de cálculo, en lugar de salir a cenar cuando su consolidación por fin cuadró aquella tarde de enero del año pasado.
¿Cómo puede estructurar su trabajo para no tener que depender de su memoria a corto plazo?
Puede sonar banal, pero a la luz de lo compleja que es la consolidación, que esto le sirva de recordatorio de que se necesita algo más que una gran memoria para hacer un seguimiento de sus números en una solución de consolidación de hojas de cálculo.
Si intenta retener un número de teléfono durante unos minutos, su memoria le será de gran ayuda, pero si intenta recordar el mismo número dentro de un año le resultará casi imposible. La misma regla puede aplicarse a su consolidación.
Por tanto, lo primero que debe hacer para mejorar su memoria es estructurar sus datos, para que usted (y los demás) no tengáis que confiar sólo en vuestra memoria. En otras palabras, deje de intentar realizar un seguimiento de todas sus cifras en una hoja de cálculo y empiece a buscar una herramienta de consolidación real que le ayude a ver claramente qué cifras proceden de qué sistemas de origen locales y qué ajustes se han realizado durante el proceso de consolidación.
Además, en un sistema estructurado, los ajustes se realizan como asientos formales, no como fórmulas de una hoja de cálculo o, peor aún, como simples números en celdas de una hoja de cálculo. El sistema se asegura de que no pueda contabilizar un asiento con una sola pata: sus cargos y abonos deben coincidir, incluso en la consolidación.
Y recuerde que aún tiene que cumplir los requisitos locales en materia de contabilidad. Sus auditores locales deben estar satisfechos, no sólo los auditores del grupo.
Si usted realiza la consolidación sólo una vez al año, le resultará aún más difícil recordar los diferentes conjuntos de cifras, por lo que para usted es imprescindible una estructura formalizada para evitar los errores que se derivan de las fórmulas de las hojas de cálculo o de los simples números en las celdas de las hojas de cálculo.