El futuro de la consolidación y el reporting financiero es digital
¿Confía en sus datos? ¿Y está dispuesto a vivir con las implicaciones financieras que sus errores crean para el informe anual?
En una era digital como la nuestra, la tecnología se desarrolla rápidamente; no sólo en el sector financiero, sino en todas las industrias. Continuamente surgen nuevas y avanzadas tecnologías que nos capacitan. Y donde vemos el impacto más significativo es en los procesos repetitivos de nuestro trabajo diario. Aquí, la tecnología aumenta realmente la calidad, flexibilidad y eficacia de nuestro trabajo, al tiempo que nos ahorra tiempo. Sin embargo, si nos fijamos en la digitalización de Finanzas, Excel parece actuar como un obstáculo para la digitalización a la hora de elaborar el informe anual. Pero, ¿por qué exactamente? Sobre todo porque los estudios demuestran que casi el 90% de las hojas de cálculo contienen errores: ¡el 90%! Tómate un momento para digerirlo.
A menudo pensamos que nuestras propias hojas de cálculo no entran en esta estadística. Pero con una tasa de error del 90%, nos engañamos a nosotros mismos si seguimos en esta creencia.
En palabras del filósofo estoico romano Séneca:
Errar es humano, pero persistir [in error] es diabólico.
Mientras tienes esto en mente, avancemos un poco y veamos los errores más comunes y destacados al utilizar Excel para el informe anual.
Por qué hacer la cuenta anual en Excel es una tarea tediosa y lenta
- Excel es muy propenso a errores humanos fundamentales (recuerde el 90%). Y cometerás los mismos errores una y otra vez
- Excel se descontrola rápidamente al circular diferentes versiones
- Excel carece de transparencia al no mostrar una pista de auditoría y una documentación completas
Probablemente tenga más errores que añadir a esta lista, pero estamos seguros de que ya se habrá hecho una idea.
Así que, teniendo en cuenta estos errores, permítanos plantearle algunas preguntas. ¿Cuál es el motivo por el que utiliza Excel para el informe anual? ¿Está Excel a la altura de sus necesidades y requisitos? ¿Confías en tus números? ¿Dispone de la documentación necesaria? ¿O tiene que repasar sus datos varias veces y consultar con sus filiales de forma continua?
Entrar en la era digital, en la que la automatización y las herramientas de procesos estandarizados forman parte de la vida cotidiana, es un verdadero cambio de juego. Y eso es lo que experimentará con el software para la consolidación financiera y la elaboración de informes. Independientemente de su tamaño, todo grupo debe elaborar un informe anual al final de cada ejercicio. Si utiliza Excel para ello, ya conoce el tedioso y largo proceso de buscar en numerosas hojas para obtener una visión general de los datos financieros de los últimos 12 meses. Pero no sólo en el informe anual desempeña Excel un papel importante como ladrón de tiempo. Además, cada mes o cada trimestre, la consolidación financiera y la elaboración de informes en Excel consumen mucho tiempo debido a la cantidad de errores que acumulan las hojas de cálculo.
Lo que la automatización puede hacer por usted
Imagina por un segundo que, en lugar de utilizar Excel, tienes una base de datos que guarda y actualiza automáticamente todas tus cifras y cálculos financieros para tus informes. Toda la documentación es visible y se dispone de una pista de auditoría completa, lo que significa que hay una visión completa de dónde se originan los números. En este escenario, la transparencia hace que el informe anual sea mucho más rápido y el flujo de trabajo más fluido. La razón es que, en lugar de buscar en numerosas hojas, puedes extraer los números que necesitas de una sola base de datos. Además, esta transparencia hace innecesario comprobar las cifras financieras de sus filiales. Además, el sistema encuentra los errores por usted. De este modo, no tendrá que dedicar mucho tiempo a la búsqueda de errores, sino que podrá corregirlos directamente.
Aunque este escenario pueda parecer demasiado bueno para ser cierto, la realidad es que no lo es.
Automatizar y estandarizar los procesos de trabajo, como la consolidación financiera.
El resultado de estandarizar y automatizar los procesos repetitivos es un flujo de trabajo más fluido, eficiente y flexible. Por ejemplo, si se automatiza el proceso de consolidación financiera, se puede reducir el tiempo de consolidación en aproximadamente un 50% eliminando:
- Control manual y carga de los informes de sus filiales
- Comprobación de errores en una hoja de cálculo, demasiadas manos han editado
- Cálculos manuales como:
- Ajustes de los tipos de cambio
- Eliminaciones entre empresas
- Participaciones no dominantes
- Inexactitud de los datos financieros
El tiempo extra que gana le permite hacer sitio para otras tareas de valor añadido, como análisis financieros en profundidad y asesoramiento a sus directivos. Puede influir mejor en las decisiones de su grupo y no limitarse a dar las cifras financieras. En pocas palabras, su consolidación será «solo» otro informe.
Si todavía se aferra a su hoja de cálculo Excel para sus informes y consolidaciones financieras, debe de tener una excelente (y desconocida) razón. Pero si todavía no se le ha ocurrido esa razón exacta, lo más probable es que esté en camino de dejar atrás Excel y saludar a la era digital de las finanzas, al igual que sus colegas directores financieros, directores financieros y controladores de todo el mundo.
¿Quiere saber cómo entrar en la era digital implantando un software de consolidación financiera y elaboración de informes? Entonces reserve aquí una breve visita guiada por el producto.
Autores:
Martin Birch, Finance Business Partner de Konsolidator y antiguo censor jurado de cuentas de Deloitte.
