Durante mucho tiempo, los departamentos financieros han ido a la zaga de áreas como marketing y ventas; áreas que parecen más eficientes en cuanto a datos gracias a sus procesos digitales, análisis e intercambio de información. Ahora, por fin, le toca a las finanzas aprovechar las ventajas de la tecnología. Y queremos decir por fin. Demasiadas empresas mantienen un proceso largo e incoherente.
¿Por qué?
Finanzas ha priorizado la inversión en procesos digitales en todas las demás áreas menos en ellas mismas. En consecuencia, muchos profesionales de las finanzas
- Se quedan sin conocer los detalles
- Crear ineficiencias y riesgos adicionales en el proceso
- No aplicar una transparencia total a las tareas y los datos
UNA OPORTUNIDAD PARA las finanzas y su MEJORA DE LA CALIDAD DE LOS DATOS
Los dos últimos años han demostrado que las soluciones digitales son esenciales para mantener la productividad en una empresa y responder a exigencias cada vez mayores y más complejas. Y esta es la razón por la que en finanzas y auditoría podemos utilizar Making Tax Digital (MTD) como una excelente razón e impulsor para iniciar el viaje digital ahora.
Pero tanto si usted, como responsable de finanzas, adopta el cambio como si no, la cuestión es que la digitalización ha llegado para quedarse. El desarrollo actual es más evolutivo que perturbador. Y la mayoría de nosotros lo entendemos y apoyamos los proyectos de digitalización en toda la empresa; sin embargo, de alguna manera, la función financiera se olvida de sí misma en este proceso.
Quizá en lugar de ver los factores externos como un reto, deberíamos verlos como una oportunidad para dar prioridad a la función financiera
Es especialmente en tiempos inciertos y cambiantes cuando experimentamos una creciente necesidad de la visión de los datos por parte de los líderes financieros. Lo hemos visto con MTD, Covid y las crecientes demandas de los consumidores, todos ellos factores externos e impulsores que nos empujan hacia la digitalización. El efecto que estos retos imprevistos han tenido en los procesos empresariales y en el recorrido de los datos en finanzas es significativo. Es más importante que nunca presentar previsiones y recomendaciones que resuelvan los problemas actuales y futuros para desarrollar su negocio. Y esto exige prestar mucha atención a la calidad de los datos.
Los datos son uno de los componentes más cruciales en la próspera industria actual, especialmente la financiera. Es bien sabido que las empresas generan grandes cantidades de datos en sus operaciones diarias. Dirigir una empresa sin datos ni análisis es como caminar en la oscuridad sin luz.
ES HORA DE DAR PRIORIDAD A LA DIGITALIZACIÓN DE LAS FINANZAS
Cuando se trabaja con una cantidad de datos cada vez mayor, aumenta la necesidad de varios programas y sistemas diferentes, al igual que la demanda de información financiera más rápida basada en datos de alta calidad. La enorme cantidad de datos que tenemos que analizar e integrar se convierte rápidamente en demasiado. La cantidad que producimos se acumula y se vuelve inmanejable. A menos que cambiemos nuestros procesos manuales. ¿Cómo lo hacemos? La clave está en herramientas sencillas y un buen ojo para la integración de datos. Si ahora repasas tu proceso de flujo de datos, la pregunta es: ¿qué parte está automatizada e integrada?
Hoy en día, no solo el cumplimiento de las normativas impulsa el proceso de digitalización. En todos los sectores existe la idea común de que el departamento financiero posee información vital para el éxito empresarial. En este momento, vemos la ganancia más significativa para la función financiera, con beneficios claros, como:
- Formas innovadoras de gestionar la tesorería
- Garantizar la estabilidad financiera
- Supervisar las autorizaciones de pago de forma rentable
- Convierta los datos en información valiosa
- Obtenga datos reales para eliminar riesgos de inmediato
La tecnología es su oportunidad de financiación
La nueva tecnología digital permite automatizar el trabajo manual y los flujos de datos, pero lo más importante es que garantiza procesos estandarizados y tiene puntos de control predefinidos, por lo que los errores se descubren a tiempo. Un punto fuerte del software basado especialmente en la nube es que le permite integrar sus sistemas rápidamente. En grupos con filiales en varios países y varios sistemas ERP, el uso de un software para estandarizar y automatizar la consolidación garantiza que todos los miembros de su equipo, más allá de las fronteras, utilicen la misma metodología en la revisión o preparación.
La realidad es que Excel y los informes manuales son métodos anticuados que restan tiempo innecesario al calendario del equipo financiero.
Y EL TIEMPO ES ORO
Muchos directores financieros y profesionales de las finanzas admiten haber aceptado errores en sus informes sobre el IVA. Y aún más, encontrar errores cada vez que finanzas tiene que traducir los datos para que el registro informe. Esta puede ser la razón por la que la automatización es (y debería ser) un motor crucial para muchas organizaciones en el proceso de elaboración de informes, incluidas la consolidación, la visualización y las tareas repetitivas. Todo se reduce a la posibilidad de ahorrar tiempo y obtener información estratégica en lugar de comprobar errores. Además, tenemos que verlo como una oportunidad de financiación.
Elija herramientas y sistemas que se integren bien
Con un mar interminable de software y sistemas para gestionar todo el flujo de trabajo, es clave tener en cuenta sus necesidades reales y los puntos débiles actuales a la hora de seleccionar software para su ecosistema financiero. Considéralo:
- ¿Se integra bien con otros sistemas?
- ¿Es fácil de usar?
- ¿Suprimirá los procesos manuales?
El proceso de consolidación es uno de los procesos financieros que más dificultades plantea a los profesionales de las finanzas, independientemente de la región o el país, debido a la falta de coherencia en la integración de los datos. El complejo proceso, propenso a constantes comprobaciones de errores, es a menudo exigente y requiere mucho tiempo. Además, implica inseguridades sobre el número de validaciones en todo el grupo y sus filiales. Por supuesto, también hay que tener en cuenta el estricto cumplimiento de la normativa. Sólo aumenta la complejidad, ya que el auditor separa los estados financieros de las filiales, las fusiones y adquisiciones, las conversiones de divisas y las transacciones entre empresas. Este es un proceso que debería digitalizar. La experiencia del equipo financiero, su capacidad de gestión de proyectos y su mentalidad ágil pueden aprovecharse mejor en otros ámbitos.
La integración de datos y la elección de ecosistemas digitales no son planteamientos sencillos. Es una inversión a largo plazo, que exige cambios estructurales. Pero la realidad es que no hay forma de evitar la digitalización y la integración de datos si quieres seguir siendo relevante como profesional de las finanzas.
Y, en su lugar, considere Making Tax Digital solo como una oportunidad para digitalizar otras partes del proceso de elaboración de informes, erradicar errores y utilizar los datos para obtener perspectivas en lugar de «solo» elaborar informes. El verdadero objetivo de la digitalización debe girar en torno a la elección del software y sus posibilidades de integración. Nuestro trabajo consiste en exigir un ecosistema digital que se integre fácilmente entre software, sistemas y procesos sin desarrollar datos duplicados innecesariamente.