¿Cómo tomar decisiones estratégicas proactivas y empezar a utilizar bien su poder?

Desactivar el modo de gestión reactiva y definir sus prioridades

El primer paso para desactivar el modo de gestión reactiva, pulsar el botón de reinicio y recuperar el impulso consiste en reflexionar sobre lo pasado en años anteriores. La forma de establecer las prioridades para el próximo ejercicio es la tarea que más repercute. Así, podrá asegurarse de tomar constantemente las medidas adecuadas.

Una medida inteligente sería empezar por examinar sus procesos de datos y asegurarse de que funcionan eficazmente.

Empiece por preguntarse cuáles fueron las luchas más destacadas durante los distintos cierres y qué ha cambiado.

• ¿Qué le ha causado más problemas a la hora de tomar decisiones estratégicas?
• ¿Qué barreras le impidieron ofrecer los conocimientos necesarios?
• ¿Qué le causó retrasos y por qué?
• ¿Pudo acceder a sus datos a la velocidad de su toma de decisiones, o las estancó?

La información correcta aporta conocimiento…

…Y el conocimiento es poder. Pero, ¿sabe cuál es la información exacta y, en caso afirmativo, tiene (o tuvo) acceso a ella?

Covid-19 ha dejado bastante claro quién está perdiendo poder: las empresas que operan con sistemas obsoletos instalados localmente. Estos sistemas dificultan la agilidad y la actualización. Sobre todo, ahora que muchos trabajan a distancia y realizan tareas en línea.

Por otro lado, los ganadores son las empresas con sistemas integrados y fácilmente accesibles a través de la nube(como Konsolidator).

Si no se cuenta en este grupo, seguramente la forma en que ha organizado sus sistemas/workflows ha demostrado ser una estrategia arriesgada. Pero, afortunadamente, esto también significa que tiene mucho que ganar simplemente cambiando su forma de actuar. Si tuvo problemas cuando se aceleró la velocidad de los requisitos y los conocimientos, debe cambiar. Es evidente que necesita nuevos sistemas para dar respuesta a las nuevas necesidades.

Todos los procesos o funcionan o no funcionan.

Si se sigue por el mismo camino que antes, es difícil poder recuperar el retraso. Los profesionales competentes de las finanzas reconocerán que no pueden recuperarse de los puntos débiles de sus workflows.

Así que haga una lista de cómo puede cambiar haciendo algo diferente.

Admita lo que estaba/está roto para poder arreglarlo (cuanto antes).
Una vez que empiece a evaluar sus workflows y a reflexionar sobre su rendimiento, resultará obvio qué áreas necesitan más atención y dónde están sus urgencias. Esta visión es la clave para retomar el control y anticiparse a la planificación de escenarios, los forecasts y la minimización de su exposición a riesgos recurrentes.

Examine sus sistemas

• ¿Puede conectarse a distancia?
• ¿Son interoperables?
• ¿Están instalados localmente en su dispositivo, o puede acceder a ellos desde su navegador web?
• ¿Le permiten acceder a sus datos a la velocidad de sus decisiones?
• ¿En qué áreas de negocio debe buscar una herramienta que sustituya a la actual?

Sus datos son el principal motor de las decisiones estratégicas, por lo que su análisis servirá sin duda para definir sus próximas prioridades.

Un ejemplo son las tareas que dependen de hojas de cálculo Excel compartidas: el entorno de trabajo a distancia probablemente les haya dado el golpe de gracia de una vez por todas. Tratar de trabajar de manera eficiente en hojas de cálculo compartidas nunca ha sido realmente ideal teniendo en cuenta el tipo de errores de gran alcance que son comunes a estas hojas de cálculo de Excel como:

• Errores de formulación
• Errores de copia/pega
• Borrar notas
• Errores tipográficos
• …(siéntase libre de añadir más usted mismo)

Si es una empresa para la que la pesadilla de Excel ha estallado con toda su fuerza durante estos últimos años, tiene que replantearse cómo gestiona las tareas. Repasar los métodos que necesita y los sistemas que utiliza actualmente debe ser su prioridad si quiere evitar los retos que acaba de experimentar.

De lo contrario, sin duda (seguirá) dedicando valiosas horas y días a tareas que consumen mucho tiempo, como administrar hojas de cálculo, conciliar los números y los cálculos y ajustar las fórmulas, en lugar de dedicarse a actividades que aportan valor, como proporcionar información ágil a su empresa.

Si quiere ganar impulso y ser más estratégico, tiene que ser proactivo, y eso sólo puede hacerlo si implementa herramientas que le ayuden a asegurar números correctos y le devuelvan tiempo para analizar sus números en lugar de quedarse atascado en la producción.

¿Se puede ser rico en datos y pobre en conocimientos al mismo tiempo?

Ahora que hemos cubierto de dónde proceden sus datos y cómo puede trabajar para mejorar su cash flow, terminaremos dedicando un momento a su reporting financiero como último paso para tomar decisiones estratégicas.

Una cosa es tener acceso a los datos y otra saber utilizarlos correctamente. Y, por tanto, sí, es fácil ser rico en datos y pobre en conocimientos al mismo tiempo.

Los datos, los reports y los análisis son esenciales, porque no se pueden elaborar perspectivas y estados financieros sin las cifras en bruto. Donde se marca la diferencia es cuando se comparten ideas, se hacen recomendaciones y se influye en las decisiones de los directivos, para que tomen mejores decisiones y ejecuten mejor.

Pero el valor de sus datos reside en su capacidad para comunicarlos correctamente. De ahí que sea fundamental centrarse en la forma de presentar y comunicar los datos.

Cuantos más datos tenga acceso, más datos tendrá la oportunidad de presentar.

Decidir exactamente qué presentar es la verdadera tarea. De lo contrario, el riesgo de que usted (y la dirección) se ahoguen en la sobrecarga de datos y pierdan de vista los factores clave que deben impulsar las decisiones es inmenso.

Por tanto, definir qué comunicar se convierte en su tarea más importante. Reunir todos los datos y enviarlos a la dirección es fácil. Pero esto no tiene nada que ver con la creación de insights financieros valiosos.

Sin embargo, filtrar y seleccionar los datos estratégicos correctos y presentarlos es, precisamente, lo que debe hacer para asegurarse de que presenta y visualiza eficazmente el importante mensaje que le transmiten sus datos (y sus directivos).

Una hoja de cálculo Excel anticuada puede resultar imposible de entender para personas ajenas a la empresa o no profesionales de las finanzas. Para asegurarse de que su mensaje llega, presente sus datos de manera que sean digeribles para todos.

Aquí Power BI (o cualquier otra herramienta de visualización) es su amigo.

Hay que alejarse de los clásicos diseños de columnas de Excel y pensar de forma más creativa en cómo presentar los datos a la dirección. Presentar los datos a sus directivos en grandes archivos de Excel no beneficiará a nadie.

Es necesario presentar los datos de forma que transmitan fácilmente la historia que cuentan (en el caso de los reporting financieros del grupo, Konsolidator puede ayudarle a hacerlo).

A estas alturas, probablemente ya se haya dado cuenta de que no basta con ser un mero calculador de números sentado detrás de su pantalla. Debe buscar y hablar con las personas de su organización para recaudar insights valiosos sobre la empresa. Especialmente para las PYME, es esencial facilitar este cambio en tiempos de incertidumbre, en los que las ideas en tiempo real sobre qué hacer y por qué hacerlo son cruciales para la supervivencia de la empresa.

Empiece por el principio y cree un dataflow que proporcione estados financieros precisos.
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Y recuerde que el resultado de sus datos sólo es tan bueno como la entrada, por lo que la estructura de los datos es lo primero.