Visiba Care verwaltet mehrere ERP-Systeme und erlangt mit Konsolidator die vollständige Kontrolle über ihre Finanzdaten.
Visiba Care bietet eine virtuelle Pflegeplattform, die es Gesundheitsdienstleistern ermöglicht, Patientenpfade zu digitalisieren und zu automatisieren sowie über digitale Kanäle mit Patienten zu interagieren. Das Unternehmen wurde 2014 von vier schwedischen Unternehmern gegründet, und das finnische Gesundheitsunternehmen Doctagon gehörte zu den ersten Investoren.
Heute ist Visiba Care zu einer Gruppe mit vier Tochtergesellschaften angewachsen und betreut Kunden in fünf europäischen Märkten. Ihre virtuelle Pflegeplattform wird in verschiedenen Bereichen des Gesundheitswesens eingesetzt, von der Primärversorgung über die Sekundärversorgung bis hin zur Sozialversorgung.
Visiba Care beschleunigt die Konsolidierungszeit um 75 % und liefert aktualisierte Prognosen in 15 Minuten.
Um Daten aus vier Tochtergesellschaften mit vier verschiedenen ERP-Systemen zu erfassen und zusammenzuführen, benötigte Visiba Care ein zentrales System zur Verwaltung aller Finanzdaten. Sie entschieden sich für Konsolidator, um alle Finanzdaten zu optimieren, zu strukturieren und zu speichern.
Da Konsolidator nicht nur als Finanzkonsolidierungs- und Berichtstool, sondern auch als Finanzdatenbank fungiert, war das System ideal für Visiba Care.
"Wir bekamen den Tipp, uns Konsolidator anzusehen, und im Vergleich zu den anderen Lösungen, die wir geprüft hatten, wirkte alles so einfach. Mit Konsolidator mussten wir weder Systeme noch Abläufe in den einzelnen Ländern, in denen wir tätig sind, ändern. Das Tool ist schnell und unkompliziert.“ – Jon Gustafsson, CFO bei Visiba Care
Visiba Care konnte die Konsolidierungszeit mit Konsolidator heute um 75 % reduzieren – von vier auf nur noch eine Stunde. Fragt man Jon Gustafsson, liegt der eigentliche Nutzen für die Finanzabteilung des Konzerns jedoch in einigen anderen Funktionen von Konsolidator:
- Budgetierung und Prognose
- Verbindung zu einem Reporting-Tool wie Power BI
- KPI-Modul
Mit der Prognosefunktion kann Visiba Care aktualisierte Prognosen innerhalb von 15 Minuten liefern. "Früher haben wir Budget und Prognose in Excel erstellt, aber das hat viel zu lange gedauert, und wir mussten unsere Zahlen ständig überprüfen.“ – Jon Gustafsson.
Jon und sein Team prüften andere Prognose- und Budgetierungstools, diese erwiesen sich jedoch als sehr teuer und kompliziert, da zusätzlich zum bestehenden Budgetierungs- und Prognosesystem ein weiteres System benötigt wurde, um die Daten von der Datenquelle in das Prognosemodell zu übertragen. Mit Konsolidator erhält Visiba Care nun alle erforderlichen Funktionen in einem einzigen Tool.
"Konsolidator ist so großartig und einfach, dass wir keinen Grund sehen, ein anderes System zu verwenden. Wir laden unsere Prognose für jeden Monat und das kommende Jahr in Konsolidator hoch, und das dauert etwa 15 Minuten. Wenn wir etwas ändern möchten, tun wir das einfach und konsolidieren dann den entsprechenden Monat. Das ist immer noch schneller als jedes andere System, mit dem wir bisher gearbeitet haben.“ – Jon Gustafsson
"Seit 20 Jahren arbeite ich im Finanzwesen und hatte immer ein Ziel, das ich aufgrund mangelnder Datenkontrolle nicht erreichen konnte. Doch jetzt habe ich das Gefühl, dieses Ziel erreicht zu haben, da wir die volle Kontrolle über unsere Daten haben. Das bedeutet, dass ich jede Frage beantworten und verlässliche Berichte auf Basis zuverlässiger Daten erstellen kann.“
Jon Gustafsson
CFO
Visiba Care
Die drei beliebtesten Funktionen von Visiba Care im Konsolidator
Für Jon Gustafsson besteht kein Zweifel daran, welche Funktionen den größten Mehrwert bieten und welche Funktionen für die Finanzabteilung von Visiba Care am wichtigsten sind.
1: KPI modul:
Die Möglichkeit, KPIs zu erhalten, ist für Visiba Care von großem Wert. Sie können mit einem einzigen Tool einen vollständigen Managementbericht erstellen und diesen mit ihrem bevorzugten Reporting-Tool – Power BI – verbinden.
Das Finanzteam nutzt die KPI-Funktion, um die Anzahl der Mitarbeiter, Kunden usw. zu messen. Sie haben ihre eigene Struktur für das KPI-Tracking in Konsolidator entwickelt und verfügen nun über eine standardisierte Methode zum Hochladen der KPI-Daten.
2: Verbindung zu Power BI:
Die API-Verbindung zwischen Konsolidator und Power BI ist für Visiba Care ein entscheidender Faktor. Die Finanzabteilung hat mit Unterstützung von Beratern von Norriq (einem Konsolidator-Partner) ein individuelles Berichtslayout entwickelt.
Visiba Care verfügt nun über die optimale Lösung zur Visualisierung und Präsentation aller Daten. Das KPI-Modul sowie das Budget- und Prognosemodul ermöglichen der Finanzabteilung die schnelle Erstellung vollständiger und zuverlässiger Managementberichte. Laut Jon Gustafsson liegt genau darin der wahre Wert von Konsolidator: Es gibt dem Finanzteam die volle Kontrolle über die Daten und ermöglicht es ihm, alle auftretenden Fragen zu beantworten.
"Seit 20 Jahren arbeite ich im Finanzwesen und hatte immer ein Ziel, das ich aufgrund mangelnder Datenkontrolle nicht erreichen konnte. Doch jetzt habe ich das Gefühl, dieses Ziel erreicht zu haben, denn wir haben die volle Kontrolle über unsere Daten. Das bedeutet, ich kann jede Frage beantworten und verlässliche Berichte auf Basis zuverlässiger Daten erstellen.“ – Jon Gustafsson
3: Alle Daten in einer Datenbank:
Das Finanzteam verfügt nun über eine zentrale Datenquelle und kann bei Bedarf jede beliebige Zahl finden und extrahieren. Es muss nicht mehr stundenlang verschiedene Excel-Tabellen durchsuchen und nach einer bestimmten Zahl oder einem Fehler suchen. Die vollständige Nachvollziehbarkeit und die Möglichkeit, jede einzelne Zahl nach ihrer Eingabe in Konsolidator zu verfolgen, geben Jon und dem Finanzteam von Visiba Care vollstes Vertrauen in ihre Daten. Laut Jon Gustafsson hat diese Transparenz die Datenqualität bei Visiba Care deutlich verbessert.
"Der größte Vorteil von Konsolidator und der größte Nutzen für uns liegt in der Kontrolle über unsere Zahlen. In einer Excel-Datei hat man diese Kontrolle nicht. Mit Konsolidator hingegen können wir sehen, wer die Datendateien öffnet und bearbeitet, woher unsere Daten stammen und warum wir zu einem bestimmten Ergebnis kommen. Dadurch haben wir mehr Zeit, die Zahlen zu analysieren und zu präsentieren, anstatt sie ständig zu überprüfen.“ – Jon Gustafsson
