Kopenhagener Händler: Vom Excel-Frust zur monatlichen Transparenz
Der Fall, wie Copenhagen Merchants ihren Berichtsprozess mit Konsolidator optimiert hat.
Volles Vertrauen in die Zahlen
Ein standardisierter Berichtsprozess reduzierte Unsicherheiten und manuelle Fehler.
Von vierteljährlicher zu monatlicher Berichterstattung
Die Automatisierung ermöglichte den monatlichen Abschluss für über 40 Unternehmen – zuvor erfolgte dies vierteljährlich.
Die Kurzgeschichte der Kopenhagener Kaufleute
> Industrie: Agricultural commodity brokerage
> Gegründet: 1977
> Unternehmensstruktur: Mehr als 40 Unternehmen, darunter Tochtergesellschaften, verbundene Gruppen und geteilte Eigentumsverhältnisse.
> Herausforderungen melden: Währungen, konzerninterne Transaktionen, komplexe Struktur
> ERP-Systeme: Dynamics 365 Finance & Operations, Business Central
> Häufigkeit der Berichterstattung: Monatlich
Copenhagen Merchants ist eine globale Unternehmensgruppe und einer der weltweit führenden Agrarmakler. Die Gruppe ist über zwei Familiengenerationen gewachsen und heute ein dynamisches Unternehmen mit einem vielfältigen Aufgabenspektrum. Sie ist heute auf drei Kontinenten vertreten, beschäftigt Mitarbeiter aus 25 Nationen und verfügt über 18 Niederlassungen und Logistikzentren.
"Ich würde Konsolidator ohne Zögern weiterempfehlen. Wenn sie unsere Struktur bewältigen können, dann können sie die meisten anderen auch.“
Kenn Christensen
Finanzmanager
Die Herausforderung: Mit dem Wachstum geht Komplexität in Struktur und Zahlen einher.
"Eine wachsende Organisation in einer Excel-Tabelle abzubilden, ist eine Herausforderung.“ – Kenn Christensen, Finanzmanager
Die Finanzabteilung von Copenhagen Merchants sah sich mit zunehmender Komplexität konfrontiert, da die Gruppe branchen- und regionsübergreifend expandierte und die Berichtspflichten der Führungsebene stiegen. Angesichts Dutzender Tochtergesellschaften und unterschiedlicher Eigentümerstrukturen wurde die Konsolidierung zu einem Engpass, der manuell in Excel durchgeführt wurde und keine einheitliche Vorgehensweise bot.
"Es gab unterschiedliche Berichtsformate. Manche schickten das eine, andere das andere Format, und dann musste alles in einem einzigen Dokument zusammengeführt werden. Das war kein angenehmes Unterfangen, und die Zahlen waren alles andere als verlässlich. … Die Berichte endeten oft mit: ‚Besser geht’s nicht.‘“ – Kenn Christensen, Finanzmanager
Group Financial Controller Henriette Brøgger Led sitting in a chair designed by Carl Hansen & Søn
Warum sich die Kopenhagener Händler für Konsolidator entschieden haben
Vor der Umstellung auf Konsolidator nutzte die Gruppe für ihren Konsolidierungsprozess hauptsächlich Excel – eine Methode, die zeitaufwändig, fehleranfällig und mit dem Wachstum der Gruppe schwer skalierbar war. Da die Tochtergesellschaften mit unterschiedlichen Systemen und Formaten arbeiteten, stellte die Erfassung und Standardisierung von Finanzdaten eine ständige Herausforderung dar.
Als sich ein Konsolidierungstool von einem netten Extra zu einer Notwendigkeit entwickelte, suchte Copenhagen Merchants gezielt nach einem Partner, der nicht zu groß war und bei dem sie sich nicht wie ein kleiner Kunde in einem Konzernapparat fühlen würden. Stattdessen wünschten sie sich eine Zusammenarbeit, die Raum für Dialog, Reaktionsfähigkeit und gemeinsame Weiterentwicklung bot. Konsolidator bot genau das: eine fokussierte, speziell entwickelte Lösung für die Konzernkonsolidierung, die Klarheit und Flexibilität ohne die unnötige Komplexität großer ERP-Erweiterungen bot.
"Ich finde, der Einstieg ist recht einfach, wenn man die Prinzipien und die Gruppe kennt. Es ist also ziemlich intuitiv. Ich halte es wirklich für ein sehr gutes Werkzeug, bin bisher sehr beeindruckt und glaube fest daran, dass es funktioniert.“ – Havar Hayri Ucak, Controller
Implementierung: schnell und intuitiv
Trotz der komplexen Konzernstruktur und des veralteten Berichtswesens von Copenhagen Merchants verlief die Implementierung von Konsolidator bemerkenswert reibungslos. Das Standardframework der Plattform half dem Finanzteam, von individuell erstellten Vorlagen zu einem effizienteren Ansatz überzugehen.
Der Integrationsprozess verlief so reibungslos, dass er anfänglich Skepsis hervorrief – es wirkte fast zu einfach. Kenn Christensen drückte es so aus: "Die Integration war überraschend einfach. So einfach, dass ich tatsächlich Zweifel hatte, ob sie wirklich funktionierte.“
"Konsolidator scheint sich für seine Kunden und deren Arbeitsweise zu interessieren. Das macht einen großen Unterschied.“
Kenn Christensen
Finanzmanager
Die Ergebnisse: Monatliche Berichterstattung und verlässliche Zahlen
"Ohne Konsolidator hätten wir unsere monatlichen Berichtsfristen nicht einhalten können. Es wäre völlig unmöglich gewesen.“ – Kenn Christensen, Finanzmanager
Eine der größten Veränderungen für das Finanzteam war die Möglichkeit, von vierteljährlicher auf monatliche Berichterstattung umzustellen. Dank der Automatisierung großer Teile des Prozesses durch Konsolidator kann das Team nun monatlich Finanzberichte erstellen. Dadurch bleibt die Gruppe wettbewerbsfähig, da sie Entscheidungen auf Basis aktueller Erkenntnisse treffen kann.
Skalierung mit dem Unternehmen
Mit dem Wachstum der Unternehmensgruppe steigt auch die Komplexität ihrer Finanzstruktur. Dank der Flexibilität von Konsolidator konnten sie die Konzernstrukturen problemlos aktualisieren oder neue Tochtergesellschaften integrieren, ohne die bestehende Struktur zu beeinträchtigen. Diese Skalierbarkeit gewährleistet, dass der Konsolidierungsprozess mit dem Wachstum und der Entwicklung der Gruppe Schritt halten kann.
Vollständige Protokollierung und schnellere Fehlerkorrektur
Das Intercompany-Modul hat dem Finanzteam geholfen, Fehler in der Berichterstattung zwischen den einzelnen Unternehmen schnell zu erkennen. Zuvor war dies sehr aufwendig und beeinträchtigte die Zuverlässigkeit der Zahlen. Jetzt werden Probleme frühzeitig erkannt und behoben.
"Wir wissen jetzt, wo wir suchen müssen, wenn etwas nicht stimmt. Das war vorher nicht möglich.“ Havar Hayri Ucak – Einsatzleiter
"Früher, als wir vierteljährlich lieferten, erfolgte die Lieferung jeweils zum Ende des Folgemonats. Wir sahen uns also ständig mit alten Daten an, was extrem ärgerlich war.“ – Kenn Christensen, Finanzmanager
Unkomplizierte Einarbeitung und starker Support
Die Einführung eines neuen Konsolidierungstools kann ein langwieriger und komplizierter Prozess sein, insbesondere in einem Konzern mit komplexen Berichtsanforderungen. Dank der cloudbasierten und standardisierten Software verlief die Implementierung von Konsolidator jedoch schnell und intuitiv. Das Finanzteam gewöhnte sich rasch an das neue System, und der Support von Konsolidator erwies sich während des gesamten Prozesses als effizient und hilfreich.
"Ich habe den Support während des Monatsabschlusses kontaktiert und innerhalb einer Stunde eine Antwort erhalten. Das Problem wurde am nächsten Tag behoben. Dadurch konnten wir unseren Bericht fristgerecht einreichen.“ Havar Hayri Ucak – Controller
Das Bekenntnis des Unternehmens zu Vertrauen erstreckt sich nun nahtlos auch auf seine Finanzkennzahlen.
