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Wie ABAX durch den Verzicht auf Excel bei der Konsolidierung jährlich 800.000 SEK einsparte

Viele wachsende Unternehmen beginnen ihren Konsolidierungsprozess mit Excel. Es erscheint einfach, vertraut und „gut genug“ – bis die Komplexität überhandnimmt. Das Problem ist nicht Excel selbst, sondern dass viele Unternehmen dort stecken bleiben.

Das norwegische Unternehmen ABAX hat sich von anfälligen Tabellenkalkulationen verabschiedet. Mit Unterstützung von Exsitec und Konsolidator hat das Unternehmen einen effizienten, transparenten und nachvollziehbaren Konsolidierungsprozess etabliert.

Das Ergebnis: jährliche Einsparungen von bis zu 800.000 SEK bei den Wartungskosten.

Wichtigste Vorteile:

- Abax spart jährlich 800.000 SEK ein.
  Zur Pflege eines komplexen Excel-Modells ist keine externe Unterstützung erforderlich.
- Volles Vertrauen in das Ergebnis.
  Keine dreifache Überprüfung. Anpassungen sind lückenlos nachvollziehbar.
- Intuitiv und einfach in der Handhabung.
  Konsolidator zeichnet sich durch eine übersichtliche Struktur und einen optimierten Prozess aus.

ABAX: ein wachsendes Unternehmen mit zunehmender Komplexität

ABAX hat eine Plattform entwickelt, mit der Unternehmen Fahrtenbücher, Fahrzeuge und Ausrüstung in einer einzigen digitalen Lösung verwalten können. Mit einem Umsatz von 800 Millionen SEK und Niederlassungen in acht Ländern ist die Finanzstruktur der Unternehmensgruppe alles andere als einfach. Es handelt sich um ein komplexes Finanzgefüge, das von der Leiterin der Konzernbuchhaltung, Helena Mårslätt, geleitet wird:

„Als ich im Frühjahr 2025 als Berater bei ABAX anfing, verwendete das Unternehmen ein Excel-Konsolidierungsmodell, das über viele Jahre hinweg aufgebaut worden war.

Abax war viel zu groß geworden, um auf diese Weise verwaltet zu werden, daher hatte die Einführung eines Konsolidierungssystems oberste Priorität.“ – Helena Mårslätt, Leiterin der Konzernbuchhaltung bei Abax.

Ein vertrauter Ausgangspunkt: Excel

Was Helena beschreibt, ist ein häufig vorkommendes Szenario.

“Mehr als die Hälfte unserer Neukunden kommt von Excel-Tabellen, die ihren Zweck nicht mehr erfüllen“, sagt Lise Stentebjerg Bæk, Customer Success Manager bei Konsolidator.

Von anfälligen Tabellenkalkulationen zur lückenlosen Rückverfolgbarkeit

ABAX identifizierte Konsolidator als besonders geeignete Lösung und nahm Kontakt zu Exsitec auf, dem Vertriebs- und Implementierungspartner von Konsolidator in Schweden und Norwegen. Nach Prüfung der Anforderungen von ABAX und der Systemdemo bestätigten Helena und Sara die Wahl.

„Von Anfang an war Helena entschlossen, den Großteil der Implementierung selbst zu übernehmen. Sie hat sich sehr schnell mit der Plattform vertraut gemacht und war unglaublich selbstständig. Wir haben regelmäßige Besprechungen abgehalten, bei denen sie Fragen stellen konnte, und dazwischen hat sie eigenständig gearbeitet“, sagt Sara Wallbäck, Business Area Manager bei Exsitec.

Helena Mårslätt fügt hinzu: „Ich habe schon immer an der Schnittstelle zwischen Finanzen und IT gearbeitet. Für mich geht es darum, die Funktionalität zu verstehen, die Daten zu beherrschen und den Datenfluss zu beherrschen. Das ist später entscheidend, wenn ich mit dem Tool arbeite, Notizen erstelle und den Kontext verstehe. Wenn etwas falsch aussieht, weiß ich, wo ich mit der Suche anfangen muss, weil ich den Ablauf verstehe.“

Ein System, das den gesamten Prozess optimiert

Lise Stentebjerg Bæk hebt zudem die Eigenverantwortung vom Input bis zum Output als klaren Vorteil von Konsolidator hervor. Der Fokus verlagert sich schnell vom Erlernen eines neuen Systems hin zu einer professionelleren Arbeitsweise durch die Konsolidierung und die in Konsolidator hochgeladenen Daten.

„Viele Nutzer haben einen Aha-Moment, wenn ihnen klar wird, dass die zugrunde liegenden Daten korrekt sein müssen, damit ein Konsolidierungstool wie vorgesehen funktioniert. Manchmal wird die schlechte Qualität der Eingabedaten erst dann offensichtlich, wenn man versucht, sie in ein System einzugeben“, erklärt sie.

Bei ABAX war der Datensatz bereits strukturiert und von hoher Qualität, was eine bemerkenswert schnelle Implementierung im Sommer 2025 ermöglichte.

Helena beschreibt den Unterschied:

„Excel ist ein fantastisches Tool, bietet aber keine Nachverfolgbarkeit. Es reicht schon, wenn man im Homeoffice sitzt und die Katze über die Tastatur läuft, und schon muss man wieder von vorne anfangen. Und wenn wir unseren Jahresabschluss an unseren Steuerberater schickten, musste dieser jedes Mal jedes Detail durchgehen. Das war eine enorme Arbeitsbelastung, sowohl für den Steuerberater als auch für uns“, sagt Helena Mårslätt und fährt fort: „Man kann zwar auch in Excel Funktionen einbauen, aber oft wird das Modell dann zu komplex, um es intern zu pflegen. Seit der Einführung von Konsolidator konnten wir bis zu 800.000 SEK pro Jahr einsparen, da wir bei der Pflege des Excel-Modells nicht mehr auf externe Hilfe angewiesen sind.“

Der nächste Schritt für wachsende Gruppen

Lise Stentebjerg Bæk empfiehlt Konzernen, die sich in dem ABAX-Fall wiedererkennen, ihre Konsolidierungsstruktur zu überprüfen.

„Die Komplexität eines Konzerns ist ein wichtiger Faktor, der bei der Abwägung verschiedener Lösungen berücksichtigt werden muss. Konsolidator wird derzeit sowohl von kleinen Konzernen mit nur wenigen Tochtergesellschaften als auch von großen, globalen Unternehmen genutzt. Der gemeinsame Nenner ist der Bedarf an korrekten Zahlen im Einklang mit den Rechnungslegungsstandards, und Konsolidator kann dies gewährleisten“, sagt sie.

Über ABAX
ABAX mit Hauptsitz in Larvik, Norwegen, ist eines der größten Telematikunternehmen in Europa. Unter Telematik versteht man die Ortung von Fahrzeugen, Maschinen und Werkzeugen mithilfe von GPS und Sensoren. ABAX hat über 40.000 Kunden in ganz Europa und hat bis heute 23 Milliarden Kilometer Fahrstrecke erfasst – das entspricht 29.000 Hin- und Rückflügen zum Mond.

Über Konsolidator
Konsolidator ist ein modernes, cloudbasiertes Konsolidierungstool, das von Finanzexperten für Finanzexperten entwickelt wurde. Die Transparenz des Tools mit nachvollziehbaren Anpassungen und einer zentralen Datenbank bietet Anwendern volle Kontrolle und prüfungssichere Ergebnisse zu einem wettbewerbsfähigen Preis.

Über Exsitec
Exsitec ist das am schnellsten wachsende IT-Beratungsunternehmen in den nordischen Ländern mit über 20 Niederlassungen in Schweden, Norwegen und Dänemark. Exsitec unterstützt mehr als 5.000 Kunden dabei, ihre täglichen Abläufe durch nahtlos integrierte IT-Lösungen zu vereinfachen und zu optimieren.