Visiba Care adminesterer og udvikler en lægehjælpsapp, der giver sundhedsudbydere mulighed for at digitalisere og automatisere patientvejledning og interagere med patienter online. Virksomheden blev grundlagt i 2014 af fire svenske iværksættere, og det finske sundhedsfirma Doctagon var en af de første investorer i virksomheden.
I dag er Visiba Care vokset til en gruppe på 4 datterselskaber og har kunder i fem europæiske lande. Deres virtuelle plejeplatform bruges på tværs af sundhedsorganisationer inden for primær, sekundær og social pleje.
Visiba Care konsoliderer 75% hurtigere og leverer opdaterede forcasts på 15 minutter
© 2020 Visiba Group AB
For at indsamle og konsolidere data fra 4 datterselskaber med 4 forskellige ERP-systemer havde Visiba Care brug for et mastersystem til at styre alle økonomiske data. De valgte Konsolidator til at strømline, strukturere og lagre alle økonomiske data.
Da Konsolidator ikke kun fungerer som et finansielt konsoliderings- og rapporteringsværktøj, men også som en finansiel database, var systemet ideelt til Visiba Care.
”Vi fik et tip om at se på Konsolidator, og alt så så simpelt ud i forhold til de andre løsninger, vi så på. Med Konsolidator behøver vi ikke at ændre systemer eller procedurer i hvert land, vi befinder os i. Softwaret er hurtigt og enkelt. ” – Jon Gustafsson, CFO hos Visiba Care
I dag har Visiba Care skåret deres konsolideringstid ned med 75%, fra at bruge 4 timer på konsolidering bruger de nu kun 1 time.
Men når man spørger Jon Gustafsson, ligger den reelle gevinst for koncernens økonomiafdeling i nogle af Konsolidators indbyggede funktioner:
– Budget og forcast
– Forbindelse via API til et rapporteringssoftware som Power BI
– KPI-modul
Med budget og forcast-funktionen kan Visiba Care levere opdaterede forecasts på 15 minutter.
“Før lavede vi budget og forecasts i Excel, men det tog alt for lang tid, og vi var nødt til at kontrollere vores tal meget grundigt og mange gange.” – Jon Gustafsson.
Jon og hans team kiggede på andre systemer til at lave budget og forcast, men de var meget dyre og komplicerede. Især fordi det var nødvendigt at tilføje et andet system oven på budget og forcast-systemet for at overføre data fra Visiba Cares datakilde tilforecastmodellen. Med Konsolidator får Visiba Care alle deres nødvendige funktioner i et system.
”Konsolidator er så god og enkel, så vi kan ikke se, hvorfor vi skal bruge et andet system. Vi uploader vores forcast til Konsolidator for hver måned et år af gnagen, og det tager cirka 15 minutter for os. Hvis vi vil ændre noget, gør vi det, og så konsoliderer vi den måned. Det er stadig hurtigere end noget andet system, vi tidligere har arbejdet med.” – Jon Gustafsson.
Visiba Cares top 3 over favoritfunktioner i Konsolidator
For Jon Gustafsson er der ingen tvivl om, hvilke funktioner der tilføjer mest værdi, og hvilke funktioner der er de vigtigste for økonomiafdelingen på Visiba Care.
1: KPI-modulet:
Muligheden for at have KPI’erne er af stor værdi for Visiba Care. De kan opbygge og producere en fuld ledelsesrapport med et system og forbinde det til deres foretrukne rapporteringssoftware – Power BI.
Økonomiteamet bruger KPI-funktionen til at måle antallet af medarbejdere, kunder osv. De har udviklet deres egen struktur til måling af KPI’er i Konsolidator og har nu en standardiseret måde at uploade KPI-dataene på.
2: Forbindelse til Power BI:
Forbindelsen gennem en API mellem Konsolidator og Power BI er en afgørende faktor for Visiba Care. Finansafdelingen har udviklet et tilpasset rapporteringslayout ved hjælp af konsulenter fra Norriq (en Konsolidator-partner).
Visiba Care har nu den perfekte måde at visualisere og præsentere alle deres data på. KPI-modulet og budget & forecast-modulet giver økonomiafdelingen mulighed for at levere komplette, pålidelige ledelsesrapporter hurtigt. Ifølge Jon Gustafsson er det her, hvor den virkelige værdi af Konsolidator ligger, fordi det giver økonomiteamet 100% kontrol over dataene og gør det muligt for dem at besvare eventuelle spørgsmål, der opstår hos ledelsen.
”I 20 år har jeg arbejdet som professionel inden for økonomi og finans, og jeg har altid haft et mål, som jeg ikke kunne nå på grund af manglende datakontrol. Men nu føler jeg, at jeg faktisk har nået målet, fordi vi har fuld kontrol over vores data, hvilket betyder, at jeg kan besvare de spørgsmål, jeg får, og kan præsentere pålidelige rapporter, der bygger på pålidelige data.” – Jon Gustafsson
3: Alle data i en database:
Det økonomiske team har nu én datakilde og kan finde og udtrække et hvilket som helst tal, når det er nødvendigt. Økonomiteamet behøver ikke at gennemgå flere forskellige Excel-regneark og bruge timer på at lede efter et nummer eller en fejl. Det fulde revisionsspor og muligheden for at spore hvert eneste tal fra, når det kommer ind på Konsolidator, giver Jon og det økonomiske team hos Visiba Care tillid til deres data. Ifølge Jon Gustafsson har denne gennemsigtighed øget datakvaliteten betydeligt hos Visiba Care.
”Den største fordel ved at bruge Konsolidator og den største værdi for os er at have kontrol over vores tal. I en Excel-fil har du ikke kontrol på samme måde. Men med Konsolidator kan vi se, hvem der åbner og redigerer datafilerne, hvor vores data kommer fra, og hvorfor vi får et bestemt resultat. Dette giver os mere tid til at analysere og præsentere tallene i stedet for at kontrollere dem.” – Jon Gustafsson.